В процессе увольнения работодатель часто сталкивается с ситуацией, когда сотрудник берёт трудовую книжку в день увольнения, но не всегда сразу её получает. Ниже подробно описаны все юридические аспекты, рекомендации по оформлению документов и действия как работодателя, так и работника.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1) работодатель обязан в день прекращения трудового договора:
- выдать работнику трудовую книжку (бумажную или электронную);
- или предоставить сведения о его трудовой деятельности.
Если это сделать невозможно из‑за отсутствия сотрудника или его отказа от получения, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за книжкой.
Нормативные акты
- КонсультантПлюс, 2026 – «Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении».
- БУХ.1С – рекомендации по оформлению актов и уведомлений.
- Позиция Онлайн‑инспекции – порядок действий, если работник не присутствует в день увольнения.
Что делать, если сотрудник не забирает трудовую книжку в день увольнения?
В такой ситуации работодатель обязан выполнить несколько обязательных шагов.
Составление уведомления
Уведомление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО сотрудника;
- Дата увольнения;
- Требование явиться за трудовой книжкой в определённый срок (обычно 5‑10 рабочих дней);
- Сведения о последствиях неявки (возможный штраф, компенсация).
Пример уведомления (можно адаптировать под конкретный случай):
ООО «Пример» Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович! В связи с прекращением вашего трудового договора просим в течение 7 (семи) календарных дней явиться в наш офис и забрать свою трудовую книжку. При невозможности personal attendance вы можете отправить её по почте с описью вложения. С уважением, [Подпись] [ФИО руководителя]
Отправка уведомления
Уведомление можно передать:
- лично (при личном визите сотрудника в офис);
- почтой с уведомлением о вручении;
- электронной почтой (при наличии подтверждённого получения).
Важно сохранить подтверждение отправки – копию письма, квитанцию, электронный отчет.
Как восстановить трудовую книжку, если она потеряна?
Потере или порче бумажной трудовой книжки часто предшествует необходимость её восстановления.
Обращение к работодателю
Если сотрудник потерял книжку, он обязан:
- сообщить об этом работодателю в письменной форме;
- предоставить копию заявления о потере (можно использовать форму СТД‑ПФР).
Выдача дубликата
Дубликат выдаётся действующим работодателем. При этом:
- в книжке вносятся данные о предыдущих местах работы (по запросу предыдущих работодателей);
- при невозможности получения информации из прежних организаций – делается отметка «данные не подтверждены».
Переход на электронную форму
Если сотрудник желает перейти на электронную трудовую книжку, он может:
- запросить у работодателя выписку из СОЦИОНАЛЬНОГО ФОНДА (СТД‑СФР);
- подать заявление в ПФР о переходе на электронный формат.
Последствия для работодателя при задержке выдачи
Согласно ст. 394 ТК РФ, если работодатель не выдал трудовую книжку в установленный срок, он обязан:
- возместить работнику убытки, возникшие из‑за задержки;
- возможно уплатить штраф в размере до 1 % от среднемесячного заработка за каждый день задержки (по решению суда).
Таким образом, своевременное оформление и выдача книжки – важный элемент соблюдения трудовых прав сотрудника.
Что делать, если сотрудник уже забрал книжку и ушёл?
Если сотрудник самостоятельно забрал трудовую книжку и покинул работу без согласования, необходимо:
- составить акт о приёме‑выдаче книжки;
- зафиксировать факт самовольного ухода (прогула) – это основание для увольнения по статье 81 ТК РФ;
- сохранить все документы, подтверждающие факт передачи книжки.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдавать оригинал бумажной трудовой книжки? – Да, но лучше запросить у сотрудника письменное объяснение причин его требования.
- Нужно ли оформлять новую книжку, если сотрудник потерял её? – Да, если прежняя книжка восстановлена не может быть использована, следует оформить новую на бумаге.
- Как оформить заявление о выдаче трудовой книжки? – Заявление может быть написано в свободной форме, но рекомендуется указать ФИО, дату увольнения и просьбу выдать книжку.
Соблюдение установленных норм при выдаче, хранении и восстановлении трудовой книжки – обязательное условие для любого работодателя. Правильное оформление уведомлений, заявлений и актов позволяет избежать штрафов, компенсаций и конфликтовных ситуаций.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению документов, рекомендуем обратиться к специалисту‑консультанту по трудовому праву.