Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. Сегодня россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа, электронная трудовая книжка (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять документы при переходе на ЭТК, какие существуют образцы заявлений и как избежать ошибок.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — это цифровая версия документа, подтверждающего трудовую деятельность и стаж сотрудника, данные которой хранятся в базе Пенсионного фонда (СФР). Работодатель вносит информацию о том, где и когда работал сотрудник, о его переводах и увольнениях, направляя эти сведения напрямую в электронную систему.
Важно понимать, что одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если же сотрудник выбрал ЭТК, бумажный вариант перестает вестись и выдается ему на руки.
Как перейти на электронные трудовые книжки
Переход на ЭТК, это добровольная процедура. Можно ли отказаться от электронных трудовых книжек? Да, можно. Если работник не подает никакого заявления, по умолчанию считается, что он остается на бумажном варианте (или ведет оба формата одновременно). Если же он хочет полностью перейти в «цифру», ему необходимо написать соответствующее заявление.
Уведомление работника
Работодатель обязан под роспись уведомить каждого сотрудника о праве выбора. Для этого кадровики оформляют уведомления. Как оформить уведомления и заявления правильно?
- Уведомление составляется в свободной форме, но должно содержать информацию о сути изменений и сроках принятия решения.
- Заявление работника — это ключевой документ, на основании которого кадровик формирует отчетность в СФР.
Образец заполнения заявления на электронную трудовую книжку
Самый частый запрос в кадровом делопроизводстве — это образец заполнения на электронную трудовую книжку. Заявление пишется от руки или заполняется на компьютере. Главное правило: оно должно быть личным и подписанным сотрудником.
Структура заявления
- Шапка: Должность руководителя, название организации, ФИО руководителя, должность и ФИО сотрудника, подающего заявление.
- Название документа: «Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде» (или «Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки»).
- Основной текст: Прямая просьба с формулировкой согласно законодательству.
- Дата и подпись: Обязательно проставляется дата составления и личная подпись с расшифровкой.
Пример заполнения заявления на переход к ЭТК:
Директору ООО «Прогресс»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
На основании статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от № 439-ФЗ, прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (по форме СТД-Р). От ведения бумажной трудовой книжки отказываюсь.
Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе
Разбираем важные вопросы оформления электронных трудовых книжек с точки зрения кадрового программного обеспечения. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ (например, 1С:ЗУП) уже имеют встроенный функционал для работы с ЭТК.
Как настроить заполнение электронной трудовой книжке в программе:
- В карточке сотрудника необходимо указать статус заявления (подано/не подано и его суть).
- При приеме на работу или увольнении система автоматически формирует пачку отчетов по форме ЕФС-1, раздел 2, для отправки в Социальный фонд России.
- Программа сама генерирует выписку из ЭТК (форма СТД-Р) при увольнении сотрудника, работающего по электронному формату.
Нужно ли регистрировать в книге учета электронные трудовые книжки?
Один из самых частых вопросов у кадровиков: нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки?
Ответ: Нет. Сама по себе электронная трудовая книжка не имеет физического носителя, который можно было бы подшить, выдать под роспись и зарегистрировать в приходно-расходной книге (книга учета движения трудовых книжек). В книге учета регистрируются только бумажные трудовые книжки (бланки) и вкладыши в них.
Однако, заявления сотрудников о выборе формата трудовой книжки должны храниться в личном деле работника. Их можно регистрировать во внутреннем журнале учета входящей корреспонденции организации, но это не является обязательным требованием Трудового кодекса.
Должен ли работник предъявить ЭТК при приеме на работу?
Другой популярный вопрос: должен ли работник предъявить при приеме на работу электронную трудовую книжку?
Предъявить «электронную» книжку как физический документ невозможно. При приеме на работу сотрудник, перешедший на ЭТК, может предоставить:
- Выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), полученную у предыдущего работодателя или через портал Госуслуг / СФР.
- Бумажную трудовую книжку, если он не отказывался от ее ведения.
Если сотрудник ничего не предоставил, работодатель все равно получит информацию о его стаже из базы СФР после того, как подаст отчет о приеме на работу нового сотрудника.
Переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает документооборот и делает процесс сохранения стажа более надежным. Главное для работодателя, правильно оформить уведомления, собрать заявления и корректно внести данные в кадровую программу. А для работника важно осознанно сделать выбор и вовремя подать заявление, чтобы его данные отображались в системе корректно.