С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс был введен в рамках федерального закона № 439-ФЗ и продолжается до завершения переходного периода, 1 января 2026 года. В этот день официально завершается обязательное ведение бумажных трудовых книжек, и все сведения о трудовой деятельности работников будут храниться исключительно в электронном виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР).

Когда именно можно забрать бумажную трудовую книжку?

Если вы решили перейти на электронную трудовую книжку, вы имеете полное право на получение своей бумажной трудовой книжки на руки. Работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после получения вашего письменного заявления о переходе на ЭТК.

Как правильно подать заявление?

• Заявление подаётся в письменной форме — лично, через секретариат, по почте или в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность и вы используете электронную подпись).
• В заявлении необходимо указать: ФИО, должность, номер СНИЛС, дату подачи и четкую формулировку: «Прошу перевести мою трудовую деятельность на ведение электронной трудовой книжки».
• Работодатель обязан зарегистрировать заявление, проставить дату и подпись, а также выдать вам уведомление о принятии заявления.

Что происходит после подачи заявления?

1. В течение 3 рабочих дней работодатель выдает вам бумажную трудовую книжку на руки.
2. В последнюю запись в бумажной книжке вносится информация: «Сведения о трудовой деятельности работника переданы в органы Пенсионного фонда Российской Федерации в виде электронной трудовой книжки» с указанием даты и подписью ответственного лица;
3. С этого момента все последующие трудовые действия (прием на работу, переводы, увольнения) будут фиксироваться только в электронном виде в системе ПФР.
4. Бумажная трудовая книжка больше не заполняется, но остается у вас как документ, подтверждающий трудовой стаж до даты перехода.

Что делать, если трудовая книжка хранится у работодателя?

Если ваша бумажная трудовая книжка находится на хранении у работодателя (например, вы не забрали её после увольнения или работаете по срочному договору), то при подаче заявления о переходе на ЭТК работодатель обязан:

• Выдать книжку вам лично в течение 3 рабочих дней;
• Или, если вы не можете забрать её лично, направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Важно! Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку после получения заявления о переходе на ЭТК, это нарушение трудового законодательства (ст. 22, 66 ТК РФ).

Можно ли вернуться к бумажной книжке?

Да, если вы передумали, вы можете подать новое заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. В этом случае работодатель обязан:

• Выдать вам бумажную книжку (если она у вас уже есть);
• Или оформить новую бумажную трудовую книжку, если вы её потеряли или у вас её не было;
• Внести в неё все сведения, которые уже есть в ЭТК, на основании выписки из ПФР.

Выписка из электронной трудовой книжки может быть получена:

• Через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги;
• В офисе Пенсионного фонда;
• У текущего или бывшего работодателя — он обязан предоставить вам выписку в течение 3 рабочих дней по вашему запросу.

Что делать, если вы увольняетесь в момент перехода?

Если вы подали заявление о переходе на ЭТК и одновременно увольняетесь, работодатель обязан:

• Выдать вам бумажную трудовую книжку с последней записью о переходе на ЭТК;
• Оформить увольнение в электронном виде — сведения об увольнении будут автоматически переданы в ПФР;
• Предоставить вам на руки выписку из ЭТК (если вы попросите), чтобы подтвердить стаж при трудоустройстве на новом месте.

Что будет после 1 января 2026 года?

С 1 января 2026 года:

• Все новые работники будут трудоустраиваться только с электронной трудовой книжкой.
• Бумажные трудовые книжки не будут оформляться вновь — если у вас её нет, её не дадут.
• Работодатели обязаны вести все кадровые записи только в электронном виде.
• Бумажные книжки, которые уже есть у работников, остаются у них как исторический документ — они не уничтожаются и не изымаются.

Почему важно сохранить бумажную книжку?

Даже после перехода на ЭТК, бумажная трудовая книжка остаётся важным документом, потому что:

• Она подтверждает ваш трудовой стаж до даты перехода — это критично для расчета пенсии;
• В некоторых случаях (например, при оформлении загранпаспорта, льгот, кредитов) могут требовать бумажный документ;
• Электронная система может временно давать сбои — бумажная книжка служит резервным подтверждением.

Ключевой момент: вы можете забрать свою бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Это ваше законное право, и работодатель обязан его соблюсти.

Рекомендации:

1. Подайте заявление о переходе на ЭТК заранее — не ждите последнего дня.
2. Получите бумажную книжку лично и проверьте, что в неё внесена корректная запись о переходе.
3. Сохраняйте бумажную книжку до конца жизни — она может понадобиться для подтверждения стажа при оформлении пенсии или льгот.
4. Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги — убедитесь, что все записи внесены правильно.

Переход на электронную трудовую книжку — это удобно, безопасно и современно. Но бумажная книжка — это ваша история труда, и она заслуживает бережного хранения.