Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для всех работодателей с 1 января 2020 г.. Чтобы оформить переход‚ каждый сотрудник должен подать письменное заявление в HR‑отдел или в бухгалтерию. В этой статье подробно рассматриваем‚ что именно нужно указать в заявлении‚ какие формы используют‚ где их можно получить и как правильно оформить в популярных программах.
Правовая база
Основаниями для перехода на электронную форму являются:
- Ст. 66.1 ТК РФ – право работника выбрать способ ведения трудовой деятельности;
- Положения Пенсионного фонда РФ о хранении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- Рекомендации Министерства труда и социальной защиты о переходе на ЭТК.
Сроки подачи заявления
По закону‚ заявление необходимо подать до 31 декабря 2020 г. включительно. После этого срока переход на ЭТК возможен только при изменении обстоятельств (например‚ при увольнении и приёме на новую работу).
Формы заявления
Существует несколько типовых бланков‚ которые могут использоваться в организации:
- Бумажный вариант – классический бланк‚ заполняемый вручную.
- Электронный вариант – формируется в 1С‚ СБИС‚ КонсультантПлюс и т.п.
- Специальные формы – например‚ Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (образец от Группы Компаний «Московский Дом Аудита»).
Что должно содержать заявление?
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение;
- Выбор способа ведения трудовой книжки – бумажный или электронный;
- Подпись сотрудника и дата подачи;
- При необходимости – указание причины выбора (по желанию‚ для удобства и т.д.).
Как оформить заявление в 1С:Зарплата и управление персоналом 8
Программа 1С предоставляет готовый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Пошаговая инструкция:
- Откройте раздел Персонал → Документы → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Выберите сотрудника из списка.
- Укажите тип ведения – Электронное (или Бумажное‚ если решение обратное).
- Сохраните документ и отправьте его в HR‑отдел.
После сохранения система автоматически сформирует запись в ПФР о переходе сотрудника на ЭТК.
Оформление в СБИС и КонсультантПлюс
Для пользователей СБИС и КонсультантПлюс процесс выглядит так:
- В СБИС: ЕФС‑1 → Сведения о трудовой деятельности → Добавьте сотрудников → Выберите «Ведение электронной ТК» → Укажите дату подачи.
- В КонсультантПлюс: используйте готовый шаблон «Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку» (2025 г.) и заполните его онлайн.
Что делать после подачи заявления?
После того как работодатель получит ваше заявление‚ необходимо выполнить несколько действий:
- Получить подтверждение о приёме заявления (электронное письмо или отметка в системе).
- Ожидать формирования сведений в ПФР (обычно в течение 10‑15 рабочих дней).
- Проверить‚ что в ЭТК отображаются все необходимые сведения (дата начала работы‚ должность‚ данные о предыдущих местах работы).
- При необходимости запросить исправление неточных данных через форму СТД‑Р.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить способ ведения ТК после подачи заявления? – Да; Сотрудник может в любой момент подать новое заявление‚ указав желаемый способ.
- Что делать‚ если я не успел подать заявление до 31 декабря 2020 г.? – Приём на работу после этого срока подразумевает обязательный переход на ЭТК; в этом случае заявление подаётся в день приёма.
- Нужно ли подписывать заявление в электронном виде? – При использовании электронных форм подпись может быть цифровой (ЭЦП) или просто указанием даты и ФИО в тексте.
- Какие последствия могут быть при ошибке в заявлении? – Ошибки могут привести к неверному формированию сведений в ПФР‚ что отразится на расчёте пенсии и других выплач.
Заявление о ведении электронной трудовой книжки – обязательный документ‚ позволяющий перейти на современный способ хранения сведений о трудовой деятельности. Правильное заполнение и своевременная подача гарантируют‚ что ваши данные будут учтены в ПФР без задержек‚ а расчёт пенсии и иные выплаты будут выполнены точно.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению заявления‚ обратитесь в HR‑отдел или к специалисту по 1С – они помогут подобрать оптимальный способ подачи и обеспечат корректное оформление всех необходимых записей.