С 1 января 2021 года в России началось масштабное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот шаг направлен на цифровизацию кадрового документооборота, упрощение процедур для работников и работодателей, а также на повышение защиты данных от подделок. Если вы решили перейти на электронный формат или работодатель инициирует этот процесс, вам необходимо правильно оформить заявление. В этой статье подробно разберем, как его написать, куда подавать и на что обратить внимание.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Электронная трудовая книжка — это официальный документ в виде записи в единой государственной информационной системе (ЕГИС) «Трудовая книжка». В ней хранятся все сведения о работе: прием, увольнение, повышения, награждения, сокращения и т.д. Она имеет такую же юридическую силу, как и традиционная бумажная.
Ключевые преимущества ЭТК:
- Безопасность. Невозможно подделать, утерять или испортить.
- Удобство. Доступ к истории карьеры в любое время через портал «Госуслуги» или специальные сервисы.
- Экономия времени. Не нужно ждать выдачи, делать копии, терять booklet.
- Автоматизация. Сведения вносятся работодателем напрямую в систему, что исключает ошибки при переписывании.
Когда и кто может подать заявление?
Инициатива может исходить от двух сторон:
- От работника. Вы вправе в любой момент написать заявление о переходе на ЭТК. Это особенно актуально, если у вас нет бумажной книжки или она утеряна.
- От работодателя. Компания может предложить (а в некоторых случаях обязать) сотрудников перейти на электронный формат. При этом работодатель обязан обеспечить сотруднику доступ к его данным и предоставить распечатанную выписку при увольнении, если сотрудник того пожелает.
Важно: Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, вы можете добровольно передать ее работодателю для перевода в электронный вид. При увольнении вам вернут ее обратно (если вы не откажетесь от бумажного носителя). Если книжка утеряна, вы сначала должны восстановить ее через суд или нотариуса, а затем уже переводить.
Шаблон заявления на получение электронной трудовой книжки
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Вот примерная структура:
Директору [Название организации] [Адрес организации] От сотрудника: [Ваше ФИО полностью] Табельный номер: [если есть] Должность: [Ваша должность] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (создать электронную трудовую книжку) в соответствии с частью 3 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Сведения о моей трудовой деятельности, имеющиеся на бумажном носителе (трудовая книжка в обложке, серия ______ № ______), готовы к передаче. С правилами использования электронной трудовой книжки, а также с порядком доступа к ней ознакомлен(а). Подпись: _________________ / [Ваша ФИО] /
Ключевые пункты, которые должны быть в заявлении:
- Обращение (руководителю организации, в кадровую службу).
- Четкая просьба о переводе в электронный формат.
- Ссылка на закон (ст. 66.1 ТК РФ).
- Информация о бумажной книжке (если она есть: серия, номер).
- Подпись и дата.
Порядок действий: пошаговая инструкция
Шаг 1: Подготовка заявления
Напишите заявление в двух экземплярах (один для себя с отметкой о приеме). Можно оформить его в свободной форме на обычном листе А4 или в кадровом ПО организации.
Шаг 2: Подача заявления
Передайте заявление лично в кадровую службу или отдел бухгалтерии, которые занимаются трудовыми книжками. При передаче попросите поставить отметку о приеме на вашем экземпляре (дата, подпись, печать).
Шаг 3: Передача бумажной книжки (если есть)
Если у вас есть бумажная трудовая книжка, вы должны передать ее работодателю вместе с заявлением. Кадровик должен принять ее, оформив акт приема-передачи (обычно это внутренний документ организации). Убедитесь, что в акте указаны все страницы, штампы и записи.
Шаг 4: Ожидание внесения данных
Работодатель обязан в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления и документов создать вашу электронную трудовую книжку в ЕГИС «Трудовая книжка» и внести в нее все имеющиеся сведения. Вы можете отслеживать статус через портал «Госуслуги» (если у вас есть там учетная запись) или запросить выписку у кадровика.
Шаг 5: Получение доступа
После создания ЭТК работодатель обязан сообщить вам данные для доступа (логин, пароль или информацию о квалифицированной электронной подписи, если она требуется). Проверьте, что все записи внесены корректно.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Обязательно ли передавать бумажную книжку?
Ответ: Да, если она у вас есть. Без этого работодатель не сможет перенести историю. Если книжка утеряна, сначала восстановите ее через суд (решение суда — основание для внесения записей в ЕГИС).
Вопрос: Что будет с моей бумажной книжкой после перевода?
Ответ: Она остается у работодателя на хранении. При увольнении вы можете получить ее обратно (написав соответствующее заявление) или оставить у работодателя, если полностью переходите на электронный формат.
Вопрос: Нужно ли платить за оформление ЭТК?
Ответ: Нет. Все работы по созданию и ведению электронной трудовой книжки — это обязанность работодателя. С вас не должны взимать никакую плату.
Вопрос: Как получить выписку из ЭТК?
Ответ: В любой момент вы можете запросить у работодателя распечатанную выписку из вашей электронной трудовой книжки. Она заверяется простой подписью уполномоченного лица и печатью организации. Также вы можете получить выписку самостоятельно через портал «Госуслуги» (требуется подтвержденная учетная запись).
Вопрос: Что делать, если в ЭТК есть ошибки?
Ответ: Немедленно обратитесь в кадровую службу своего работодателя с письменным заявлением об исправлении. Работодатель обязан внести изменения в течение 15 рабочих дней. Если он отказывается, можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Важно знать: нюансы и риски
- Согласие на обработку персональных данных. Подавая заявление, вы автоматически соглашаетесь на обработку ваших ПДн в ЕГИС «Трудовая книжка». Убедитесь, что в организации есть соответствующая политика.
- Смена работодателя. При переходе на новую работу новая компания автоматически получит доступ к вашей ЭТК через ЕГИС (после вашего согласия). Вам не нужно ничего делать — система сама «подтягивает» историю.
- Проверка записей. Регулярно (например, раз в год) проверяйте выписку из своей ЭТК через «Госуслуги». Это поможет вовремя заметить и исправить возможные ошибки.
- Увольнение. При увольнении вы имеете право получить не только распечатанную выписку, но и электронную копию (файл PDF) на электронную почту или носитель.
Переход на электронную трудовую книжку — это современный и безопасный шаг. Оформление заявления — лишь формальность, которая запускает процесс. Главное — внимательно отнестись к передаче бумажного документа (если он есть) и регулярно проверять актуальность записей в своей электронной карьере. Помните, что ваша трудовая история — это ценный актив, и теперь она защищена на государственном уровне.
Напоминание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций всегда консультируйтесь с юристом или специалистом по трудовому праву.