С 1 января 2021 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭТК). При приёме на работу сотрудник может сразу подать заявление о выборе электронного формата ведения трудовой книжки. Ниже представлен подробный разбор процедуры, нормативной базы и готовый образец заявления, который можно использовать в практике кадрового отдела.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Письмо Минтруда России 14‑2/В‑150 от о формулировке записи в трудовой книжке при переходе на ЭТК.

Когда подавать заявление?

Согласно ч. 5 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ, работник может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любой момент трудовой деятельности, включая день приёма на работу. Если сотрудник ранее выбрал бумажный формат, он вправе подать новое заявление о переходе на ЭТК и получить свою бумажную трудовую книжку на руки (ч. 3 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ).

Как оформить заявление?

Заявление составляется в письменной форме и может быть подано:

• вручную на бумажном носителе;
• в электронном виде (например, через корпоративный портал или систему 1С:Зарплата и управление персоналом).

В заявлении должны быть указаны следующие реквизиты:

1. Наименование организации (полное и сокращённое).
2. Дата подачи заявления;
3. ФИО сотрудника полностью.
4. Должность, на которую принимается работник (или текущая должность, если заявление подаётся после приёма).
5. ИНН и СНИЛС сотрудника (по желанию, для удобства идентификации).
6. Чёткое указание выбора формы ведения трудовой книжки: «Электронная трудовая книжка» (или «Электронный формат ведения трудовой книжки»).
7. Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон, который можно скопировать в документ Word или заполнить непосредственно в системе 1С.

ЗАЯВЛЕНИЕ

о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ
(о переходе и ведении трудовой книжки в электронном виде)

Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) «__» __________ 20__ г.,
паспорт серии ___ № ____________, выданный ___________________,
ИНН ____________, СНИЛС ____________,

проживающий(ась) по адресу: _____________________________________________,

работаю(устраиваюсь) в организации «Полное наименование организации»
(ИНН ____________, КПП ____________),

на должность ____________________ с «__» __________ 20__ г.

Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде
и вести мою трудовую книжку в электронном формате (ЭТК) в соответствии со

ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом № 439‑ФЗ
«О трудовой книжке».

Дата подачи заявления: «__» __________ 20__ г.

Подпись ___________________ / Фамилия И.О. /

После получения заявления кадровая служба:

1. Регистрирует заявление в журнале incoming documents.
2. Вносит запись в трудовую книжку работника (если она ведётся на бумажном носителе) о подаче заявления на ЭТК.
3. Выдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки (если ранее она не была выдана) с отметкой о переходе на электронный формат.
4. Начинает ведение сведений о трудовой деятельности в системе кадрового учёта (например, в 1С:Зарплата и управление персоналом) в электронном виде;

Что записать в трудовой книжке при переходе на ЭТК?

Согласно Письму Минтруда России 14‑2/В‑150 от , перед выдачей трудовой книжки работнику делается запись следующего содержания:

«В соответствии с заявлением работника от «__» __________ 20__ г. о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ трудовая книжка ведётся в электронном виде.»

Эта запись помещается в разделе «Сведения о работе» после последней записи о приёме на работу (или после записи о переводе, если таковая имеется).

Особенности заполнения ЭТК при приёме на работу

Когда гражданин подписывает трудовой договор и принимается на работу, кадровая служба должна:

• Внести в раздел «Сведения о работе» запись о приёме на работу (дата, должность, подразделение).
• Если сотрудник выбрал ЭТК – добавить запись о подаче заявления на электронный формат (см. выше).
• При последующих кадровых перестановках (перевод, повышение, увольнение) вносить соответствующие записи в электронную трудовую книжку через систему кадрового учёта.

Полезные ссылки и ресурсы

• КонсультантПлюс: образец заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (формат Word).
• Система 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 – документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Официальный сайт Минтруда России – раздел «Электронная трудовая книжка».
• ГАРАНТ.РУ – комментарии к ст. 66.1 ТК РФ и разъяснения по порядку перехода на ЭТК.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку при приёме на работу – простой, но обязательный документ, который фиксирует выбор сотрудника в пользу современного формата ведения трудовой книжки. Правильное оформление заявления, своевременное внесение записи в трудовую книжку и последующее ведение сведений в электронном виде позволяют соблюсти требования законодательства и обеспечить прозрачность кадрового учёта.

Используйте представленный выше образец, адаптируя его под конкретную организацию и ситуацию, и вы сможете без ошибок оформить переход на ЭТК уже в первый день работы нового сотрудника.