Важность темы. С 1 января 2020 года в России начался процесс перехода от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный период завершится, и все работодатели обязаны вести учёт кадровых данных в электронном виде и информировать работников о переводе их трудовой книжки в электронный формат.

Законодательная база

• Федеральный закон № 122‑ФЗ от  г. «Об электронной трудовой книжке».
• Постановление Правительства РФ № 1155 от  г. «О порядке ведения и использования электронной трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № 5н от  г. «Об утверждении формы уведомления работника о переходе на электронную трудовую книжку».
• Форма СЗВ‑ТД (сведения о заработной плате и трудовых отношениях) подаётся в ПФР с  г.

Кому и когда необходимо направлять уведомление

Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (далее – ЭТК) должно быть направлено:

1. Работнику, у которого ранее была выдана бумажная трудовая книжка.
2. В течение трёх рабочих дней после фактического перевода данных в электронный реестр.
3. В случае отказа работника от перехода – также в течение трёх дней необходимо оформить отказ в письменной форме.

Содержание обязательного уведомления

Согласно приказу Минтруда, в уведомлении должны быть указаны следующие сведения:

• Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОГРН.
• ФИО работника, его табельный номер (если есть) и дата рождения.
• Дата начала трудовых отношений и дата последнего изменения в трудовой книжке.
• Подтверждение факта перевода данных в электронный реестр (указать номер записи в системе ЭТК).
• Информация о порядке доступа работника к своей ЭТК (через портал Госуслуг, личный кабинет работодателя и т.д.).
• Контактные данные ответственного лица (ФИО, должность, телефон, e‑mail).
• Ссылка на нормативные документы, регулирующие процесс.
• Подпись руководителя организации и печать (если применяется).

Образец заявления работника о согласии на перевод в электронную трудовую книжку

Работник может оформить своё согласие в виде заявления. Ниже – типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия.

Шаблон заявления

Заявление

Я, ФИО полностью, дата рождения, паспорт: серия и номер, выдан кем и когда,
трудовой номер (табельный) №_____,
настоящим заявляю о своём согласии на перевод данных из бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 122‑ФЗ от  г.

Прошу работодателя наименование организации, ИНН _____, ОГРН _____,
провести перевод моих трудовых записей в электронный реестр и предоставить доступ к ЭТК через указать способ доступа (Госуслуги/Личный кабинет работодателя).

Согласие даётся добровольно, без возражений и в полном объёме.

 

Образец уведомления работодателя (письмо)

Ниже – пример официального письма‑уведомления, которое работодатель отправляет работнику.

Шаблон уведомления

Наименование организации
ИНН ___________ ОГРН ___________

Уведомление № ____ от ____.___.____

Работнику: _______________________________
(ФИО, должность, табельный номер)

Уважаемый(ая) _______________________!

В соответствии с Федеральным законом № 122‑ФЗ от  г. «Об электронной трудовой книжке», а также Приказом Минтруда России № 5н от  г., информируем Вас о том, что данные Вашей трудовой книжки (дата начала трудовых отношений – __.__.____, последний запись – __.__.____) переведены в электронный реестр ЭТК.

Номер записи в системе ЭТК: ___________.

Для доступа к своей электронной трудовой книжке Вы можете воспользоваться:

 
порталом Госуслуги (логин и пароль – Ваши учетные данные в системе);
 
личным кабинетом работодателя «Название системы» (ссылка: https://example.com).

Если у Вас возникнут вопросы, просим обращаться к ответственному за кадровый учет:
ФИО, должность _____, телефон _____, e‑mail _____.
С уважением,
Руководитель организации ______________________
(подпись, печать)

 

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка данных. Сформировать список всех работников, у которых есть бумажные трудовые книжки.
2. Проверка корректности записей. Убедиться, что в бумажных книжках нет ошибок (пропущенных записей, неверных дат).
3. Ввод в систему ЭТК. Через специализированный программный комплекс (например, «ЭТК‑Система») ввести все записи в электронный реестр.
4. Получение подтверждения. После загрузки система выдаёт номер записи и подтверждение успешного ввода.
5. Подготовка уведомлений. Сформировать письма‑уведомления в соответствии с образцом выше (можно автоматизировать через шаблоны в MS Word/Google Docs).
6. Отправка уведомлений. По электронной почте, заказным письмом или через внутренний портал компании – в течение 3 рабочих дней.
7. Регистрация в ПФР. Через форму СЗВ‑ТД передать сведения о переводе в электронный реестр.
8. Контроль доступа. Убедиться, что каждый работник получил инструкции по входу в ЭТК и может просмотреть свои записи.
9. Хранение документов. Оригиналы бумажных трудовых книжек могут быть изъяты у работника только после его согласия; в противном случае они остаются у работника, но в реестре уже хранится электронная копия.

Что делать, если работник отказывается от перехода

Отказ от перехода в электронный формат допускается только в письменной форме. В этом случае работодатель обязан:

• Сохранить бумажную трудовую книжку у работника.
• Внести в СЗВ‑ТД отметку о наличии отказа.
• Сохранить копию отказа в личном деле работника.
• Уведомить ПФР о наличии отказа (в том же документе СЗВ‑ТД).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода?

Да. По желанию работника бумажную книжку можно вернуть, но в реестре будет оставаться электронная запись, которая считается официальной.

Какие технические требования к доступу к ЭТК?

Для доступа требуется только интернет‑браузер и учётные данные (логин/пароль) в системе Госуслуг или в корпоративном кабинете. Специальных программных установок не требуется.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Обратиться к ответственному за кадровый учёт в организации. Ошибку исправляют в системе, а затем направляют корректировочное уведомление работнику.

Нужна ли подпись работника в электронном виде?

Для подтверждения согласия достаточно подписать бумажный документ (заявление). После этого запись в ЭТК считается действительной.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации кадрового учёта в России. Правильное оформление уведомления и заявления, а также соблюдение сроков и требований законодательства позволяют избежать штрафов и недоразумений. Используйте приведённые образцы и пошаговую инструкцию, чтобы процесс прошёл гладко и без лишних задержек.

Помните: от 1 января 2026 года электронный формат станет единственно допустимым, поэтому своевременное информирование работников и корректный ввод данных в систему – залог успешного завершения переходного периода.

Дата публикации: