С 1 января 2022 года все новые сотрудники обязаны получать электронную трудовую книжку (ЭТК). Для работников, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, переход на электронный формат возможен только после подачи письменного заявления. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок оформления заявления, образец текста и типичные ошибки, которые стоит избежать.

Правовая база

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – регулирует предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от  г; (о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
• Постановление Правительства РФ от  № 1555 «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек».

Эти нормативные акты определяют, что работник имеет право самостоятельно решить, в каком виде будет вестись его трудовая книжка, но переход возможен только после подачи письменного заявления работодателю.

Когда необходимо подавать заявление

1. Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка и вы хотите перейти на электронный формат.
2. Если вы только что получили бумажную книжку, но предпочитаете ЭТК.
3. Если вы ранее отказывались от ЭТК, а теперь решили изменить своё решение.

После подачи заявления работодатель обязан в течение трёх рабочих дней внести запись о переходе в бумажную книжку и выдать вам подтверждение (копию записи или электронный документ).

Структура заявления

Заявление должно быть оформлено в произвольной форме, но рекомендуется включать следующие обязательные элементы:

• Шапка: «Заявление».
• Наименование организации (полное официальное название) и ФИО руководителя.
• Ваши персональные данные: ФИО, должность, табельный номер (если есть).
• Точная формулировка желания перейти на электронную трудовую книжку.
• Ссылка на нормативный акт (ст. 66.1 ТК РФ, ФЗ 439‑ФЗ).
• Дата и подпись.

Пример формулировки

«Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от  г. № 439‑ФЗ) и о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде».

Образец заявления

Заявление
(на имя руководителя организации)

«___» __________ 2026 г.

Я, _______________________________
(Фамилия, имя, отчество)
должность: _______________________
таб. №: _________________________

прошу перевести мою трудовую книжку из бумажного формата в электронный
в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
(часть 2 статьи 2 Федерального закона от г. № 439‑ФЗ).

Согласен(на) получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде
через портал Госуслуг/ЭТК.

Подпись: ______________________
 

Образец можно скачать в свободном доступе на сайтах Nopaper, КонсультантПлюс или в справочниках по трудовому праву.

Пошаговый алгоритм подачи заявления

1. Подготовьте заявление – используйте образец, заполните все поля.
2. Подпишите документ – подпись должна быть оригинальной (ручной).
3. Передайте заявление в отдел кадров (лично, по внутренней почте или в электронном виде, если это допускается внутренними регламентами).
4. Работодатель в течение трёх рабочих дней вносит запись о переходе в бумажную книжку и отправляет вам подтверждение.
5. В течение 5 рабочих дней после получения подтверждения вы получаете доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или через корпоративную систему.
6. Не забудьте сохранить копию заявления и подтверждения о переходе.

Что должно быть записано в бумажной трудовой книжке

После перехода в запись в бумажной книжке вносятся следующие сведения (графа 2 – дата выдачи бумажной книжки, графа 3 – запись о переходе):

• «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (часть 2 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ) о переходе на электронную трудовую книжку».
• Дата подачи заявления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК после её получения?

Да. По желанию работника в течение 30 дней с момента получения ЭТК можно подать заявление о возврате к бумажному формату. Работодатель обязан выполнить запрос в течение 3 рабочих дней.

Нужно ли платить за перевод в электронный формат?

Нет, перевод в электронный формат является бесплатным для работника. Расходы несёт работодатель (техническая поддержка, интеграция с ПФР).

Какие документы нужны вместе со заявлением?

Обычно достаточно только самого заявления. Если у работника нет доступа к порталу Госуслуг, может потребоваться копия паспорта для подтверждения личности.

Что делать, если работодатель не вносит запись в течение 3 дней?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ работник имеет право обратиться в инспекцию по труду или в суд с требованием исполнения обязательств работодателя.

Типичные ошибки при оформлении заявления

• Отсутствие ссылки на нормативный акт – без указания статьи 66.1 ФЗ 439‑ФЗ заявление может быть отклонено.
• Неполные персональные данные – обязательно указывайте табельный номер (если есть) и текущую должность.
• Не подпись – без подписи заявление считается недействительным.
• Сроки подачи – заявление должно быть подано до начала следующего расчётного периода, иначе запись в трудовой книжке может быть отложена.

Переход на электронную трудовую книжку упрощает хранение и получение сведений о трудовой деятельности, а также ускоряет взаимодействие с Пенсионным фондом. Оформление заявления – простая процедура, если следовать рекомендациям, указанным в этой статье. Помните, что заявление должно быть подписано, содержать точную юридическую формулировку и быть подано в отдел кадров. После подачи вы получаете доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги и можете контролировать все записи о своей трудовой истории в режиме онлайн.

Дата актуализации статьи: