С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа исключительно в электронном виде. Для граждан это — удобство, прозрачность и доступность информации о трудовой деятельности в любое время и из любого места. Но как именно вносятся данные в электронную трудовую книжку? И можно ли это сделать через портал Госуслуги? Разберёмся подробно.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие важные данные. Ведётся она в единой информационной системе Минтруда России и доступна через портал Госуслуги и личный кабинет работника.

С 2020 года каждый россиянин мог выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. С 2026 года бумажные книжки больше не ведутся, все новые записи поступают только в ЭТК.

Кто вносит данные в электронную трудовую книжку?

Важно понимать: работник не вносит данные в свою электронную трудовую книжку самостоятельно. Это делает исключительно работодатель — через свою систему кадрового учёта, подключённую к государственной информационной системе.

Когда вы устраиваетесь на работу, увольняетесь, получаете повышение или награду — работодатель обязан в течение одного рабочего дня внести соответствующую информацию в ЭТК. Эти данные автоматически передаются в федеральную систему и становятся доступны в вашем личном кабинете на Госуслугах.

Можно ли внести данные в ЭТК через Госуслуги самостоятельно?

Нет, напрямую через портал Госуслуги вы не можете внести данные в свою электронную трудовую книжку. Портал Госуслуги — это только канал доступа к информации, а не инструмент для редактирования.

На Госуслугах вы можете:

• Просматривать все записи о своей трудовой деятельности;
• Скачивать выписку из ЭТК в формате PDF;
• Проверять точность и полноту информации;
• Подавать заявление о выборе формы трудовой книжки (если ещё не сделали это ранее);
• Обратиться в службу поддержки в случае ошибок или отсутствия данных.

Но вносить, редактировать или добавлять записи — это прерогатива только работодателя, уполномоченного на это законом и технически подключённого к системе.

Что делать, если данные в ЭТК отсутствуют или неверны?

Если вы обнаружили, что в вашей электронной трудовой книжке на Госуслугах:

• Отсутствуют записи о работе;
• Есть ошибки в названии организации, должности или дате;
• Не отражены премии, награды или переводы;

Вам нужно действовать следующим образом:

1. Свяжитесь с бухгалтерией или отделом кадров вашей текущей или предыдущей организации. Предоставьте им копии документов: трудовой договор, приказы о приёме/увольнении, справки о наградах и т.д.
2. Запросите у работодателя внесение исправлений или дополнений в ЭТК. Работодатель обязан это сделать в течение 3 рабочих дней после получения документов.
3. Проверьте обновления на Госуслугах через 1–5 рабочих дней. Информация обновляется с задержкой, это нормально.
4. Если работодатель игнорирует запрос, обратитесь в трудовую инспекцию (Роструд) или в Пенсионный фонд России — они могут инициировать проверку и обязать работодателя внести данные.

Как проверить данные в ЭТК через Госуслуги?

Вот пошаговая инструкция:

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуги (с подтверждённой учётной записью).
2. Перейдите в раздел «Каталог услуг».
3. Найдите и выберите услугу: «Получение сведений из электронной трудовой книжки».
4. Нажмите «Получить услугу».
5. Система автоматически сформирует выписку из вашей ЭТК.
6. Вы можете просмотреть её онлайн или скачать в PDF для архива или подачи в другие организации (например, в банк или Пенсионный фонд).

В выписке будут указаны:

• ФИО;
• Дата рождения;
• Все места работы с датами приёма и увольнения;
• Должности;
• Причины увольнения;
• Награды и поощрения (если были указаны в приказах).

Что делать, если у вас ещё есть бумажная трудовая книжка?

Если вы до 2026 года сохраняли бумажную трудовую книжку, то:

• Все данные с неё уже были перенесены в ЭТК работодателями в 2020–2025 годах;
• Вы можете сохранить бумажную книжку как исторический документ — она остаётся юридически значимой;
• Но все новые записи будут вноситься только в электронную версию.

Если вы хотите, чтобы все данные из бумажной книжки были учтены в ЭТК — убедитесь, что они уже отражены на Госуслугах. Если нет, обратитесь к последнему работодателю, который вёл вашу бумажную книжку, и попросите передать информацию в электронную систему.

• Вы не можете вносить данные в ЭТК через Госуслуги самостоятельно. Это делает только работодатель.
• Госуслуги — это только окно для просмотра и скачивания информации из вашей электронной трудовой книжки.
• Если данные отсутствуют или ошибочны — обращайтесь к работодателю, а не к порталу Госуслуги.
• С 2026 года бумажные трудовые книжки больше не ведутся — все сведения хранятся только в электронном виде.
• Регулярно проверяйте свою ЭТК на Госуслугах — это поможет избежать проблем при выходе на пенсию, получении пособий или трудоустройстве.

Электронная трудовая книжка — это шаг вперёд в цифровизации социальной защиты. Правильно используя Госуслуги, вы всегда будете в курсе своего трудового стажа и сможете быстро подтвердить его при необходимости.

Совет: сохраните выписку из ЭТК в PDF-формате на своём устройстве и в облаке — это ваша «страховка» на случай технических сбоев или споров с работодателем.