С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Для работодателя это означает‚ что при приёме на работу нового сотрудника‚ у которого уже оформлена ЭТК‚ нужно знать‚ как подтвердить его трудовой стаж и где взять необходимые сведения. Ниже – подробное руководство‚ основанное на актуальной нормативной базе (ст. 66.1 ТК РФ‚ приказы Минтруда‚ разъяснения ПФР и Госуслуг).
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной ТК‚ в которой работодатель ежемесячно формирует сведения о трудовой деятельности сотрудника и направляет их в Пенсионный фонд РФ (ПФР). Основные данные‚ содержащиеся в ЭТК:
- ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС;
- Информация о приёме‚ переводе‚ увольнении;
- Периоды работы‚ должности‚ основания для изменений;
- Сведения о наградах‚ взысканиях (при наличии).
Эти сведения используются для расчёта страхового стажа‚ начисления пенсии‚ пособий по временной нетрудоспособности и других социальных выплат.
Как получить сведения о трудовой деятельности у прежнего работодателя
Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ бывший работодатель обязан предоставить сотруднику информацию о его трудовой деятельности в следующих формах:
- Справка формы СТД‑Р – выдаётся по запросу работника непосредственно у последнего места работы;
- Выписка из лицевого счёта (СТД‑ПФР) – можно получить в Пенсионном фонде РФ или через Многофункциональный центр (МФЦ);
- Запрос через портал «Госуслуги» – в личном кабинете гражданин формирует запрос о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
- Обращение в МФЦ – специалисты центра направляют запрос в ПФР и выдают готовый документ.
Важно: запрос можно подать в любой момент‚ даже после увольнения. Срок предоставления справки – не более 10 рабочих дней.
Как проверить стаж при приёме на работу
При трудоустройстве работодатель имеет право получить сведения о трудовой деятельности только от самого работника (ст. 65 ТК РФ). Однако сотрудник может самостоятельно предоставить:
- Справку СТД‑Р от бывшего работодателя;
- Выписку СТД‑ПФР (или СТД‑СФР) из ПФР;
- Сведения‚ полученные через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
- Копии приказов‚ трудовых договоров‚ ведомостей по выплате зарплаты (если они сохранились).
Если работник отказывается предоставить бумажную трудовую книжку‚ работодатель обязан принять электронные подтверждения‚ перечисленные выше. Отказ в приёме на работу только из‑за отсутствия бумажной ТК является неправомерным.
Как определить стаж для расчёта больничного и других выплат
Для начисления пособия по временной нетрудоспособности (больничного) используется страховой стаж‚ который рассчитывается на основании:
- Сведений из электронной трудовой книжки (данные‚ переданные работодателем в ПФР);
- Справки СТД‑Р и/или выписки СТД‑ПФР‚ подтверждающие периоды работы;
- Иных документов (приказы‚ трудовые договоры‚ ведомости)‚ если они необходимы для заполнения пробелов.
Согласно Приказу Минтруда № 585н (Правила ведения электронных трудовых книжек)‚ периоды работы подтверждаются:
- Трудовой книжкой установленного образца (если она ведётся параллельно);
- Или сведениями о трудовой деятельности‚ сформированными работодателем в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Таким образом‚ для расчёта больничного за первые три дня (оплачиваемые работодателем) достаточно:
- Получить от сотрудника справку СТД‑Р за последние места работы;
- При отсутствии данных за более ранние периоды – запросить выписку СТД‑ПФР за нужный интервал;
- Суммировать все подтверждённые периоды и сравнить с требуемым стажем (например‚ 6 месяцев для права на больничный).
Пошаговая инструкция для нового сотрудника
- Уведомить нового работодателя о наличии электронной трудовой книжки и готовности предоставить подтверждающие документы.
- Запросить справку СТД‑Р у последнего места работы (можно лично‚ через электронный документооборот или почтой).
- Если требуется стаж за более ранний период‚ оформить запрос на выписку СТД‑ПФР:
- Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Пенсионное обеспечение» → «Запрос сведений о трудовой деятельности»);
- Или посетить МФЦ‚ предъявив паспорт и СНИЛС.
- Проверить полученные документы на соответствие требуемому периоду (даты‚ должности‚ основания для увольнения).
- Передать копии справок новому работодателю для оформления личного дела и расчёта пособий.
- При необходимости дополнить информацию копиями приказов‚ трудовых договоров или ведомостей по выплате зарплаты (если есть пробелы в электронных данных).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли полагаться только на данные из личного кабинета Госуслуг?
Да‚ выписка из личного кабинета‚ подтверждающая периоды работы‚ имеет юридическую силу и может быть использована для расчёта стажа. - Что делать‚ если бывший работодатель отказывает в выдаче СТД‑Р?
Нарушение ст. 66.1 ТК РФ – можно подать жалобу в трудовую инспекцию или обратиться в суд с требованием выдачи справки. - Нужно ли заверять справки СТД‑Р и СТД‑ПФР нотариально?
Нет‚ эти документы выдаются уполномоченными органами и уже обладают официальным статусом. - Как учесть периоды работы до 2020 года‚ если у работника только электронная книжка?
Для периода до допустимы любые документы‚ подтверждающие трудовую деятельность: справки от работодателей‚ выписки из приказов‚ трудовые договоры‚ ведомости по выплате зарплаты. - Какой срок хранения у работодателя сведений о трудовой деятельности?
Сведения‚ переданные в ПФР‚ хранятся в электронном виде бессрочно. Работодатель обязан сохранять копии принятых справок не менее 50 лет после увольнения сотрудника.
Электронная трудовая книжка значительно упрощает учёт трудовой деятельности‚ но при приёме на работу нового сотрудника работодатель должен знать‚ как получить и проверить сведения о его стаже. Основные источники – справка формы СТД‑Р от последнего работодателя‚ выписка СТД‑ПФР (или СТД‑СФР) из Пенсионного фонда‚ а также данные‚ полученные через портал «Госуслуги». При правильном использовании этих документов можно безошибочно определить страховой стаж для начисления больничного‚ пособий и пенсии‚ а также избежать споров с сотрудниками и контролирующими органами.
Следуя представленной выше инструкции‚ zarówno работник‚ так и работодатель смогут быстро и законно подтвердить трудовой стаж‚ обеспечив прозрачность и соблюдение трудовых норм.