С 1 января 2020 г. в России действует Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (поправки к ТК РФ). Он предусматривает введение электронных трудовых книжек (ЭТК) и обязует работодателей вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. В 2026 г. завершился переходный период, после которого все новые записи в трудовой книжке делаются только в электронном формате.
Что такое электронная трудовая книжка?
- Электронный документ, содержащий все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, стаж, причины увольнения и т.д.
- Ведется в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступен через портал Госуслуг и приложение «Справочник кадровика».
- Содержит цифровую подпись работника и подтверждает законность его трудового стажа.
Правовые основы оформления ЭТК
Федеральный закон от г. (п. 1) и поправки к ТК РФ (п. 10 Порядка 320н) устанавливают порядок:
- Внесение сведений о приёме на работу в электронном виде.
- Подача заявления о переходе на ЭТК.
- Проведение проверки работника при приёме.
С 1 января 2026 г. переходный период завершён, и все новые записи в трудовой книжке делаются только в электронном виде.
Как работодателю оформить ЭТК при приёме сотрудника
Подготовка документов
- Трудовой договор (с указанием отдела и должности).
- Паспорт и СНИЛС работника.
- Свидетельство о переходе на ЭТК (если работник уже имеет электронную книжку).
- Форма ЕФС‑1 (первый раздел) – заявление о приёме на работу.
- ьный лист и подразделы 1 и 1.1 первого раздела ЕФС‑1.
Заполнение графы 3 и 4 трудовой книжки
При первом приёме сотрудника в графе 3 указывается:
- Наименование отдела (если в трудовом договоре указано).
- Должность, на которую принимается сотрудник.
В графе 4 указываются реквизиты приказа о приёме на работу (номер, дата).
Подача заявления в ПФР
После оформления трудового договора работодатель:
- Заполняет форму ЕФС‑1 с подразделом 1.1.
- Отправляет её в ПФР (через портал Госуслуг или напрямую).
- ПФР создаёт электронную трудовую книжку и присваивает ей уникальный номер.
В случае, если работник уже имеет ЭТК, необходимо:
- Подтвердить переход на электронную форму (заявление о переходе).
- Внести запись о приёме в существующую ЭТК.
Проверка работника
При приёме работника с заявлением о переходе на ЭТК необходимо:
- Проверить наличие цифровой подписи.
- Убедиться, что в ПФР уже есть запись о приёме.
- Внести запись о приёме в электронную форму (если она ещё не внесена).
Как работник может подтвердить наличие ЭТК
- Показать электронный документ через приложение «Госуслуги».
- Предоставить печатную копию выписки из ЭТК (если требуется).
- Указать номер ЭТК и дату последнего обновления.
Практические советы работодателю
- Убедитесь, что все данные в трудовом договоре и в заявлении совпадают.
- Проверьте, что в ПФР нет ошибок в записи о приёме.
- Сохраняйте копии всех электронных документов в системе управления персоналом.
- Обучайте сотрудников работе с цифровыми сервисами (подпись, Госуслуги).
- При необходимости – используйте сервисы «Справочник кадровика» для проверки стажа.
Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК
Выписку можно получить через:
- Портал Госуслуг – раздел «Трудовая книжка».
- Приложение «Справочник кадровика».
- Через ПФР по запросу работодателя.
Запрос можно оформить в любой рабочий день после оформления трудового договора.
Оформление электронной трудовой книжки при приёме на работу – это не просто формальность, а важный элемент цифровой трансформации кадрового учёта. Соблюдение всех требований закона, правильное заполнение форм и своевременная передача данных в ПФР гарантируют законность трудовых отношений и защищают права как работодателя, так и работника.
Если вы впервые сталкиваетесь с этим процессом, рекомендуем обратиться к образцам форм (ЕФС‑1, ьный лист) и воспользоваться сервисами госуслуг для получения справок и выписок. Удачной работы!