Заверение копии трудовой книжки — стандартная процедура, но с 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, который изменил правила оформления. Неправильное заверение может привести к тому, что документ не примут в другой организации, государственном органе или банке. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить заверенную копию в соответствии с актуальными требованиями.

Зачем нужно заверение копии?

Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя. Когда сотруднику нужен документ для предоставления в другую организацию (при трудоустройстве, для получения кредита, в государственные инстанции), он получает его заверенную копию. Заверение подтверждает, что копия полностью и точно соответствует оригиналу, который находится в делах компании.

Два варианта заверения по новому ГОСТу

Согласно новым правилам, существует два типа заверительных надписей в зависимости от цели использования копии. Выбор варианта зависит от того, для кого предназначен документ.

Заверение для внутреннего использования

Если копия нужна самой организации для своих нужд (например, для кадрового архива или внутренних справок), используется упрощенная форма.

• Текст надписи: «Верно» или «Копия верна».
• Обязательные реквизиты:
  • Должность сотрудника, ответственного за заверение (чаще всего — специалист отдела кадров).
  • Личная подпись этого сотрудника.
  • Расшифровка подписи (ФИО).
  • Дата заверения копии.
• Печать: Ставится печать организации или отдела кадров. Важно: если компания официально отказалась от использования печати (например, по решению учредителей), этот факт должен быть отражен в уставе и внутренних документах. В таком случае печать не ставится, но в надписи можно сделать пометку «Без печати».

Заверение для предоставления в другую организацию

Это самый распространенный случай: копия выдается сотруднику для трудоустройства, в банк, в суд и т.д. Здесь требования строже.

• Текст надписи: «Копия верна».
• Обязательные реквизиты:
  • Должность, подпись и расшифровка (ФИО) сотрудника, заверяющего документ.
  • Дата заверения.
• Ключевое дополнение: Необходимо указать место хранения оригинала! Формулировка должна быть точной. Пример:
  

  «Подлинник документа находится в ООО “Альфа” по адресу: г. Москва, ул. Новослободская, д. 6, оф. 14а в деле № 145 за 2017 год».

• Печать: Ставится печать организации или отдела кадров. При отказе от печати — аналогичная пометка, как в первом варианте;

Кто имеет право заверять копию?

Заверение производит уполномоченное лицо работодателя. Обычно это:

1. Сотрудник отдела кадров (главный и основной вариант).
2. Главный бухгалтер (если в компании нет отдела кадров).
3. Руководитель организации (директор, генеральный директор) — в малых компаниях, где кадровые функции выполняет сам руководитель.

Важно: заверяющий должен быть ознакомлен с оригиналом и подтвердить его подлинность.

Пошаговая инструкция: как заверить копию правильно

1. Сделайте чистую, четкую копию. Используйте копировальный аппарат или сканер. Копия должна быть полностью читаемой, без помарок и смазанных символов. Все записи, включая штампы и подписи, должны отображаться.
2. Проверьте ьный лист. Если в оригинале на ьном листе есть старые или ошибочные данные (например, предыдущая фамилия), их не нужно зачеркивать и исправлять на копии. На копии все должно быть точно как в оригинале. Исправления вносятся только в сам оригинал, который хранится у работодателя, по установленному порядку (зачеркивание, надпись сверху, дата, подпись ответственного).
3. Оформите заверительную надпись. Выберите правильный вариант (для внутреннего использования или для другой организации). Напишите текст от руки или напечатайте, затем поставьте подпись и дату.
4. Укажите место хранения оригинала (только для копий, идущих в сторонние организации).
5. Заверьте печатью (при ее наличии у компании).

Образец заверительной надписи (для передачи в другую организацию)

Ниже приведен наглядный пример, как должна выглядеть надпись на последней странице копии трудовой книжки или на отдельном листе-вкладыше;

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие указания места хранения оригинала — самая частая причина отказа в приеме документа.
• Нет даты заверения, без даты надпись не считается действительной.
• Неполная расшифровка подписи, только инициалы недостаточно, нужны фамилия и имя (отчество по желанию).
• Заверение копии с исправлениями — если на оригинале есть исправления, они должны быть оформлены правильно. На копии исправления не допускаются.
• Заверение не уполномоченным лицом — например, рядовым сотрудником, не ответственным за документооборот.

Что делать, если в трудовой книжке ошибки?

Если в записях об опыте работы есть ошибки (например, в названии организации, датах), их исправляет работодатель, выдавший запись. Сотрудник не имеет права вносить изменения самостоятельно. Процедура:

1. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя с просьбой исправить ошибку.
2. Отдел кадров зачеркивает ошибочный текст в оригинале (одной чертой, чтобы было видно первоначальный текст), сверху делает правильную запись, ставит дату исправления, подпись ответственного и печать.
3. Только после этого можно делать заверенную копию с уже исправленным оригиналом.

Краткий итог: алгоритм действий для сотрудника

1. Обратитесь в отдел кадров своей организации с письменным заявлением (хотя это не всегда обязательно, но рекомендуется для фиксации факта). В заявлении укажите, для какой цели нужна копия (для трудоустройства, в банк и т.д.).
2. Отдел кадров подготовит копию и оформит на ней правильную заверительную надпись с учетом цели.
3. Получите готовый документ. Проверьте, все ли реквизиты заполнены, особенно место хранения оригинала, если копия для сторонней организации.

Помните: Трудовая книжка — ключевой документ о вашем трудовом стаже. Ее заверенная копия должна быть безупречной. Если у вас возникли сомнения, уточните в отделе кадров или кадровом агентстве, какие именно данные нужно указывать в надписи для вашего случая. Соблюдение этих простых правил сэкономит вам время и нервы при взаимодействии с любыми инстанциями.