С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. К 1 января 2026 года переходный период завершится, и все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности своих сотрудников исключительно в электронном виде. Однако до сих пор многие работники и работодатели сталкиваются с вопросами: кто именно отвечает за ведение трудовой книжки? Какие сведения нужно вносить? Что делать, если работник выбрал электронный формат? Ответы на эти и другие вопросы — в этой подробной статье.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, который:

• проработал у него более пяти дней;
• занимает должность, являющуюся для него основной (то есть не по совместительству).

Это означает, что если сотрудник работает у вас на полную ставку — вы обязаны вести его трудовую книжку. Если же он работает по совместительству — ведение трудовой книжки остается за основным работодателем.

Что вносится в трудовую книжку?

В трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся только официально зафиксированные сведения о трудовой деятельности, основанные на приказах или распоряжениях работодателя. К ним относятся:

1. Сведения о приеме на работу — дата, должность, основание (приказ).
2. Переводы на другую постоянную работу — с указанием новой должности и подразделения.
3. Награждения — за трудовые достижения, поощрения, присвоение званий (если предусмотрено внутренними документами).
4. Наказания — только в случае, если они связаны с трудовой деятельностью и указаны в приказе (например, выговор, замечание).
5. Увольнение — с указанием основания (статья ТК РФ) и даты.

Важно! Все записи должны быть сделаны не позднее 5 рабочих дней после издания соответствующего приказа. Запись об увольнении, в день увольнения;

Бумажная трудовая книжка или электронная? Выбор работника

С 2020 года каждый работник имеет право выбрать формат ведения трудовой книжки:

• Бумажная трудовая книжка — сохраняется в привычном формате, вносится запись о приеме, переводе, увольнении на бумаге.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — все сведения вносятся в электронную базу Пенсионного фонда России (ПФР) и доступны через личный кабинет на портале Госуслуги.

Как выбрать формат?

1. Работник подает работодателю заявление о переходе на ЭТК (или об отказе от нее).
2. Работодатель в течение 5 рабочих дней направляет в ПФР форму СЗВ-ТД с информацией о выборе работника.
3. После этого ПФР начинает вести электронную запись.

Важно! Если работник не подал заявление — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Отказ от ЭТК возможен только до 31 декабря 2025 года. С 2026 года все трудовые книжки будут исключительно электронными;

Что делать с бумажной трудовой книжкой при переходе на ЭТК?

Если работник выбрал электронный формат, работодатель не уничтожает и не изымает бумажную трудовую книжку. Вместо этого:

• В последнюю запись в бумажной книжке вносится информация: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде на основании заявления работника от [дата]».
• Бумажная книжка выдается работнику на руки — она остается его личным документом, подтверждающим трудовой стаж до момента перехода на ЭТК.
• С 2026 года бумажные книжки не будут использоваться для подтверждения стажа после перехода, но сохраняются как исторический документ.

Электронная трудовая книжка: как работать с ней?

Электронная трудовая книжка — это юридически значимый документ, заверенный электронной подписью ПФР. Она содержит:

• Все сведения о трудовой деятельности с момента перехода на ЭТК.
• Информацию о работодателях, должностях, датах приема и увольнения.
• Данные о награждениях и дисциплинарных взысканиях (если они вносились).

Как получить доступ к ЭТК?

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги с подтвержденной учетной записью.
2. Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
3. Просмотрите все сведения, скачайте или распечатайте выписку.

Важно! Доступ к ЭТК имеют только сам работник и уполномоченные органы (ПФР, суд, налоговая). Работодатель не имеет прямого доступа к данным ЭТК — он лишь передает информацию в ПФР.

Что должен делать работодатель при ЭТК?

Даже если работник выбрал электронный формат, работодатель обязан:

• Вести электронные записи о трудовой деятельности в информационной системе ПФР.
• Подавать в ПФР форму СЗВ-ТД в течение 5 рабочих дней после каждого события (прием, увольнение, перевод).
• Сохранять внутренние приказы и документы, на основании которых вносятся записи.
• Выдавать работнику форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) при трудоустройстве — по его запросу.
• Обеспечить передачу данных в ПФР без ошибок — иначе это может повлиять на начисление пенсии.

С 1 января 2023 года работодатели обязаны передавать в ПФР сведения по форме ЕФС-1 — даже если работник предпочел бумажную трудовую книжку. Это означает, что все работники, независимо от выбора формата, включаются в электронную базу данных.

Как проверить, есть ли у кандидата ЭТК?

При приеме на работу работодатель может запросить у кандидата:

• Бумажную трудовую книжку — если в ней есть запись о переходе на ЭТК, значит, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.
• Выписку из ЭТК в формате СТД-Р — работник может получить ее через Госуслуги или в офисе ПФР.
• Сведения о трудовой деятельности, работодатель может запросить их через ПФР, но только с письменного согласия работника.

Не допускается требовать от кандидата предоставления доступа к его личному кабинету на Госуслугах — это нарушение закона о персональных данных.

Что будет, если работодатель не ведет трудовую книжку?

Неведение трудовой книжки — это серьезное нарушение трудового законодательства. Последствия:

• Штрафы от Роструда — до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица.
• Судебные иски от работников о восстановлении трудового стажа.
• Риск отказа в назначении пенсии — если стаж не подтвержден.
• Потеря доверия со стороны сотрудников и репутационные риски.

Ведение трудовой книжки — это не просто формальность, а юридическая обязанность, напрямую влияющая на права работника на пенсию, социальные выплаты и трудовую репутацию. Вот основные принципы, которые должен соблюдать каждый работодатель:

1. Ведите трудовую книжку на каждого работника, проработавшего более 5 дней на основной работе.
2. Соблюдайте сроки — записи вносятся в течение 5 рабочих дней, об увольнении — в день увольнения.
3. Документируйте все, каждая запись должна быть основана на приказе или распоряжении.
4. Уважайте выбор работника — если он выбрал ЭТК, прекратите ведение бумажной книжки, но не изымайте её.
5. Передавайте данные в ПФР — через форму СЗВ-ТД, даже если работник не выбрал ЭТК.
6. Храните все документы — приказы, заявления, СЗВ-ТД — не менее 75 лет.

С 2026 года бумажные трудовые книжки перестанут быть основным документом для подтверждения стажа. Электронная трудовая книжка станет единственным официальным источником данных. Поэтому уже сегодня работодателям необходимо перейти на цифровые процессы, обучить кадровые службы и обеспечить бесперебойную передачу данных в ПФР.

Помните: точность, своевременность и законность ведения трудовых книжек — это не только обязанность, но и залог доверия между работодателем и работником.