Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. В настоящее время все больше компаний переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК), что упрощает ведение учета и обеспечивает быстрый доступ к информации. В этой статье мы подробно расскажем, как заполнить электронную трудовую книжку сотруднику, какие документы необходимы и какие правила следует соблюдать.

Важно помнить: Заполнение трудовой книжки – ответственный процесс, требующий внимательности и точности. Ошибки могут привести к проблемам с налогами и социальными выплатами.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной базе данных Социального фонда России (СФР). ЭТК обеспечивает удобный доступ к информации о трудовой деятельности сотрудника, упрощает ведение учета и снижает риск ошибок.

Отличие ЭТК от бумажной трудовой книжки

Когда оформляется электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка оформляется в следующих случаях:

При приеме на работу впервые.
При переходе на электронный формат ведения трудовой книжки по заявлению сотрудника.
При увольнении сотрудника (данные о трудовой деятельности передаются в СФР в форме СТД-Р);

Порядок действий по заполнению ЭТК

Получение заявления от сотрудника

Если сотрудник согласен на ведение трудовой книжки в электронном виде, необходимо получить от него письменное заявление. В заявлении должны быть указаны:

ФИО сотрудника.
Дата рождения.
СНИЛС.
Согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Заполнение данных в информационной базе СФР

Работодатель обязан внести данные о сотруднике в информационную базу СФР. Это можно сделать:

Через личный кабинет работодателя на сайте СФР: [https://sfr.gov.ru/](https://sfr.gov.ru/)
Через специализированные программы для ведения кадрового учета: (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, SAP HR).

При заполнении данных необходимо указать следующую информацию:

ФИО сотрудника.
Дата рождения.
СНИЛС.
Дата приема на работу.
Должность.
Размер заработной платы.
Информация об увольнении (при увольнении).

Заполнение формы ЕФС-1

Форма ЕФС-1 – это отчет о сведениях о трудовой деятельности, который работодатель обязан подавать в СФР. В форме ЕФС-1 указываются данные обо всех сотрудниках, работающих на предприятии.

Основные поля формы ЕФС-1:

Регистрационный номер работодателя в СФР.
Наименование организации, ИНН и КПП.
ФИО, дата рождения и СНИЛС сотрудника.
Дата приема на работу.
Должность.
Размер заработной платы.
Причина увольнения (при увольнении).

Передача данных в СФР

Данные о трудовой деятельности сотрудников передаются в СФР в электронном виде через личный кабинет работодателя на сайте СФР или через специализированные программы для ведения кадрового учета.

Заполнение отдельных записей в ЭТК

При приеме на работу

В графе 1 (дата приема на работу) указывается дата приема сотрудника на работу. В графе 2 (должность) указывается должность, на которую принят сотрудник.

При переводе на другую должность

В графе 2 (дата перевода) указывается дата перевода сотрудника на другую должность. В графе 3 (новая должность) указывается новая должность сотрудника.

При увольнении

В графе 2 (дата увольнения) указывается дата увольнения сотрудника. В графе 3 (причина увольнения) указывается причина увольнения (например, по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).

Выдача трудовой книжки на руки

В графе 13 (выдача трудовой книжки на руки) указывается дата выдачи трудовой книжки сотруднику. В графе 14 (подпись сотрудника) сотрудник ставит свою подпись, подтверждая получение трудовой книжки.

Что делать, если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки?

Если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, необходимо:

Внести запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки.
Получить от сотрудника письменное заявление о согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде.
Заполнить данные сотрудника в информационной базе СФР.

Важные моменты

Работодатель обязан вести электронную трудовую книжку для всех сотрудников, принятых на работу с 1 января 2020 года.
В случае увольнения сотрудника, данные о его трудовой деятельности передаются в СФР в форме СТД-Р.
Работодатель обязан обеспечить доступ сотрудника к информации о его трудовой деятельности в электронной трудовой книжке.
При возникновении вопросов по заполнению ЭТК рекомендуется обратиться к специалистам кадрового учета или в СФР.

Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Электронная трудовая книжка обеспечивает удобный доступ к информации о трудовой деятельности сотрудника, упрощает ведение учета и снижает риск ошибок. Соблюдение правил заполнения ЭТК поможет избежать проблем с налогами и социальными выплатами.