С переходом государственных сервисов в «цифру», электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным форматом учета стажа для миллионов работников. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой ЭТК, как на нее перейти, где смотреть свои данные и как работодателю правильно вести этот документ.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной книжки. Она представляет собой совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые хранятся в информационных системах Социального фонда России (СФР). В отличие от бумажного варианта, ЭТК невозможно потерять, испортить или подделать, а доступ к данным можно получить в любой момент онлайн.
Как перейти на электронную трудовую книжку
Процесс перехода зависит от того, имеете ли вы уже бумажную книжку или устраиваетесь на работу впервые.
Для тех, кто устраивается на работу впервые
В 2026 году работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. В этом случае ЭТК заводится автоматически с первого дня работы.
Для тех, у кого уже есть бумажная книжка
Если вы хотите сменить бумажный формат на электронный, процедура выглядит следующим образом:
- Подача заявления: Работник пишет заявление о переходе на ЭТК на имя работодателя.
- Оформление записей: Работодатель делает в бумажной книжке запись о приеме на работу (если это актуально) и специальную отметку о переходе на электронный формат.
- Хранение: Бумажная книжка остается на руках у работника.
Как пользоваться ЭТК: где посмотреть сведения и получить выписку
Поскольку физически «книжки» как документа у вас нет, взаимодействие с ней происходит через получение выписок.
Способы получения сведений:
- Портал «Госуслуги»: Самый быстрый способ. В разделе «Справки и выписки» необходимо выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ в формате PDF с электронной печатью приходит в личный кабинет за несколько минут.
- Личный кабинет СФР: Аналогично Госуслугам, данные доступны в личном кабинете Социального фонда.
- МФЦ: Можно обратиться в ближайший многофункциональный центр с паспортом и СНИЛС.
- От работодателя: Вы имеете право запросить выписку из ЭТК у своего текущего работодателя.
Инструкция для работодателя: как вести ЭТК
Для организации работа с ЭТК подразумевает строгий учет и своевременную отчетность.
Организация процесса
Руководитель организации должен назначить ответственного сотрудника (обычно это кадровик или бухгалтер), который будет:
- Вести электронные трудовые книжки сотрудников.
- Подавать отчетность в СФР по форме ЕФС-1.
Важно: Обязанности по ведению ЭТК и подаче отчетов должны быть официально зафиксированы в должностных инструкциях или локальных нормативных актах компании.
Порядок действий при кадровых изменениях
Любое событие в трудовой жизни сотрудника (прием, перевод, увольнение) должно быть отражено в системе. Работодатель подает сведения в СФР через специализированное ПО (например, Контур.Экстерн или аналогичные системы), используя форму ЕФС-1 в установленные законом сроки.
Преимущества и особенности ЭТК
Основные плюсы:
- Безопасность: Данные хранятся в защищенном государственном реестре.
- Скорость: Получение выписки занимает несколько минут, не нужно ждать ответа от отдела кадров.
- Прозрачность: Работник всегда видит актуальный статус своего стажа.
Особенности:
При переходе на ЭТК бумажная книжка не аннулируется, она просто перестает заполняться. Все записи, сделанные в ней до момента перехода, остаются законным подтверждением вашего стажа.
Резюме
Электронная трудовая книжка в 2026 году — это стандарт современного рынка труда. Для работника это означает удобство доступа к данным через Госуслуги, а для работодателя — переход на автоматизированную отчетность через форму ЕФС-1 в СФР.