С 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — современный, безопасный и удобный формат учета трудового стажа. К 2026 году этот процесс полностью завершен, и все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности своих сотрудников исключительно в электронном виде в соответствии с статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом № 439-ФЗ от .
Если вы еще не перешли на электронную трудовую книжку, пора это сделать. Не только потому, что это закон, но и потому, что ЭТК выгодна и для работника, и для работодателя. Ниже — подробное руководство, почему и как правильно перейти на ЭТК, какие документы нужны, как оформить запись и где посмотреть информацию.
Почему именно электронная трудовая книжка?
- Надежность, данные хранятся в защищенной системе Пенсионного фонда РФ и не могут быть утеряны, повреждены или подделаны.
- Доступность — сотрудник может в любое время получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.
- Удобство — при смене работы не нужно передавать бумажную книжку, все данные передаются автоматически.
- Экономия — работодатель экономит на бумаге, хранении, оформлении и учете бумажных документов.
- Юридическая обязательность — с 2022 года ведение бумажных трудовых книжек стало исключением, а не правилом.
Кто обязан переходить на ЭТК?
Все работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели — обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде, независимо от формы собственности, численности персонала и отрасли.
Исключение: если сотрудник подал заявление об отказе от ЭТК и хочет продолжать получать сведения только в бумажной форме. Но даже в этом случае работодатель обязан вести электронный учет — а бумажную книжку просто сохранять как архивный документ.
Как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку?
Процесс перехода состоит из трех этапов:
Этап 1: Получить заявление от сотрудника
Сотрудник должен добровольно подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления не утверждена законом, поэтому можно использовать:
- Свободную форму (с указанием ФИО, должности, номера трудовой книжки, даты и подписи);
- Утвержденную внутреннюю форму организации (рекомендуется для единообразия).
Образец заявления:
Заявление
Я, [ФИО полностью], [должность], [табельный номер], прошу перевести ведение моих сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ. Бумажную трудовую книжку прошу оставить у меня на руках.Подпись: ______________
ФИО: ______________
Этап 2: Внести запись в бумажную трудовую книжку
Согласно пунктам 2 и 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ, работодатель обязан сделать в бумажной трудовой книжке сотрудника следующую запись:
«Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ;»
Важно:
- Запись делается на свободном месте в разделе «Сведения о работе»;
- Запись должна быть оформлена в соответствии с правилами ведения трудовых книжек (четко, без помарок, с указанием даты и подписью ответственного лица);
- Запись заверяется печатью организации (если она используется) и подписью руководителя или уполномоченного лица (например, кадровика).
Этап 3: Отправить данные в Пенсионный фонд
После получения заявления и внесения записи работодатель обязан направить в ПФР сведения о переходе сотрудника на ЭТК через форму ЕФС-1 (подраздел 1.1).
Это можно сделать:
- В электронном виде через Кабинет страхователя на сайте ПФР;
- Через специализированные программы, например, 1С:Зарплата и управление персоналом — в разделе «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → создать документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»;
- Через сервисы электронного документооборота (например, «Е-Офис 24», «Контур.Экстерн» и др.).
Срок подачи: не позднее 15 календарных дней с даты получения заявления от работника.
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?
Если сотрудник выбрал ЭТК, бумажная трудовая книжка:
- не уничтожается — она остается у работника;
- не заполняется дальше — новые записи о приеме, увольнении, переводе и т.д. вносятся только в электронный реестр ПФР;
- хранится как архивный документ — работодатель обязан хранить ее в течение 50 лет (в соответствии с требованиями к архивным документам).
Если сотрудник увольняется, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку с последней записью и выписку из ЭТК (на бумажном носителе или в электронном виде по его выбору).
Как сотрудник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить доступ к своим данным через:
- Портал Госуслуги — войти в личный кабинет → «Пенсионные накопления» → «Электронная трудовая книжка».
- Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) — через ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации).
- МФЦ — можно заказать выписку в бумажном виде.
- Почтовое уведомление — если сотрудник подал заявление на получение выписки по почте.
Выписка содержит:
- Все места работы с датами;
- Должности;
- Основания приема и увольнения;
- Награды и поощрения (если указаны в трудовом договоре).
Что будет, если не перейти на ЭТК?
Работодатель, который не ведет электронный учет трудовой деятельности, нарушает закон. Последствия:
- Штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Риск при проверке ПФР — отсутствие данных о стаже может привести к перерасчету пенсий сотрудников и претензиям от ПФР;
- Проблемы при увольнении — если не переданы сведения в ПФР, сотрудник не сможет получить полную выписку из ЭТК, что нарушает его права.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Нет. Если сотрудник перешел на ЭТК, он не может требовать возврата к бумажной форме. Но он может запросить выписку из ЭТК в бумажном виде — она будет иметь юридическую силу.
Что делать, если сотрудник не подал заявление?
Если сотрудник не подал заявление об отказе от ЭТК, работодатель обязан вести его трудовую деятельность в электронном виде. Бумажную книжку продолжать заполнять нельзя — только сохранять как архив. Новые записи вносятся только в ЭТК.
Нужно ли переоформлять трудовые книжки всех сотрудников?
Нет. Переоформлять не нужно. Достаточно сделать одну запись в существующей бумажной книжке о переходе на ЭТК и отправить данные в ПФР.
Как быть с работниками, у которых нет бумажной трудовой книжки?
Если сотрудник впервые устраивается на работу — работодатель обязан создать ему электронную трудовую книжку сразу при приеме на работу. Бумажная книжка не выдается.
Электронная трудовая книжка — это не модный тренд, а логичный шаг в цифровизацию кадрового учета. Она защищает права работников, упрощает работу кадровых служб, снижает риски ошибок и потерь данных, а также соответствует современным стандартам управления персоналом.
Ваша задача как работодателя — не просто выполнить закон, а сделать этот переход максимально комфортным для сотрудников. Объясните им преимущества ЭТК, помогите подать заявление, проверьте, что запись сделана правильно, и отправьте данные в ПФР в срок.
Помните: электронная трудовая книжка, это не замена бумажной, а ее эволюция. Она сохраняет всю историю трудовой деятельности, но делает ее доступной, надежной и современной.
Если вы еще не начали переход — начните сегодня. Ваша кадровая служба, ваши сотрудники и Пенсионный фонд будут вам благодарны.