Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы․ Несмотря на то, что реформа стартовала несколько лет назад, у многих работников и работодателей до сих пор остаются вопросы: обязательно ли переходить на цифровой формат, нужно ли писать заявление и что будет с привычной бумажной книжкой? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления электронных трудовых и алгоритм действий для разных категорий граждан․
Кому не нужно писать заявление: цифровой формат по умолчанию
Прежде всего, важно понимать, что полностью отказаться от учета трудового стажа невозможно — государство в любом случае собирает эти данные․ Однако есть категория граждан, для которой вопрос выбора формата уже решен на законодательном уровне․
Если человек впервые устраивается на работу начиная с 1 января 2021 года, то бумажная трудовая книжка ему вообще не заводится․ Для таких сотрудников трудовые книжки существуют только в электронном формате, без исключений․ Им не нужно писать никаких заявлений — работодатель автоматически начнет формировать для них ЭТК и передавать сведения в Социальный фонд․
Кому необходимо написать заявление: право выбора
Совсем иначе обстоит дело с теми работниками, у которых до начала реформы уже была традиционная бумажная трудовая книжка․ Для них переход на электронную трудовую является добровольным․
Чтобы реализовать свое право выбора, таким сотрудникам необходимо подать работодателю письменное заявление․ Возможны два варианта:
- Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․ В этом случае работодатель продолжит вести оба формата параллельно: и бумажный по прежним правилам, и электронный (передавая сведения в фонд)․
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ В этом случае бумажный документ теряет свою силу, работодатель делает в нем закрывающую запись и выдает его на руки работнику․
Важное уточнение о сроках
Изначально, до 31 декабря 2020 года включительно, работники должны были сделать свой выбор и подать заявление․ Однако, согласно актуальным правилам, работники, желающие перейти на электронную трудовую книжку, могут сделать это в любое время, даже если ранее они выбирали сохранение бумажного варианта․ Для этого нужно просто обратиться к текущему работодателю с письменным заявлением․
Что происходит с бумажной трудовой при переходе на ЭТК?
Если вы уже имели стаж и решили написать заявление о переходе на электронный формат, ваш бумажной документ не исчезает и не сдается в архив․ Процедура выглядит следующим образом:
- Работник подает заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде․
- Работодатель делает в бумажной трудовой книжке закрывающую запись о том, что сотрудник перешел на ЭТК․
- Не позднее трех дней с момента получения заявления работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику․
- С этого момента работодатель начинает подавать сведения о работнике в Социальный фонд исключительно в электронном виде․
После получения бумажной книжки на руки она остается у вас․ Важно помнить: если в электронной версии по каким-то причинам не отразятся данные о вашем стаже до 2020 года, доказать наличие этого стажа можно будет только с помощью вашей бумажной трудовой книжки․ Если вы хотите восполнить этот пробел в электронном формате, необходимо подать соответствующее заявление в Социальный фонд (ранее — Пенсионный фонд)․
Преимущества электронной трудовой книжки
Почему многие работники принимают решение написать заявление и перейти на ЭТК? Электронная версия имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с бумажным вариантом:
- Надежность и сохранность: электронный документ невозможно потерять, случайно повредить, испортить или залить кофе․ Исключен риск утери документа работодателем․
- Быстрый доступ: вы можете посмотреть сведения о своей трудовой деятельности в любое время без необходимости посещать госучреждения или просить выписку у кадровиков (например, через портал Госуслуг)․
- Удобство при трудоустройстве: нет нести с собой оригинал документа, боясь его потери по пути․
- Снижение кадрового документооборота: для работодателей это означает повышение эффективности кадровых процессов и переход на электронный документооборот (ЭДО)․
Как посмотреть данные электронной трудовой?
Для того чтобы получить информацию из своей ЭТК, не нужно писать заявление работодателю․ Вы можете:
- Посмотреть сведения онлайн через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Социального фонда России․
- Получить выписку лично в отделении МФЦ․ Для этого потребуется предъявить паспорт и заполнить заявление установленного образца․
Так нужно ли писать заявление на электронную трудовую книжку? Ответ зависит от вашей ситуации:
- Если вы устраиваетесь на работу впервые с 2021 года — нет, заявление не нужно, у вас автоматически будет только ЭТК․
- Если у вас уже есть бумажная трудовая, и вы хотите отказаться от нее в пользу удобного цифрового формата — да, вам нужно написать заявление работодателю о переходе на ЭТК․
- Если вы хотите оставить бумажную версию — вы можете не писать заявление о переходе на ЭТК, тогда работодатель будет вести оба формата․ Но вы также имеете право написать заявление о сохранении бумажной книжки для уверенности․
Электронная трудовая книжка — это современный, безопасный и удобный инструмент учета стажа․ Право выбора остается за вами, а процедура перехода максимально проста и требует лишь одного письменного заявления․