Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её корректное заполнение при устройстве на работу — прямая обязанность работодателя и важнейшая задача кадрового специалиста. Ошибки в записях могут привести к неправильному исчислению трудового стажа и, как следствие, к проблемам с назначением пенсии или других социальных выплат.

В 2026 году порядок работы с трудовыми книжками продолжает регулироваться Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства № 722 (об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения). Ключевым нововведением, вступившим в силу ранее, является право работника на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от .

Основные принципы заполнения в 2026 году

• Единство формы: Используется только утверждённая форма (бланк с голограммой) или электронный документ.
• Точность и полнота: Все записи должны быть сделаны без исправлений, помарок и сокращений (кроме общепринятых).
• Своевременность: Запись о приёме на работу вносится не позднее дня выдачи трудовой книжки работнику (ст. 67 ТК РФ).
• Ответственность: За правильность и законность записей несёт ответственность работодатель и уполномоченное кадровое лицо.

Ситуация №1: Впервые устраивающийся на работу сотрудник (без своей трудовой книжки)

Важнейшее изменение: Согласно части 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ, при первом трудоустройстве в жизни работника (у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки) работодатель НЕ заполняет раздел «Сведения о работе» в бумажном бланке. Вместо этого:

1. Работодатель обязан внести сведения о приёме на работу в Электронную трудовую книжку (ЭТК) через СЗВ-ТД (если работник дал согласие на это).
2. Если работник отказался от ЭТК или работодатель не имеет технической возможности её вести, то на основании заявления работника ему выдаётся бланк трудовой книжки установленной формы. В этом случае:
   • Заполняется ьный лист (раздел I) с данными работника и работодателя.
   • В раздел II «Сведения о работе» не вносится запись о первом приёме. Раздел остаётся пустым до первого увольнения или перехода в другую организацию.
   • На ьном листе делается отметка: «Трудовая книжка выдана при первём трудоустройстве. Запись о приёме на работу не производилась».

Ситуация №2: Сотрудник, приносящий свою бумажную трудовую книжку

Если работник предоставляет имеющуюся бумажную трудовую книжку (например, при переходе из другой организации), работодатель обязан:

1. Проверить правильность заполнения предыдущих записей, отсутствие исправлений, подчисток.
2. Сделать новую запись в разделе II «Сведения о работе» о приёме на работу в свою организацию.

Порядок записи о приёме:

• Дата приёма: Число, месяц, год (прописью или цифрами, но единообразно).
• Наименование организации: Полное официальное наименование (как в Уставе/свидетельстве о гос. регистрации).
• Подразделение: Указывается, если есть структурное подразделение (например, «Отдел продаж», «Производственный цех №2»).
• Основание приёма: Указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приёме на работу. Пример: «Приказ № 45-к от ».
• Должность: Название должности в соответствии со штатным расписанием.
• Подпись ответственного лица: Подпись руководителя кадровой службы или иного уполномоченного лица;
• Расшифровка подписи: Фамилия И.О.
• Печать организации: Ставится печать с наименованием организации (если используется).

Образец записи о приёме (в табличном виде для наглядности):

Ситуация №3: Перевод сотрудника внутри организации или из другой организации

При переводе запись в трудовой книжке делается только о приёме на работу в новую организацию (если перевод связан со сменой работодателя). Если перевод происходит внутри одной организации (смена подразделения, должности), то:

• В бумажной книжке делается новая запись о приёме на работу (с указанием нового подразделения/должности) с новым основанием (приказом о переводе). Предыдущая запись остаётся без изменений.
• В электронной книжке делается соответствующая запись о переводе в рамках одного работодателя.

Заполнение ьного листа (Раздел I)

ьный лист заполняется один раз при выдаче новой трудовой книжки (при первом трудоустройстве по желанию работника) или при выдаче дубликата. Заполняется от руки или печатным способом чёрными чернилами (пастой) разборчиво.

• Фамилия, имя, отчество: Полностью, как в паспорте.
• Дата рождения: Число, месяц, год.
• Сведения об образовании: Указывается уровень (среднее, высшее) и наименование учебного заведения, год окончания. Если есть несколько,, по последнему.
• Сведения о профессии (специальности): По документу об образовании.
• Дата и место выдачи: Дата выдачи книжки и наименование организации-работодателя.
• Подпись работника: Работник должен поставить свою подпись.
• Штамп (печать) организации: Ставится печать с наименованием организации.

Кто отвечает за заполнение?

Ответственность лежит на работодателе (юридическом лице или ИП). Непосредственно заполнение обычно осуществляет:

• Кадровик (специалист по кадрам, HR-менеджер).
• Руководитель структурного подразделения (если в организации нет кадрового подразделения).
• Бухгалтер (в малых предприятиях, где обязанности совмещены).

Важно: Работник вправе требовать от работодателя правильного и своевременного заполнения своей трудовой книжки. При выявлении ошибок работодатель обязан их исправить в установленном порядке (вычеркнуть ошибочную запись, сделать новую, с указанием даты исправления и подписью).

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неправильное указание основания приёма: Указывается не «трудовой договор», а номер и дата приказа (распоряжения) о приёме на работу.
2. Сокращения и неполные названия: Нельзя писать «ООО «ТехноЛоги» вместо полного наименования. Должность должна соответствовать штатному расписанию.

<3>Исправления и помарки: Любая ошибка должна быть аккуратно зачёркнута однократной жирной линией, сделана правильная запись, указана дата исправления и поставлены подписи ответственных лиц.

3. Пропуск записи: Запись о приёме обязательна. Её отсутствие — грубое нарушение.
4. Заполнение при первом трудоустройстве: Напомним, для впервые устраивающихся без своей книжки — не заполняется раздел II.

Практический алгоритм действий для кадровика в 2026 году

1. Примите от работника:
   • Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
   • Трудовую книжку (если есть) или заявление о выдаче новой.
   • Документы об образовании (если требуются для должности).
   • СНИЛС.
2. Определите статус работника:
   • Первое трудоустройство в жизни?
   • Приносит свою бумажную книжку?
   • Переводится из другой организации?
3. В соответствии со статусом:
   • Для первого трудоустройства: Оформите приказ о приёме. Если выдаёте бумажный бланк — заполните ьный лист с обязательной отметкой. Запись в Раздел II не вносите. Внесите данные в ЭТК (если согласие).
   • Если есть своя книжка: Проверьте её. Внесите запись о приёме в Раздел II по образцу, указав номер и дату вашего приказа.
4. Выдайте книжку (или вклад в ЭТК) работнику под расписку в день приёма на работу или.
5. Проверьте, что все данные в приказе и записи в книжке полностью идентичны (ФИО, дата, должность, основание).

Заполнение трудовой книжки, это не формальность, а юридически значимое действие. В 2026 году ключевым является разделение процедур для впервые устраивающихся (без записи о приёме в бумажный бланк) и для сотрудников со своей книжкой. Постоянно отслеживайте изменения в законодательстве, используйте актуальные бланки и помните: правильно заполненная трудовая книжка — это гарантия защищённых трудовых прав и спокойного будущего для работника и правовая безопасность для работодателя.

Для получения наиболее точной и актуальной информации всегда обращайтесь к тексту Федерального закона № 439-ФЗ, Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 722, а также к внутренним локальным актам вашей организации.