С 2021 года в Российской Федерации действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно заменяет традиционные бумажные документы. Однако многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: нужна ли бумажная трудовая книжка, если у сотрудника уже оформлена электронная? Ниже подробно рассмотрим правовые аспекты, практические последствия и рекомендации для обеих сторон.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это информационная система, в которой хранятся сведения о трудовой деятельности гражданина: приёмы, переводы, увольнения, награды и другие записи. Доступ к ЭТК осуществляется через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• Мобильное приложение «Госуслуги. Труд»;
• Запрос в Пенсионный фонд РФ (ПФР) или через работодателя.

Сведения в ЭТК формируются работодателями при подаче СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) в ПФР. После 1 января 2023 года подача СЗВ‑ТД стала обязательной для всех работодателей, независимо от наличия у сотрудника бумажной книжки.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие вопрос:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части введения ЭТК).
2. Приказ Минтруда России № 585н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
3. Постановление Правительства РФ № 1496 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
4. Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 66, 66.1 – о документах, подтверждающих трудовую деятельность).

Согласно пункту 2 статьи 66.1 ТК РФ, электронная трудовая книжка является равнозначным документом, подтверждающим трудовую деятельность, и может использоваться вместо бумажной книжки во всех случаях, где требуется подтверждение стажа, должности, периода работы и т.д.

Когда бумажная трудовая книжка всё ещё может понадобиться?

Несмотря на юридическое равенство, на практике существуют ситуации, где наличие бумажного документа упрощает взаимодействие:

• Устройство на работу в организации, не подключённые к системе ЭТК (например, некоторые небольшие ИП или организации в отдалённых регионах могут ещё не иметь доступа к ПФР для подачи СЗВ‑ТД). В таких случаях работодатель может запросить копию бумажной книжки для оформления трудового договора.
• Получение государственных услуг, требующих бумажного подтверждения (например, некоторые виды пособий, льгот или оформление загранпаспорта через консульские учреждения за рубежом, где доступ к Госуслугам ограничен).
• Архивные цели – многие сотрудники предпочитают хранить бумажную копию как резервный вариант на случай технических сбоев в системе ЭТК или утраты доступа к личному кабинету.
• Судебные споры – в случае разногласий по трудовому стажу наличие обеих версий (бумажной и электронной) может ускорить процесс доказывания фактов.

Однако важно понимать, что отсутствие бумажной трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу, выплате пособий или оформлении пенсии, если работник может предоставить подтверждение из ЭТК (выписку из личного кабинета Госуслуг, справку из ПФР и т.д.).

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Для подтверждения трудовой стажа достаточно:

1. Войти в личный кабинет на портале Госуслуги (или в приложении «Госуслуги. Труд»).
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Сформировать выписку за нужный период (можно выбрать весь стаж или конкретный интервал).
4. Скачать выписку в формате PDF или распечатать её.

Выписка заверяется электронной подписью Госуслуг и имеет юридическую силу, равную бумажному документу.

Рекомендации для работников

• Проверьте наличие записи в ЭТК – убедитесь, что ваш работодатель регулярно подаёт СЗВ‑ТД. Это можно сделать в личном кабинете Госуслуг.
• Сохраните копию выписки – распечатайте или сохраните PDF‑файл на надёжном носителе (облачное хранилище, USB‑накопитель).
• При переходе к новому работодателю предоставляйте выписку – это ускорит оформление и исключит необходимость запрашивать бумажную книжку у предыдущего работодателя.
• Если у вас всё ещё есть бумажная книжка – храните её в безопасном месте; она может послужить резервным вариантом.

Рекомендации для работодателей

• Обеспечьте своевременную подачу СЗВ‑ТД – это гарантирует актуальность данных в ЭТК и избавит сотрудников от необходимости запрашивать бумажные справки.
• Информируйте сотрудников о возможности получения выписки – разместите инструкцию на внутреннем портале или в корпоративной рассылке.
• При приёме на работу принимайте выписку из ЭТК как полноценный документ – не требуйте обязательно предъявления бумажной книжки, если сотрудник может подтвердить стаж электронно.
• Храните копии выписок в кадровом деле (по соглашению с сотрудником) для внутреннего учёта, но не делайте их обязательным условием приёма.

На сегодняшний день (по состоянию на 21 мая 2026 года) электронная трудовая книжка имеет полную юридическую силу и может заменить бумажную во всех ситуациях, связанных с подтверждением трудовой деятельности. Наличие бумажной книжки больше не является обязательным требованием, однако она может оставаться полезным резервным вариантом в случаях:

• работы с организациями, не подключёнными к системе ЭТК;
• получения определённых государственных услуг за рубежом;
• личного спокойствия и архивного хранения.

Таким образом, ответ на вопрос «Нужна ли трудовая книжка, если есть электронная трудовая книжка?» звучит так: необязательно, но наличие бумажной копии может быть полезно как дополнительная гарантия. Главное – обеспечить актуальность данных в ЭТК и знать, как получить из неё официальную выписку при необходимости.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и практики работы с электронными трудовыми книжками на май 2026 года.