Трудовая книжка – один из ключевых документов в трудовых отношениях. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что трудовой стаж теперь можно вести как в традиционной бумажной форме‚ так и в цифровом формате‚ а также одновременно использовать оба варианта.

Краткая история перехода

• С 1 января 2021 года все новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
• С 1 января 2026 года завершается переходный период: работникам предоставляется возможность выбрать окончательный формат ведения трудовой книжки.

Кому необходимо перейти на электронную трудовую книжку?

В соответствии с законодательством‚ переход на ЭТК обязателен для:

• Новых сотрудников‚ которые впервые оформляют трудовую книжку.
• Тех‚ кто ранее отказался от бумажной книжки и не подал заявление об отказе от электронного варианта.
• Организаций‚ работающих в рамках обязательного цифрового учета трудового стажа (например‚ государственные учреждения‚ крупные корпорации).

Варианты ведения трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Традиционный формат‚ в котором записи о трудовой деятельности сохраняются в бумажном виде. Он остается обязательным для:

• Сотрудников‚ которые до 31 декабря 2020 года работали в бумажной форме и не перешли на электронный формат.
• Тех‚ кто подал заявление об отказе от электронной трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровой формат‚ доступный через портал «Мой персональный кабинет» и мобильные приложения. Основные преимущества:

• Мгновенный доступ к данным о стаже.
• Упрощение процесса оформления трудовых документов.
• Снижение риска потери или повреждения бумажных записей.

Одновременное ведение обоих вариантов

Если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ ему предоставляется право на одновременное ведение записей в бумажном и электронном виде. В таком случае:

• Все изменения в трудовом стаже фиксируются в обеих формах.
• При увольнении работник получает форму СТД‑Р (форма для подтверждения трудового стажа).

Процесс перехода на ЭТК

1. Регистрация в системе – сотрудник регистрируется в портале «Мой персональный кабинет».
2. Выбор формата – в настройках указывается предпочтительный формат (бумажный‚ электронный или оба).
3. Подтверждение работодателем – работодатель подтверждает согласие на ведение ЭТК.
4. Внесение записей – все будущие изменения в трудовом стаже автоматически отражаются в выбранном формате.

Важные нюансы и рекомендации

• Если вы не уверены‚ какой формат выбрать‚ рекомендуется обсудить это с работодателем и HR‑отделом.
• При отказе от бумажной трудовой книжки необходимо подать письменное заявление в отдел кадров.
• Для тех‚ кто уже имеет бумажную книжку‚ но хочет перейти на ЭТК‚ необходимо получить согласие работодателя и оформить переход в системе.
• При увольнении работник получает форму СТД‑Р‚ подтверждающую стаж‚ независимо от выбранного формата.

Текущие изменения в законодательстве

В 2023 году в некоторых регионах‚ например‚ в Москве‚ были внесены поправки‚ предусматривающие обязательное оформление трудовых книжек на новых бланках‚ соответствующих цифровому формату. Это означает‚ что даже при сохранении бумажной версии‚ она должна быть совместима с электронным учётом.

Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к более прозрачному и эффективному учёту трудового стажа. Однако бумажный формат остаётся актуальным и доступным для тех‚ кто предпочитает традиционный подход. Важно помнить‚ что выбор формата должен быть сделан до конца 2026 года‚ после чего все записи будут вести исключительно в выбранном виде.

Если у вас возникли вопросы о процессе перехода‚ форме оформления или правах на отказ от бумажной трудовой книжки – обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в региональный центр по трудовым вопросам.