С 1 января 2020 года в России обязательным стал ведение трудовых книжек в электронном виде. Это изменение затронуло все организации, независимо от формы собственности и численности сотрудников. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет кадровой службе правильно оформить приём на работу сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая книжка, либо оформить первую ЭТК для newly‑hired работника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР). В неё вносятся:

• личные сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• информация о приёме, переводе, увольнении;
• сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
• данные о периодах работы, необходимые для расчёта страхового стажа.

Доступ к выписке из ЭТК можно получить через портал Госуслуги или непосредственно в личном кабинете на сайте СФР.

Подготовка к приёму сотрудника с уже существующей ЭТК

Запрос выписки из электронной трудовой книжки

Перед оформлением трудового договора работодатель обязан получить актуальные сведения о трудовой деятельности кандидата. Для этого:

1. Попросите кандидата предоставить выписку из ЭТК (можно получить через Госуслуги или в МФЦ).
2. Проверьте, что выписка содержит:
• ФИО и СНИЛС;
• Последнее место работы и дату увольнения;
• Все предыдущие периоды трудовой деятельности (если они нужны для расчёта стажа).
3. Сверьте полученные данные с информацией, указанной в резюме и анкете кандидата.

Если кандидат отказывается предоставить выписку, вы можете запросить её напрямую в СФР, предоставив письменное согласие сотрудника на обработку его персональных данных (форма согласия утверждена Приказом Минтруда России № 524н от ).

Оформление трудового договора

Трудовой договор оформляется в обычном письменном виде. В нём необходимо указать:

• ФИО сотрудника (как в паспорте и СНИЛС);
• Дата рождения;
• СНИЛС (обязательно для формирования отчётов в СФР);
• Указание, что трудовая книжка ведётся в электронном виде (можно добавить примечание: «Трудовая книжка ведётся в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 27‑ФЗ»).

Важно: при приёме на работу сотрудника, у которого уже есть ЭТК, не требуется выдавать бумажную трудовую книжку. Достаточно оформить электронную запись о приёме.

Оформление первой электронной трудовой книжки для newly‑hired сотрудника

Если сотрудник впервые устраивается на работу и у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель обязан инициировать создание ЭТК.

Шаги работодателя

1. Получите от сотрудника письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде (образец заявления можно скачать с портала Госуслуг).
2. Заполните форму СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) и отправьте её в СФР через личный кабинет работодателя или через систему «Контур.Экстерн», «СБИС» и аналогичные сервисы.
3. После принятия формы СЗВ‑ТД СФР формирует электронную трудовую книжку и присваивает ей уникальный номер.
4. Сообщите сотруднику номер его ЭТК и предоставьте инструкцию, как получить выписку через Госуслуги или личный кабинет СФР.

Обратите внимание: если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку, её необходимо сдать в архив организации, а данные из неё перенести в электронную форму (это делается при первом оформлении ЭТК).

Что указывается в первой записи ЭТК

Первая запись в электронной трудовой книжке содержит:

• Дата приёма на работу;
• Наименование организации, её ИНН и КПП;
• Должность, структурное подразделение;
• Вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• Условия оплаты труда (оклад, ставка, система оплаты).

Запись заверяется электронной подписью уполномоченного сотрудника кадровой службы (или руководителя) и направляется в СФР.

Ведение и обновление электронной трудовой книжки

После приёма сотрудника все последующие кадровые события (перевод, повышение, увольнение, награждение, дисциплинарное взыскание) отражаются в ЭТК путем подачи формы СЗВ‑ТД.

Перевод сотрудника

• Заполняется форма СЗВ‑ТД с указанием вида изменения «Перевод»;
• Указываются новая должность, подразделение, дата перевода;
• Форма подписывается ЭЦП и отправляется в СФР.

Увольнение сотрудника

• В день увольнения (или не позднее трёх рабочих дней по запросу работника) формируется справка по форме СТД‑Р;
• Справка подписывается уполномоченным сотрудником ПФР/СФР с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• Сотрудник получает выписку из ЭТК (можно распечатать или отправить в электронном виде).

Важно: даже после увольнения электронная трудовая книжка остаётся в системе СФР и доступна сотруднику через его личный кабинет.

Награды и дисциплинарные взыскания

Информация о наградах, благодарностях, выговорах и других взысканиях вносится в ЭТК через форму СЗВ‑ТД с соответствующим кодом события. Это позволяет сохранять полную трудовую биографию работника.

Взаимодействие с государственными сервисами

Для работы с электронными трудовыми книжками необходимо использовать следующие каналы:

• Госуслуги – получение выписки, подача заявления о переходе на ЭТК, проверка статуса сведений;
• Личный кабинет Социального фонда России (СФР) – отправка форм СЗВ‑ТД, получение уведомлений о принятии документов;
• Контур.Экстерн, СБИС, 1С:ЭДО и другие ЭДО‑системы – автоматизированная подготовка и отправка форм в СФР.

Все операции с ЭТК должны быть подтверждены электронной подписью работника или работодателя, соответствующей требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказатся от электронной трудовой книжки?

Сотрудник имеет право оставить бумажную трудовую книжку, если он не подаст заявление о переходе на электронный формат. В этом случае работодатель ведёт оба вида книжек одновременно.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да. При переходе на электронный формат бумажная книжка остаётся