С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек, а в Украине реформа трудовых книжек также вступает в финальную фазу. Ниже подробно описано, как оформить переход на ЭТК, какие документы понадобятся и какие нюансы следует учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде (в России) или в соответствующем государственном реестре (в Украине). В ней отражаются:
- личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- сведения о приёме, переводах, увольнениях;
- информация о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
- периоды работы, необходимые для подтверждения стажа и расчёта пенсии.
С помощью ЭТК можно подтвердить опыт работы, стаж для пенсии и социальных выплат. При утере или повреждении бумажного документа электронная версия остаётся надёжным источником информации.
Право выбора формата трудовой книжки
Согласно ч; 3 ст. 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ (и аналогичным нормативным актам Украины):
- работник может оставить бумажную трудовую книжку;
- в любой момент он имеет право подать письменное заявление о переходе на электронную форму;
- работодатель обязан выдать бумажный документ на руки в течение 3 дней со дня подачи такого заявления;
- одновременное ведение бумажного и электронного вариантов допустимо, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Когда необходимо подавать заявление?
Заявление о переходе на ЭТК требуется в следующих случаях:
- Желание перейти с бумажного формата на электронный (даже если ранее выбирался бумажный вариант).
- Получение от работодателя сведений из ЭТК (форма СТД‑Р) – например, для подтверждения стажа при приёме на новую работу или оформления пенсии.
- Исправление неточных сведений, уже внесённых в электронную трудовую книжку.
- Получение бумажного дубликата ЭТК (по запросу работника).
Как подать заявление через портал «Госуслуги» (Россия)
Одной из самых удобных услуг является подача заявления на электронную трудовую книжку через Единый портал государственных и муниципальных услуг.
Пошаговая инструкция
- Авторизация на портале gosuslugi.ru с использованием логина и пароля (или через ЕСИА).
- В разделе «Услуги» выбрать category «Труд и занятость» → «Электронная трудовая книжка».
- Нажать кнопку «Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
- Заполнить форму:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС;
- данные текущего места работы (название организации, ИНН, адрес);
- выбор действия: «Перейти на ЭТК» или «Получить сведения из ЭТК (СТД‑Р)»;
- при необходимости – приложить скан паспорта и трудовой книжки (если требуеться подтверждение данных).
- Проверить введённые данные и подтвердить отправку заявления.
- Получить электронное уведомление о принятии заявления в личном кабинете.
- Работодатель в течение 3 рабочих дней обязан:
- выдать бумажный дубликат трудовой книжки (если заявление касалось возврата к бумажному формату);
- внести запись о переходе на ЭТК в свою внутреннюю систему и передать данные в Социальный фонд.
После обработки заявления в личном кабинете появится статус «Заявление рассмотрено». При необходимости можно скачать подтверждающий документ (уведомление о переходе на ЭТК).
Подача заявления в бумажном виде
Если работник предпочитает оформить переход лично, ему нужно:
- Составить письменное заявление (можно использовать образец, приведённый ниже).
- Подписать его и передать работодателю (в отделе кадров или непосредственно руководителю).
- Получить копию заявления с отметкой о принятии (рекомендуется для собственного контроля).
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
[ФИО полностью] [Дата рождения] [СНИЛС] [Адрес места жительства] [Контактный телефон] [E‑mail] [Наименование организации] [ИНН организации] [Адрес организации] Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Я, _______________________ (ФИО), работающий(ая) в должности _______________________ в организации _______________________ с «___» __________ 20__ г., прошу перевести мою трудовую книжку из бумажного формата в электронный вид с «___» __________ 20__ г. Приложение: - копия паспорта (страница с ФИО и регистрацией); - копия СНИЛС; - копия текущей бумажной трудовой книжки (при наличии). Дата _____________________ Подпись _____________________
После получения заявления работодатель обязан в течение трёх дней выдать сотруднику бумажный дубликат текущей трудовой книжки (если он ранее вёл её на бумаге) и внести запись о переходе в электронный реестр.
Особенности для работников Украины
В Украине процесс аналогичен, но есть свои нюансы:
- С 10 июня 2021 г. вступил в силу закон о электронных трудовых книжках; с 1 января 2026 г. завершается переходный период.
- Заявление подаётся в письменной форме работодателю по основному месту работы.
- Получить сведения из ЭТК (форма СТД‑Р) можно через личный кабинет на портале «Дия» или через Пенсионный фонд Украины.
- В связи с военными действиями многие граждане теряют документы; электронная трудовая книжка позволяет восстановить трудовой стаж без необходимости предоставления бумажных копий.
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче бумажного дубликата?
Согласно законодательству, отказ является нарушением прав работника. В таком случае рекомендуется:
- Собрать доказательства подачи заявления (копия заявления с отметкой о получении, скриншот личного кабинета на портале Госуслуг/Дия).
- Обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в прокуратуру.
- При необходимости подать иск в суд о восстановлении violated прав и компенсации морального вреда.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Быстрый доступ к данным из любого места с интернет‑подключением.
- Снижение риска потери или повреждения документа.
- Упрощённая процедура подтверждения стажа при приёме на работу, оформлении пенсии и получении социальных выплат.
- Возможность оперативного внесения изменений и исправления ошибок без необходимости переоформления всей книжки.
Переход на электронную трудовую книжку – это простой и удобный способ обеспечить надёжное хранение информации о трудовой деятельности. Независимо от того, выбираете ли вы подачу заявления через портал «Госуслуги» (Россия) или «Дия» (Украина), либо оформляете его в бумажном виде, важно соблюсти установленные сроки и правильно оформить документы. Следуя представленной инструкции, вы сможете без лишних хлопот перейти на ЭТК, получить необходимые справки и защитить свои трудовые права.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года.