С 1 января 2021 года в России кардинально изменился порядок оформления трудовых книжек для граждан, которые впервые устраиваются на работу. Если вы нанимаете сотрудника без опыта работы или сам работник начинаете карьеру, важно знать: бумажная трудовая книжка больше не заводится. Все сведения формируются в электронном виде. Эта статья подробно разберет, как правильно вести трудовые книжки впервые в 2026 году, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Ключевое изменение: электронная трудовая книжка — норма для новичков

Главное правило, действующее с 2021 года и актуальное в 2026 году:

• Если человек впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, работодатель не имеет права оформлять ему бумажную трудовую книжку.
• Все сведения о работе (прием, увольнение, вводные данные) вносятся в электронную трудовую книжку (ЭТК), которая ведется в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Важно! Это правило распространяется только на тех, у кого совсем нет трудового стажа. Если у человека уже есть бумажная трудовая книжка, выданная ранее, при приеме на новую работу он может:

1. Продолжать вести ее в бумажном виде (если она у него уже есть).
2. Перевести ее в электронный формат по его заявлению.

Как оформить электронную трудовую книжку впервые: пошаговая инструкция

Процесс состоит из нескольких обязательных этапов.

Шаг 1: Получение согласия работника

Несмотря на то что ведение ЭТК для новичков обязательно, работодатель должен:

• Уведомить работника о том, что его трудовая книжка будет вестись в электронном виде.
• Получить от него письменное заявление (или согласие в электронном виде) о желании получать сведения в ЭТК. Форма заявления утверждена приказом Минтруда.

Шаг 2: Внесение записи о приеме на работу

Запись в ЭТК вносится не позднее дня следующего за днем приема на работу. В запись включаются:

• Дата приема.
• Наименование организации и ее ОГРН/ИНН.
• Должность, структурное подразделение.
• Основание для приема (приказ, договор).
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и самого работника (электронная подпись).

Важно: Работник должен быть ознакомлен с записью под роспись (электронно) в день ее внесения.

Шаг 3: Передача сведений в СЗВ-ТД

Работодатель обязан передать сведения о трудовой деятельности в Фонд социального страхования (ФСС) в форме СЗВ-ТД. Это делается в электронном виде через систему КЭДО. Фонд формирует на основе этих данных официальную электронную трудовую книжку гражданина.

Обязанности работодателя в 2026 году

С 2024-2025 годов кадровый электронный документооборот (КЭДО) стал обязательным для большинства работодателей. Это значит:

• Все записи в трудовую книжку (как для новичков, так и для опытных сотрудников) должны вестись в электронной системе.
• Работодатель не вправе требовать от сотрудника, впервые устраивающегося на работу, предоставления бумажной книжки.
• При увольнении сотрудника запись об этом также вносится только в электронную книжку.
• По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе (за счет организации).

Что насчет бумажной книжки в 2026 году?

Правила ведения бумажных трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства № 225, не действуют для впервые устраивающихся. Однако:

• Бумажная трудовая книжка может быть оформлена только для работника, у которого она уже была до 2021 года.
• Новый бланк бумажной книжки (с 2023 года) используется исключительно для переоформления существующих бумажных книжек (например, при их повреждении или утере).
• Оформлять новую бумажную книжку для человека без стажа — нарушение закона, за которое предусмотрены административные штрафы.

Частые вопросы (FAQ)

Может ли работник настаивать на бумажной книжке, если впервые устраивается?

Нет. Закон прямо устанавливает, что для лиц, впервые поступающих на работу, оформляется только электронная трудовая книжка. Отказ от ЭТК невозможен.

Как работник может проверить свои записи?

Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность») или в отделении Пенсионного фонда России (ПФР). Все записи, переданные работодателями, отражаются там автоматически.

Что делать, если запись в ЭТК внесена с ошибкой?

Работодатель обязан внести исправления в ту же запись с указанием даты и причины исправления, а также подписаться электронной подписью. Оригинальная (ошибочная) запись не удаляется.

Обязательно ли работодателю иметь свою систему КЭДО?

Можно как использовать собственную сертифицированную систему, так и пользоваться услугами аккредитованных операторов КЭДО (например, «СБИС», «Контур.ЭДО» и др;).

Ведение трудовых книжек впервые в 2026 году — это строго электронный формат. Работодателю необходимо:

1. Настроить кадровый электронный документооборот (КЭДО).
2. Получить согласие работника на ведение ЭТК.
3. Вносить все записи (прием, увольнение) в электронную систему своевременно и без ошибок.
4. Передавать данные в ПФР через СЗВ-ТД.

Запомните: бумажная трудовая книжка для человека, который впервые идет на работу, в 2026 году не заводится. Следование этим правилам защитит и работодателя от штрафов, и работника — от потери информации о своем стаже.

Источники: нормативные акты (ТК РФ, Постановление Правительства РФ), разъяснения Минтруда, практика применения КЭДО с 2021 года.