Цифровизация коснулась и таких фундаментальных документов, как трудовая книжка. Сегодня работники и работодатели всё чаще сталкиваются с вопросом о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). Эта статья подробно разбирает, что нужно делать, как правильно написать заявление и на что обратить внимание, чтобы процесс прошёл гладко и без потери трудового стажа.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия вашей трудовой истории, которая хранится в единой государственной системе (в России, в фонде «Социальное», в Украине, в Пенсионном фонде). В неё вносятся те же сведения, что и в бумажную:
- Личные данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС (в РФ) / РНОКПП (в Украине).
- Полная история работы: наименования работодателей, даты приёма, перевода, увольнения.
- Подробности об увольнении: основание, дата.
- Сведения о трудовом стаже и начислениях.
Главное отличие — документ не теряется, его нельзя испортить или украсть, а получить выписку можно в любой момент онлайн.
Кому и когда нужно писать заявление?
Правила зависят от того, когда вы начали работать и какой формат книжки у вас был.
Если вы устроились на работу ДО конца 2020 года (в РФ)
У вас, скорее всего, есть бумажная трудовая книжка. Важно помнить:
- Если вы не писали заявление о переходе на ЭТК ранее, у вас остаётся и бумажная, и электронная версия. Бумажная остаётся у вас на руках.
- Чтобы полностью перейти на электронный формат, вам нужно написать заявление работодателю.
Если вы устроились ПОСЛЕ 2020 года (в РФ)
С 1 января 2021 года при первом трудоустройстве гражданам по умолчанию оформляется электронная трудовая книжка. Бумажная выдаётся только по письменному заявлению работника.
Для всех сотрудников (общее правило)
Любой работник, у которого есть бумажная книжка, вправе в любое время отказаться от неё и подать заявление на переход на ЭТК. Это ваше право, которое нельзя ограничить.
Как правильно написать заявление?
Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя работодателя (или в отдел кадров). Вот ключевые пункты, которые нужно включить:
Образец структуры заявления:
- Шапка: «Директору [Название организации]», ваши ФИО и должность.
- «Заявление».
- Основная часть:
- Чётко выразите свою волю: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» или «Прошу перевести мою трудовую книжку из бумажного в электронный формат».
- Укажите, если нужно, в каком формате вы хотите получать сведения: «Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде» или, наоборот, «Прошу выдавать мне бумажные выписки из электронной трудовой книжки при увольнении».
- Дата и подпись.
Важные нюансы в формулировках:
- Не пишите «Хочу получить электронную трудовую книжку» — технически её получает работодатель и фонд. Вы даёте согласие на ведение ЭТК.
- Если у вас уже есть бумажная книжка с записями, эти записи автоматически переносятся в электронную после вашего заявления. Никакой истории не теряется.
- Согласие на переход не отменяет вашего права на получение бумажной выписки при увольнении или по запросу.
Что делать работодателю после вашего заявления?
Получив ваше заявление, работодатель обязан:
- Внести в свою кадровую систему запись о вашем согласии на ведение ЭТК.
- Обеспечить передачу сведений о вас (включая историю из вашей бумажной книжки, если она была) в фонд (ПФР или Социальный фонд).
- При увольнении выдавать вам не саму книжку, а стандартную выписку из ЭТК (если вы её запросите) или направлять информацию напрямую в фонд.
Проверить, есть ли у вас заявление, можно, попросив в отделе кадров или в фонде подтвердить, что ваша трудовая деятельность ведётся в электронном виде.
Особенности для Украины (с 10 июня 2026 года)
В Украине с 10 июня 2026 года вступает в силу окончательный этап реформы: учёт трудового стажа будет осуществляться ТОЛЬКО в электронном виде. До этой даты нужно успеть:
- Если у вас есть бумажная трудовая книжка — сдать её в Пенсионный фонд Украины (ПФУ) для оцифровки. Это можно сделать через работодателя или лично.
- Написать заявление работодателю о переходе на ЭТК (аналогично российскому образцу).
- Убедиться, что все ваши записи внесены в электронную систему.
После 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки в Украине не будут иметь юридической силы для подтверждения стажа. Поэтому сдачу бумажного варианта в ПФУ нужно рассматривать как обязательную процедуру.
Частые вопросы (FAQ)
Что будет с моим стажем, если я напишу заявление?
Ничего не изменится. Весь ваш стаж, записанный в бумажной книжке, будет перенесён в электронную. Ни одна запись не пропадёт.
Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК?
Нет, если вы устроились после 1 января 2021 года (в РФ) или после вступления закона в силу (в Украине). Для новых сотрудников ЭТК — единственный формат. Если же у вас уже есть бумажная книжка по старым правилам, вы можете не писать заявление и продолжать её использовать, но с 2026 года в Украине это будет невозможно.
Куда я могу обратиться, если работодатель игнорирует моё заявление?
Обратитесь с жалобой в:
- Россия: Государственную инспекцию труда (ГИТ) или Пенсионный фонд РФ.
- Украина: Пенсионный фонд Украины (ПФУ) или Государственную службу по вопросам труда.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписку можно получить:
- Через личный кабинет на портале государственных услуг (в РФ — «Госуслуги», в Украине — «Дія»).
- Через работодателя (по вашему письменному запросу).
- Лично в отделении Пенсионного фонда / Социального фонда.
Краткий алгоритм действий для работника
- Определите, какая у вас трудовая книжка сейчас (бумажная или электронная).
- Если хотите перейти на ЭТК (или если этого требует закон, как в Украине с 2026 года), напишите заявление работодателю в свободной форме.
- Убедитесь, что работодатель принял заявление и внес сведения в кадровую систему.
- Проверьте свою электронную трудовую книжку через портал Госуслуг/Дія или в фонде, чтобы увидеть все записи.
- При увольнении запросите выписку из ЭТК (если она вам нужна в бумажном виде).
Важно: Законодательство может меняться. Актуальную информацию о порядке ведения электронных трудовых книжек всегда уточняйте на официальных сайтах Пенсионного фонда РФ, Социального фонда РФ или Пенсионного фонда Украины.