С 2021 года в России начался масштабный процесс замены традиционной бумажной трудовой книжки на её электронный аналог – Электронную трудовую книжку (ЭТК). Это один из ключевых шагов в развитии цифровой экономики, который упрощает учёт трудового стажа, повышает прозрачность кадрового документооборота и снижает бюрократическую нагрузку как на работодателей, так и на работников.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66) – определяет порядок ведения трудовой книжки и допускает её электронный вариант.
- Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронном документообороте» – регулирует юридическую силу электронных документов.
- Приказ Минтруда России от № РМ‑2‑2021/1 – вводит порядок выдачи и использования ЭТК.
Согласно законодательству переход на электронную трудовую книжку не является обязательным для всех работников. Однако с 1 января 2022 года для всех, кто трудоустраивается в первый раз, ЭТК стала обязательной формой трудового удостоверения.
Кто может выбрать бумажную форму?
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, он имеет право:
- Сохранить её и одновременно получить электронную копию.
- Оставить только бумажный документ, подав соответствующее заявление.
- Перейти на электронную форму в любой момент, подав заявление о её выдаче.
Работодатель обязан вести записи в обоих вариантах одновременно, пока сотрудник не решит отказаться от одного из форматов.
Преимущества ЭТК
- Лёгкий доступ к данным. Сотрудник может просмотреть свою трудовую историю в любой момент через личный кабинет на портале Госуслуги или через приложение работодателя.
- Сохранность документа. Информация хранится в централизованном государственном реестре, что исключает риск утери, кражи или повреждения бумажных носителей.
- Защита от «задних» изменений. Записи в ЭТК подписываются электронной подписью и фиксируются в блокчейн‑подобной системе, что делает невозможным их последующее изменение без соответствующего протокола.
- Автоматизация кадрового учета. Система интегрируется с программами Астрал‑ЭТ и Астрал iКЭДО, позволяя автоматически передавать данные в Пенсионный фонд, ФСС и другие госорганы.
- Экономия времени и средств. Уменьшаются затраты на печать, хранение и транспортировку бумажных документов.
Возможные недостатки и риски
- Необходимость наличия интернет‑подключения и базовых цифровых навыков.
- Проблемы с совместимостью старых HR‑систем, которые требуют доработки.
- Требования к защите персональных данных (GDPR‑похожие нормы в РФ).
Как оформить ЭТК для сотрудника: пошаговая инструкция для работодателя
- Подготовка инфраструктуры
- Установить и настроить программный продукт, поддерживающий ЭТК (например, Астрал‑ЭТ или iКЭДО).
- Обеспечить наличие квалифицированного специалиста по работе с электронной подписью.
- Регистрация организации в системе «Электронный трудовой документ»
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуги под учетной записью юридического лица.
- Подать заявку на подключение к реестру ЭТК.
- Сбор согласия сотрудника
- Получить от работника письменное (или электронное) заявление о желании оформить ЭТК.
- Согласовать порядок получения доступа к личному кабинету (выдача логина/пароля, QR‑кода).
- Ввод данных в систему
- Заполнить в системе все обязательные реквизиты: ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, должность, дата начала работы и т.д.
- При наличии уже существующей бумажной трудовой книжки – ввести её записи в электронный реестр.
- Подписание записей
- Работодатель подписывает каждую запись своей квалифицированной электронной подписью.
- Сотрудник получает уведомление о том, что запись внесена.
- Уведомление сотрудника
- Отправить работнику инструкцию по входу в личный кабинет, где он может просмотреть свою ЭТК.
- При необходимости – распечатать подтверждение о выдаче ЭТК (для тех, кто хочет иметь бумажный дубликат).
- Обучение персонала
- Провести семинар для HR‑специалистов и линейных менеджеров о работе с системой.
- Разработать внутренний регламент обращения с электронными трудовыми книжками.
- Контроль и аудит
- Регулярно проверять корректность записей и их соответствие реальному трудовому стажу.
- Вести журнал изменений и сохранять копии электронных подписей для аудита.
Как сотруднику оформить ЭТК
- Обратиться к работодателю с заявлением о желании получить электронную трудовую книжку.
- Получить от работодателя логин, пароль и/или QR‑код для входа в личный кабинет на портале Госуслуги.
- Войти в систему, подтвердить свою личность (смс‑код, биометрия и т.п.).
- Проверить корректность внесённых данных и при необходимости подать запрос на исправление.
- При смене места работы – предоставить новому работодателю уведомление о наличии ЭТК (можно отправить через портал).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязательно ли переходить на ЭТК?
Для новых сотрудников, впервые трудоустраиваемых после 1 января 2022 г., ЭТК является обязательной формой трудового удостоверения. Для остальных – переход добровольный.
Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовые книжки?
Да. Работодатель обязан вносить записи в оба документа, пока сотрудник не решит отказаться от одного из форматов.
Сколько времени занимает оформление ЭТК?
При готовой технической базе процесс от подачи заявления до появления записи в системе обычно занимает от 1 до 3 рабочих дней.
Как восстановить доступ к ЭТК, если потеряны логин/пароль?
Обратиться в службу поддержки портала «Госуслуги» или к своему работодателю, который может инициировать процедуру восстановления доступа через электронную подпись.
Можно ли изменить запись в ЭТК задним числом?
Нет. Электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью, что делает любые «задние» изменения невозможными без официального протокола и согласования с государственными органами.
Перспективы развития ЭТК
В ближайшие годы планируется расширить функционал ЭТК:
- Интеграция с системой «Единый портал государственных услуг» для автоматической передачи данных в Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования.
- Внедрение технологии блокчейн для повышения уровня защиты и неизменности записей.
- Возможность «мульти‑доступа», когда работник может делегировать просмотр своей ЭТК юридическому представителю (например, бухгалтеру).
Переход на электронные трудовые книжки – это шаг к более прозрачному, удобному и безопасному кадровому учёту. Он позволяет сократить бюрократию, уменьшить риски потери документов и ускорить процесс обмена информацией между работодателями, работниками и государственными органами. Несмотря на некоторые технические и организационные сложности, преимущества ЭТК очевидны, и их внедрение уже стало реальностью для большинства крупных компаний России.
Источник: статья «Переход на электронную трудовую книжку» от Андрея Снаговского, опубликованная на портале Astral.ru . Дата обращения к источнику – .