С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). К 2026 году переходный период завершён‚ и все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Однако бумажная трудовая книжка остаётся действительной для тех‚ кто не подал заявление об отказе от неё. Поэтому работодателю важно уметь определить‚ какая форма трудовой книжки используется у конкретного работника — это влияет на порядок ведения кадровой документации‚ оформления увольнения и подачи данных в Пенсионный фонд РФ (ПФР).

Почему важно знать‚ есть ли у работника электронная трудовая книжка?

От этого зависит:

• Какие документы требовать при приёме на работу;
• Как подавать сведения в ПФР — в электронном виде или в бумажном;
• Как оформлять увольнение — выдавать бумажную книжку или формировать выписку ЭТК;
• Какие права и обязанности возникают у работодателя и сотрудника.

Важно! Если работник не заявил о своём выборе‚ работодатель обязан вести и бумажную‚ и электронную трудовую книжку одновременно. Это значит‚ что даже при наличии ЭТК‚ бумажная книжка не может быть уничтожена или игнорирована — она остаётся юридически значимым документом.

Как определить‚ есть ли у работника электронная трудовая книжка?

Проверьте документы‚ предоставляемые при приёме на работу

При приёме на работу работник может предоставить:

• Бумажную трудовую книжку, если она есть и в ней есть записи‚ это не значит‚ что ЭТК отсутствует. Но если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки‚ то ЭТК у него может быть‚ но бумажная остаётся основной.
• Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки — это ключевой документ. Если работник предоставил такое заявление‚ значит‚ он выбрал электронный формат. В этом случае бумажная книжка выдаётся ему на руки (с последней записью на момент перехода)‚ а все дальнейшие записи ведутся только в ЭТК.
• Выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) — если работник предоставил эту выписку‚ выданную работодателем‚ ПФР или Госуслугами‚ это однозначно подтверждает наличие ЭТК.

Проверьте наличие отметки в бумажной трудовой книжке

Если работник предоставил бумажную трудовую книжку‚ внимательно осмотрите её:

• В разделе «Сведения о работе» или на последней странице должна быть запись о переходе на электронный формат. Она оформляется в соответствии с приказом Минтруда и содержит:
• Дата подачи заявления;
• Наименование работодателя;
• Подпись работника и печать организации (если требуется).
• Также может быть штамп: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в соответствии с заявлением работника».

Если такой записи нет — работник не отказался от бумажной книжки‚ и ЭТК у него может быть‚ но она не является основной.

Запросите сведения через Госуслуги или ПФР (с согласия работника)

Работник может самостоятельно проверить наличие ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или на сайте Пенсионного фонда. Если он видит там сведения о трудовой деятельности‚ значит‚ ЭТК у него есть.

Работодатель не имеет права запрашивать эти данные без согласия работника. Однако вы можете:

• Попросить работника показать вам выписку из ЭТК (например‚ распечатку или скриншот из личного кабинета);
• Предложить работнику подать заявление на получение выписки СТД-Р — тогда вы получите официальный документ с данными о его стаже.

Уточните у работника напрямую

Простой и надёжный способ — задать вопрос:

«Вы подавали заявление об отказе от бумажной трудовой книжки?»

Если работник отвечает «да» — у него ЭТК. Если «нет» — бумажная книжка остаётся основной‚ даже если он имеет доступ к ЭТК.

Проверьте‚ есть ли у работника выписка СТД-Р

Форма СТД-Р — это официальный документ‚ который выдаётся:

• Работодателем по запросу работника;
• В МФЦ;
• На портале Госуслуг;
• В территориальном органе ПФР.

Этот документ содержит:

• Наименование работодателей;
• Периоды работы;
• Должности;
• Основания приёма и увольнения.

Если работник предоставил СТД-Р — это прямое подтверждение наличия ЭТК. Обратите внимание: в выписке СТД-Р не содержатся сведения о трудовой деятельности до 1 января 2020 года, они берутся только из бумажной книжки.

