Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в кадровом документообороте. Однако до сих пор у многих работодателей и сотрудников возникают вопросы: как именно вносить данные, кто за это отвечает и как не утонуть в бюрократических деталях? В этой статье мы дадим четкую инструкцию, как сделать все правильно — от назначения ответственного лица до подачи форм в СФР.
Что такое электронная трудовая книжка?
Прежде всего, важно развеять распространенный миф: ЭТК — это не файл на компьютере работодателя и не электронный носитель. Это цифровая выписка, которая формируется из данных, регулярно передаваемых работодателем в Социальный фонд России (СФР). Информация в ЭТК хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах Соцфонда, что гарантирует ее сохранность и защиту (ст. 66.1 ТК РФ).
Кто обязан вести ЭТК и что стало с бумажными трудовыми?
Все работодатели обязаны передавать в СФР сведения о трудовой деятельности своих сотрудников, включая прием на работу, переводы и увольнение. При этом за работниками сохранялось право выбора: остаться на бумажном формате или перейти на электронный.
Если работник решил сохранить старый формат, он имеет на это право — работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку и одновременно сдает отчеты в СФР. Однако в любой момент сотрудник вправе передумать:
- Ему нужно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- На основании этого заявления работодатель обязан выдать бумажный документ на руки в течение 3 дней со дня его подачи.
- С этого момента бумажная ТК перестает вестись, а все новые записи появляются только в электронном виде в базе СФР.
Как занести сведения в ЭТК: пошаговая инструкция
Процесс внесения сведений в ЭТК для работодателя состоит из нескольких ключевых этапов. Чтобы избежать ошибок и штрафов, следуйте этому алгоритму:
Шаг 1. Назначение ответственного лица
Работодатель должен издать приказ, которым назначит сотрудника (обычно кадровика или бухгалтера), ответственного за формирование и сдачу отчетов в СФР. Этот человек будет контролировать своевременность и правильность передачи данных.
Шаг 2. Сбор заявлений от работников
Хотя отчетность по форме ЕФС-1 сейчас сдается на всех сотрудников, заявления работников играют важную роль:
- Для перехода на ЭТК: если сотрудник отказывается от бумажной ТК, на основании его заявления вы выдаете ему бумажный документ на руки.
- Для сохранения бумажной ТК: если сотрудник написал такое заявление, вы продолжаете делать записи в бумажном бланке и дублируете их в электронных отчетах.
Шаг 3. Формирование и подача сведений в СФР
Именно на этом этапе происходит «занесение» данных в ЭТК. Работодатель не вбивает данные напрямую в базу работника — он сдает специальный отчет.
- Прием на работу, перевод, увольнение и другие кадровые события отражаются в подразделе 1 формы ЕФС-1.
- Сроки подачи строго регламентированы: при приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. При переводе — в текущем месяце (до 15 числа следующего месяца).
Шаг 4. Выдача бумажной ТК на руки
Как уже упоминалось, если работник переходит на ЭТК, вы должны выдать ему его бумажную трудовую книжку. В ней делается соответствующая запись о том, что работник подал заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Выдача фиксируется в книге учета движения трудовых книжек.
Как внести данные за периоды до 2020 года?
Многие переживают, что при переходе на ЭТК потеряется их стаж до 2020 года. Этого не произойдет. Однако, чтобы в электронной выписке отразились подробные сведения за прошлые годы (до начала обязательной электронной отчетности), физлицу необходимо проявить инициативу:
- Подать заявление на портале Госуслуг.
- Или лично обратиться в отделение Социального фонда (СФР), предоставив свою бумажную трудовую книжку.
После этого специалисты фонда перенесут исторические данные в электронный формат, и выписка станет полной.
Как и где посмотреть сведения из электронной трудовой?
Застрахованные лица имеют полный и бесплатный доступ к своей ЭТК. Проверить свои данные можно следующими способами:
- Через портал Госуслуг: в личном кабинете формируется выписка, которую можно просмотреть онлайн.
- В личном кабинете на сайте СФР: данные обновляются после того, как работодатель сдает очередной отчет.
- Через приложения для смартфонов: мобильные приложения Госуслуг и СФР позволяют иметь ЭТК всегда под рукой.
Полученные электронные сведения можно:
- Хранить на любом носителе информации (флешке, компьютере).
- Распечатать в виде бумажной выписки.
- Отправить по e-mail новому работодателю.
Как получить выписку из ЭТК?
Если работнику нужна именно бумажная выписка из электронной трудовой книжки, он может получить ее несколькими путями:
- У текущего работодателя: по заявлению работника кадровик распечатывает выписку из отчетов СФР и заверяет ее подписью и печатью.
- В МФЦ: при личном обращении с паспортом и СНИЛС.
- В отделении СФР (бывш. ПФР): напрямую у специалистов фонда.
- На Госуслугах: скачать электронный файл и распечатать его самостоятельно.
Как избежать распространенных ошибок?
Чтобы не утонуть в деталях и не получить штрафы от СФР, соблюдайте три главных правила:
- Соблюдайте сроки. Опоздание с подачей сведений о приеме или увольнении даже на один день влечет за собой штрафные санкции.
- Проверяйте коды выполняемых функций. С 2022 года работодатели обязаны указывать коды по ОКЗ — ошибки в кодировке приведут к искажению данных в ЭТК.
- Сверяйте данные с приказами. Прежде чем отправить отчет в СФР, убедитесь, что даты, должности и основания в форме ЕФС-1 полностью совпадают с кадровыми приказами.
Электронная трудовая книжка значительно упростила учет стажа и избавила работников от риска потери данных из-за пожара, порчи или халатности. Для работодателя же главное, выстроить четкий процесс своевременной сдачи отчетности, и тогда вопросы о том, как занести сведения в ЭТК, будут решаться автоматически.