С 2020 года в России начался масштабный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к современным электронным форматам, электронным трудовым книжкам (ЭТК). К 2026 году этот процесс завершился, и теперь каждый работник РФ имеет право выбирать, в каком виде он хочет хранить свою трудовую историю: в бумажном или цифровом формате. В этой статье мы подробно разберём все аспекты трудовых книжек в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), порядок перехода на электронный формат, права работников и обязанности работодателей.

Что такое трудовая книжка по ТК РФ?

Согласно статье 66 ТК РФ:

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Это означает, что именно трудовая книжка (бумажная или электронная) служит официальным подтверждением:

• мест работы и должностей;
• периодов трудовой деятельности;
• увольнений и перевода;
• наград и поощрений (в отдельных случаях).

Без этого документа невозможно оформить пенсию, получить пособие по безработице, устроиться на новую работу в государственный сектор или получить некоторые льготы. Именно поэтому его статус как основного документа закреплён на законодательном уровне.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника в защищённой форме. Она формируется и ведёться работодателем в электронном виде в соответствии с статьёй 66.1 ТК РФ.

Согласно этой статье:

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника.

ЭТК содержит те же данные, что и бумажная книжка:

• ФИО работника;
• даты приёма и увольнения;
• наименование организации и должность;
• основания для приёма и увольнения;
• сведения о наградах и поощрениях (по желанию работодателя).

Важно: ЭТК не заменяет бумажную книжку, а дополняет её. Работник может иметь и то, и другое одновременно — но только одна из форм будет основной.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

С 1 января 2020 года работники получили право выбрать способ ведения трудовой книжки — бумажную или электронную (ст. 66, 66.1 ТК РФ). Переход на ЭТК осуществляется по добровольному заявлению работника.

Пошаговая инструкция:

1. Подготовьте заявление. Напишите его в свободной форме, но обязательно укажите:

Пример текста заявления:

Заявление

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со статьями 66 и 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Сведения о моей трудовой деятельности прошу формировать в электронном виде и предоставлять их через уполномоченные органы (Пенсионный фонд РФ, портал Госуслуг).

Подпись: _____________
Ф.И.О.: ______________

2. Подайте заявление работодателю. Это можно сделать лично, через почту или в электронной форме (если у работодателя есть внутренняя система электронного документооборота).
3. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней направить сведения о вашей трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
4. После этого бумажная трудовая книжка остаётся у вас, но новые записи (приёмы, увольнения, переводы) будут вноситься только в ЭТК.

Альтернативные способы подачи заявления:

• Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) — в разделе «Пенсионный фонд»;
• Через МФЦ — при обращении с паспортом и СНИЛС;
• Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (es.pfrf.ru).

Важно: если вы не подали заявление до 31 декабря 2025 года, то по умолчанию ваша трудовая книжка остаётся бумажной. Но вы можете подать заявление в любое время, право на выбор сохраняется навсегда.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Даже если вы перешли на ЭТК, вы всегда можете получить выписку о своей трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Это необходимо при:

• уходе на пенсию;
• поиске новой работы;
• оформлении льгот или пособий;
• судебных спорах.

Способы получения выписки:

1. Через портал Госуслуг, войдите в личный кабинет → «Пенсионный фонд» → «Запросить выписку из ЭТК».
2. Через личный кабинет на сайте ПФР (es.pfrf.ru).
3. Через МФЦ — при предъявлении паспорта и СНИЛС.
4. Через работодателя, если вы ещё не уволились, он обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней по вашему запросу.

Выписка имеет юридическую силу, если на ней стоит электронная подпись работодателя или ПФР. В бумажном виде она печатается на бланке с водяными знаками и подписью уполномоченного лица.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Если вы перешли на электронный формат, бумажная трудовая книжка остаёться у вас. Она не аннулируется и не изымается. В ней сохраняются все записи, сделанные до момента перехода на ЭТК.

Работодатель обязан:

• сохранить бумажную книжку до момента увольнения;
• внести в неё последнюю запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде»;
• передать книжку работнику при увольнении.

Если вы уволитесь и устроитесь на новую работу, новый работодатель может запросить у вас бумажную книжку для ознакомления с историей до 2020 года, а новые записи будут вноситься только в ЭТК.

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

Согласно ТК РФ и инструкциям Минтруда, в трудовую книжку вносятся только следующие сведения:

• приём на работу (дата, должность, основание — приказ);
• перевод на другую работу (постоянный или временный);
• увольнение (дата, основание, статья ТК РФ);
• награды, поощрения (по желанию работодателя);
• сведения о переименовании организации.

Не вносятся:

• премии и бонусы;
• должностные инструкции;
• отпуска (кроме основного и дополнительного — только если это связано с наградой);
• сведения о повышении квалификации.

Нарушение этих правил — основание для привлечения работодателя к ответственности (штрафы по КоАП РФ).

Что изменится в 2026 году?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает:

• Все новые работники начнут работать исключительно с ЭТК — бумажные книжки им не выдаются.
• Работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности только в электронном виде для всех сотрудников, подавших заявление или начавших работу после 2020 года.
• Бумажные книжки сохраняются для тех, кто не подавал заявление на переход — они остаются действительными до конца трудовой деятельности работника.
• ПФР и Госуслуги становятся основными каналами доступа к данным о трудовом стаже.

Таким образом, к 2026 году Россия полностью переходит на цифровую систему учёта трудовой деятельности — как это уже сделано во многих развитых странах.

Права работника и ответственность работодателя

Работник имеет право:

• выбирать формат трудовой книжки (бумажный или электронный);
• получать выписку из ЭТК в любое время;
• проверять точность данных в ЭТК через портал Госуслуг;
• требовать исправления ошибок в трудовой книжке;
• получить бумажную книжку при увольнении, если она у него есть.

Работодатель обязан:

• в течение 5 рабочих дней направить сведения в ПФР после приёма или увольнения;
• хранить бумажные книжки до увольнения работника;
• вносить записи только на основании приказов и документов;
• не вносить ложные или неправомерные сведения;
• предоставлять выписки по запросу работника.

Нарушение этих обязанностей влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штрафы от 10 000 до 50 000 рублей для юридических лиц и от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой — это вопрос удобства и личных предпочтений.

Рекомендация: если вы молодой работник, только начинаете карьеру — выбирайте ЭТК. Если вы уже давно работаете и у вас много записей в бумажной книжке — можно оставить её, но подать заявление на ЭТК для будущих трудовых отношений.

В любом случае — ваше право на выбор защищено законом. Не позволяйте работодателю навязывать вам формат. Используйте свои права — это гарантия вашей будущей пенсии, карьеры и юридической безопасности.

Важно помнить: трудовая книжка — это не просто бумага или цифровой файл. Это ваша профессиональная биография. Храните её бережно, проверяйте данные регулярно и не забывайте о своём праве на электронный формат, он создан для вашего удобства и защиты.

Для получения актуальной информации всегда обращайтесь к официальным источникам:

• Госуслуги
• Личный кабинет ПФР
• КонсультантПлюс — текст ТК РФ
• Онлайнинспекция.рф