Что делать‚ если работник не предоставил ни бумажную книжку‚ ни заявление?

Если при приёме на работу работник не предоставил ни бумажной трудовой книжки‚ ни заявления об отказе от неё — это означает‚ что:

• Он не подавал заявление на переход на ЭТК;
• Он не имеет бумажной книжки (например‚ утерял или никогда не получал).

В этом случае работодатель обязан:

1. Оформить новую бумажную трудовую книжку по правилам (с указанием причины отсутствия — «впервые трудоустраивается»);
2. Одновременно начать вести электронную трудовую книжку — так как по закону с 2026 года все работодатели обязаны подавать сведения в ПФР в электронном виде‚ независимо от выбора работника.

При этом работник может в любой момент подать заявление об отказе от бумажной книжки — тогда все последующие записи будут только в ЭТК‚ а бумажная книжка выдаётся ему на руки с пометкой о переходе.

Какие ошибки допускают работодатели?

• Игнорируют бумажную книжку‚ если работник «сказал‚ что у него ЭТК» — без заявления об отказе это недопустимо.
• Не запрашивают заявление при приёме — и ведут только ЭТК‚ нарушая закон.
• Считают‚ что ЭТК имеет номер или серию, это неверно. Электронная трудовая книжка идентифицируется по ИНН и СНИЛС работника‚ а не по номеру.
• Не информируют работников о праве выбора — работодатель обязан разъяснить‚ что у сотрудника есть право на выбор формата.

Как правильно оформить переход на ЭТК?

Если работник хочет перейти на электронный формат‚ он должен:

1. Написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в произвольной форме (можно использовать образец от ПФР);
2. Предоставить его работодателю;
3. Работодатель выдаёт ему бумажную книжку с последней записью и делает в ней отметку: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде»;
4. С этого момента все новые записи вносятся только в ЭТК.

Заявление можно подать в любое время — даже после приёма на работу.

Где можно проверить наличие ЭТК у работника?

Работник может проверить свою ЭТК самостоятельно через:

• Портал Госуслуг — в личном кабинете раздел «Трудовая книжка»;
• Сайт Пенсионного фонда РФ — через личный кабинет на es.pfrf.ru;
• МФЦ — по запросу с паспортом и СНИЛС;
• У работодателя, по письменному заявлению (форма СТД-Р).

Работодатель не может запрашивать эти данные без согласия работника — это нарушение закона о персональных данных (ФЗ-152).

Чтобы точно определить‚ есть ли у работника электронная трудовая книжка‚ используйте этот чек-лист:

1. Проверьте‚ предоставил ли работник бумажную трудовую книжку? — Если да‚ ищите отметку о переходе на ЭТК.
2. Есть ли у работника заявление об отказе от бумажной книжки?, Если да — ЭТК активна.
3. Предоставил ли работник выписку СТД-Р? — Если да — ЭТК существует.
4. Сообщал ли работник‚ что он подавал заявление на ЭТК? — Уточните устно и попросите подтверждение.
5. Если документов нет, оформите бумажную книжку и начните вести ЭТК. — Это требование закона с 2026 года.

Важно помнить:

• Электронная трудовая книжка не имеет номера или серии.
• Сведения до 2020 года — только в бумажной книжке.
• Работник имеет право менять выбор в любое время.
• Работодатель обязан вести ЭТК для всех‚ независимо от выбора работника.

Правильное определение формата трудовой книжки — залог соблюдения трудового законодательства‚ минимизации рисков проверок и обеспечения прозрачности учёта трудового стажа сотрудника. Не игнорируйте этот вопрос — даже одна ошибка может привести к штрафам и спорам с ПФР.

Совет: Всегда фиксируйте выбор работника в письменном виде — заявление об отказе от бумажной книжки храните в личном деле сотрудника как важнейший кадровый документ.