Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный способ ведения сведений о трудовой деятельности, который появился в России в 2020 году․ С 2021 года каждый работник имеет право выбрать электронный формат вместо традиционной бумажной книжки․ В статье подробно рассматривается, когда и куда необходимо подавать заявление, какие документы требуются и какие сроки действуют․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, статья 66․1 (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г․ № 439‑ФЗ)․
• Приказ Минтруда России от 30 апреля 2020 г․ № 322н «Об организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений»․
• Постановление Правительства РФ от 30 июня 2020 г․ № 1152 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронной трудовой книжки»․

Кто имеет право подать заявление?

Заявление может подать любой работник, который:

1. Работает в организации, подключенной к системе «Электронная трудовая книжка» (ЕГРТК)․
2. Не имеет ограничений, связанных с уголовным судопроизводством, военной службой и т․п․
3. Не отказывается от электронного формата (в случае отказа – выдается бумажная книжка)․

Если до установленного срока (обычно – один год с момента введения ЭТК) заявление не было подано, работник может сделать это в любое время, подав письменное заявление своему работодателю․

Куда именно подать заявление?

Через работодателя (основное место работы)

Самый распространённый способ – подать заявление непосредственно в отдел кадров (HR) или в бухгалтерию организации, где вы официально трудоустроены․

• Лично – в отдел кадров․
• По электронной почте – отправить скан заявления в HR‑отдел․
• Через внутренний портал компании (если такой имеется)․

Через портал «Госуслуги»

Если ваш работодатель уже подключён к системе ЕГРТК, вы можете отправить запрос самостоятельно:

1. Войдите в личный кабинет на Госуслугах․
2. Перейдите в раздел Услуги → Справки и выписки․
3. Найдите пункт Выписка из электронной трудовой книжки и нажмите «Отправить запрос»․
4. Заполните форму, указав ФИО, ИНН, СНИЛС и реквизиты работодателя․
5. Подтвердите запрос – в течение 3‑5 рабочих дней работодатель получит уведомление и оформит запись в ЭТК․

Через региональные центры занятости (Центр занятости населения)

В некоторых регионах (особенно в небольших муниципалитетах) возможно подать заявление через центр занятости, который выступает посредником между работником и работодателем․ Для этого необходимо:

• Обратиться в отдел «Трудоустройство» по месту жительства․
• Предоставить копию паспорта и заявление․
• Центр занятости направит запрос работодателю․

Как оформить заявление?

Образец заявления (печатный вариант)

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я, Фамилия Имя Отчество, паспорт: серия ___ № ________, выдан дата выдачи кем выдан,
ИНН ___________, СНИЛС ___________, проживающий(ая) по адресу: адрес,
прошу работодателя наименование организации, ИНН ___________, ОГРН ___________,
внести в электронную трудовую книжку сведения о моей трудовой деятельности
в соответствии со ст․ 66․1 Трудового кодекса РФ․

Приложения:
Копия паспорта․
Согласие на обработку персональных данных (если требуется)․

Электронный вариант

Если ваш работодатель принимает документы в электронном виде, заявление можно оформить в виде PDF или DOCX, подписать электронной подпись (ЭП) и отправить на официальный e‑mail отдела кадров․

Какие документы нужны?

Сроки обработки

• После получения заявления работодатель обязан оформить запись в ЭТК в течение трёх рабочих дней․
• Если запрос делается через портал «Госуслуги», срок получения выписки – 5‑7 рабочих дней (в зависимости от загруженности службы)․
• В случае ошибок в данных работник имеет право потребовать их исправления – работодатель в течение трёх дней вносит корректировку․

Что происходит после подачи заявления?

1. Работодатель фиксирует факт подачи заявления в журнале учёта кадровых документов․
2. В системе ЕГРТК создаётся электронный профиль работника (если он ещё не был создан)․
3. В электронную трудовую книжку вносятся все сведения о предыдущих местах работы, если они уже есть в базе, либо в неё вносятся новые записи․
4. Работнику выдают бумажную справку по форме СТД‑Р (это подтверждение того, что сведения находятся в электронном виде)․ Справка выдаётся в течение трёх рабочих дней․
5. При необходимости работник может распечатать выписку из ЭТК через «Госуслуги» или запросить её в отделе кадров․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку?

Да․ При переходе на электронный формат работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку «на руки» с записью: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений в электронном виде»․ Это делаеться для подтверждения согласия работника․

Можно ли отказаться от ЭТК после её оформления?

Да, работник может в любой момент потребовать возврат бумажной трудовой книжки и прекращение ведения ЭТК․ Для этого необходимо подать заявление об отказе․

Что делать, если работодатель отказывается оформить ЭТК?

В таком случае работнику следует:

• Обратиться в Трудовую инспекцию по месту работы․
• Подать жалобу в РосТруд (портал rostrud․ru)․
• При необходимости – обратиться в суд․

Можно ли оформить ЭТК, если я работаю в нескольких компаниях одновременно?

Да․ Электронная трудовая книжка позволяет вести сведения о трудовой деятельности в разных организациях․ Каждая компания вносит свои записи в один общий профиль․

Как получить выписку из ЭТК для визы или банковского кредита?

Выписку можно запросить через портал «Госуслуги» (см․ пункт 3․2) или получить в отделе кадров в виде печатного документа, заверенного печатью организации․

Подача заявления на электронную трудовую книжку – простой процесс, который можно выполнить:

• Лично в отделе кадров․
• Через электронную почту с подписью ЭП․
• Онлайн через портал «Госуслуги»․
• Через региональный центр занятости (в отдельных регионах)․

Главное – правильно оформить заявление, приложить копию паспорта и согласие на обработку персональных данных․ После подачи заявления работодатель имеет три рабочих дня, чтобы внести запись в электронную систему, а вы уже можете пользоваться всеми преимуществами ЭТК: быстрый доступ к сведениям, отсутствие бумажных носителей и возможность получать выписки онлайн․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или посетите официальный сайт Госуслуг для получения подробных инструкций․