Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто сотрудники обращаются к работодателю с просьбой выдать этот документ на руки для предоставления в Социальный фонд России (СФР‚ правопреемник Пенсионного фонда) для назначения пенсии или перерасчета стажа. Как работодателю правильно оформить эту процедуру‚ чтобы избежать штрафов‚ а сотруднику — получить свой документ без проблем? Разберемся подробно.
Электронные и бумажные трудовые книжки: актуальная ситуация
С 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что данные о стаже теперь в обязательном порядке передаются работодателями в цифровом виде. Однако бумажные трудовые книжки не отменены. Они продолжают существовать параллельно с электронными. Если сотрудник ранее не подал заявление о переходе исключительно на ЭТК‚ работодатель обязан продолжать вести и хранить его бумажную трудовую книжку.
При обращении в СФР для назначения пенсии‚ сотрудники часто просят выдать им именно бумажный оригинал‚ чтобы подтвердить стаж за периоды до внедрения ЭТК или для психологического спокойствия.
Законные основания для выдачи документа на руки
Согласно действующему трудовому законодательству‚ трудовая книжка выдается работнику на руки в следующих случаях:
- При увольнении, в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
- По заявлению работника — для предоставления в органы обязательного пенсионного страхования (в т.ч. в СФР) для назначения или перерасчета пенсии (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Во всех остальных случаях (например‚ для получения кредита‚ визы и т.д.) работодатель не обязан выдавать оригинал трудовой книжки. Вместо этого он должен в течение трех рабочих дней выдать заверенную копию или выписку.
Пошаговая процедура выдачи
Чтобы процедура выдачи прошла без нарушений‚ обеим сторонам — и работнику‚ и работодателю, следует придерживаться определенного алгоритма.
Шаг 1: Получение заявления от сотрудника
Выдача оригинала документа происходит только на основании письменного заявления работника. Устная просьба не имеет юридической силы. В заявлении обязательно должна быть указана цель выдачи — «для предоставления в Социальный фонд России (СФР) для назначения (перерасчета) пенсии».
Шаг 2: Издание приказа (по желанию)
Закон не обязывает работодателя издавать приказ о выдаче трудовой книжки‚ однако многие кадровые службы делают это для внутреннего учета и контроля‚ чтобы документ не числился как потерянный.
Шаг 3: Выдача документа и фиксация этого факта
Трудовая книжка выдается работнику лично в руки под подпись. Факт получения работник подтверждает в соответствующем журнале (Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них) или на экземпляре заявления‚ которое остается у работодателя.
Сроки возврата трудовой книжки
Это один из самых важных моментов. Согласно ч. 4 ст. 62 ТК РФ‚ работник‚ получивший трудовую книжку на руки для целей пенсионного страхования‚ обязан вернуть ее работодателю не позднее трех рабочих дней со дня возвращения документа из Социального фонда.
На практике это означает‚ что после того как СФР снимет копию с документа и вернет его владельцу‚ сотрудник должен незамедлительно (в течение 3 дней) принести ее обратно в отдел кадров.
Ответственность сторон
Ответственность работодателя
Если работодатель по просьбе сотрудника выдал трудовую книжку‚ но не взял с него заявление и не зафиксировал факт выдачи‚ а работник ее потерял‚ ответственность ляжет на работодателя. В случае утери трудовой книжки по вине работодателя‚ он обязан:
- Оформить дубликат документа.
- Восстановить все записи‚ подтверждающие трудовой стаж сотрудника (самостоятельно делая запросы в архивы и бывшие места работы сотрудника).
- В случае невозможности восстановления записей, выплатить работнику компенсацию за утраченный стаж.
Также за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении или незаконный отказ в ее выдаче для ПФР/СФР‚ работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Ответственность работника
Если работник потерял трудовую книжку‚ пока она находилась у него на руках‚ обязанность по оформлению дубликата ложится на самого работника. Работодатель в этом случае ответственности не несет‚ так как передача документа была оформлена надлежащим образом.
Если же сотрудник просто забыл вернуть документ в установленный трехдневный срок‚ работодатель должен направить ему письменное уведомление с требованием вернуть трудовую книжку. До момента возврата документа работодатель не несет ответственности за несвоевременный возврат.
Важные нюансы и советы
- Не отдавайте документ под росписку в самой трудовой книжке. Все отметки делаются только в Книге учета движения трудовых книжек или на заявлении сотрудника.
- Сделайте копию. Перед тем как выдать оригинал на руки‚ кадровику рекомендуется сделать ксерокопию трудовой книжки. Это подстрахует на случай‚ если сотрудник потеряет документ и не сможет вспомнить точные даты и места работы.
- Разъясните сотруднику сроки. При выдаче документа устно или письменно напомните работнику о том‚ что он обязан вернуть трудовую книжку в течение 3 дней после ее возврата из СФР.
- Электронная выписка как альтернатива. Напомните сотруднику‚ что для подтверждения стажа в СФР он также может предоставить выписку из электронного реестра (СЗИ-6)‚ которую можно заказать через Госуслуги или лично в МФЦ. Это избавит от необходимости носить оригинал бумажной книжки.
Выдача трудовой книжки на руки работающему сотруднику для предоставления в Пенсионный (Социальный) фонд — это законное право гражданина; Главное правило для работодателя — всегда брать письменное заявление с указанием цели выдачи и фиксировать передачу документа в журнале учета. Главное правило для работника — беречь документ и вернуть его в отдел кадров в течение трех дней после посещения фонда. Соблюдение этих простых требований защитит обе стороны от неприятных юридических последствий и штрафов.