С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). Это стало частью государственной цифровизации, и теперь бумажные трудовые книжки постепенно заменяются полностью цифровыми; В этой статье мы разберём, почему ЭТК бесплатна, как её получить, какие преимущества она даёт и какие нюансы стоит учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления, причины увольнения и т.д. Вся информация хранится в единой базе данных, доступной через портал etk.gov.ru и интегрирована с другими государственными сервисами (ПФР, налоговые органы, портал Госуслуги).
Законодательная база
- Федеральный закон «О государственной регистрации электронных трудовых книжек» (с 1 января 2020 г.) – устанавливает обязательность ведения ЭТК для всех официально трудоустроенных лиц.
- Федеральный закон «О трудовых отношениях» (с 1 января 2020 г.) – закрепляет права и обязанности работодателя и работника в отношении ЭТК.
- Постановление Правительства РФ о переходе на электронные трудовые книжки в течение пяти лет (с 2020 г.) – предусматривает постепенную замену бумажных книжек.
В результате этих нормативных актов выпуск, обновление и хранение ЭТК не предусматривает никаких платных услуг со стороны государства. Все операции выполняются бесплатно.
Как получить бесплатную электронную трудовую книжку?
- Регистрация работодателя
- Войдите в систему etk.gov.ru через портал Госуслуги.
- Выберите пункт «Регистрация работодателя» и заполните форму с данными о компании (ИНН, ОГРН, адрес).
- Подтвердите регистрацию через электронную подпись (ЭП) или электронный сертификат.
- Регистрация работника
- Работник вносит свои персональные данные (ФИО, дата рождения, паспортные данные) в личный кабинет.
- При первом приёме на работу работодатель автоматически создаёт запись в ЭТК.
- Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, его данные можно импортировать через электронный сервис.
- Обновление данных
- Все изменения (смена должности, начисление отчислений, увольнение) вносятся работодателем в режиме реального времени.
- Работник может просматривать актуальные сведения в своём личном кабинете.
- Проверка и подтверждение
- ПФР автоматически получает обновлённые данные для расчёта пенсионных начислений.
- При необходимости работник может запросить печатную копию ЭТК, но за это может взиматься небольшая плата (приблизительно 200 ₽).
Преимущества бесплатной ЭТК
- Отсутствие платы за выпуск и обновление – все операции выполняются бесплатно, что экономит как работодателя, так и работника.
- Удобство доступа – информация доступна 24/7 через портал Госуслуги, без необходимости посещать отдел кадров.
- Надёжность и безопасность – данные защищены шифрованием и резервным копированием.
- Сокращение бумажных расходов – экономия на печати, хранении и транспортировке бумажных документов.
- Скорость обработки заявлений – автоматический обмен данными с ПФР и налоговыми органами ускоряет расчёты.
- Экологичность – сокращение использования бумаги.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от ЭТК?
Нет. С 1 января 2020 г. ведение ЭТК является обязательным для всех официально трудоустроенных лиц. Исключения возможны только в случае отсутствия плательщика пенсионных отчислений (например, для некоторых категорий работников).
- Нужно ли платить за печатную копию ЭТК?
Да, за печатную копию (сертифицированную) обычно взимается небольшая плата (около 200 ₽), но это не является обязательным.
- Как быстро обновляются данные в системе?
Обновления происходят мгновенно – при внесении изменений работодателем данные сразу доступны в личном кабинете работника и в ПФР.
- Можно ли использовать ЭТК при смене работодателя?
Да, при переходе на нового работодателя данные автоматически перенесутся в новую запись, если обе компании зарегистрированы в системе.
- Какие документы нужны для регистрации?
Для работодателя: ИНН, ОГРН, адрес, электронная подпись. Для работника: паспортные данные, ИНН, дата рождения.
Бесплатная электронная трудовая книжка – это не просто цифровой формат, а часть государственной политики по цифровизации и упрощению административных процедур. Благодаря ей работодатели экономят время и деньги, а работники получают быстрый доступ к своим трудовым данным. Переход на ЭТК уже завершён в большинстве регионов России, и в ближайшие годы бумажные трудовые книжки станут полностью устаревшими.
Если вы ещё не зарегистрированы в системе, не откладывайте – начните процесс сегодня. Это простая процедура, полностью бесплатная и обеспечит вам и вашему работодателю прозрачность и удобство в работе с трудовыми данными.