ЭТК – это современный документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. С момента её
введения в 2020 году в России прошло уже более пяти лет, а 1 января 2026 года завершится переходный период,
после чего электронный формат станет основной формой фиксирования трудового стажа.
Правовая основа электронных трудовых книжек
Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:
- Федеральный закон от № 197‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от 2020‑2025 гг.)
- Приказ Минтруда России от № 534н «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках»
- Постановление Правительства РФ от № 2152 «О порядке ведения и хранения сведений о трудовой
деятельности в электронном виде»
Что именно фиксируется в ЭТК?
В электронном виде в трудовой книжке отражаются все сведения, которые ранее заносились в бумажный документ,
а также некоторые новые данные, позволяющие упростить взаимодействие с государственными сервисами.
- Личные данные работника: ФИО, дата и место рождения, ИНН, СНИЛС.
- Сведения о работодателе: название организации, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
- Трудовые договоры и приказы: даты приема, перевода, увольнения, изменения условий труда.
- Сведения о стаже: периоды работы, должности, разряд, тарифная ставка, начисления (отпускные,
премии, компенсации). - Образование и профессиональная подготовка: курсы повышения квалификации, аттестации.
- Сведения о воинском учете, инвалидности, семейном положении (если работник их указал).
- Электронные подписи работодателя и работника, подтверждающие достоверность записей.
Как происходит переход на электронный формат?
Переходный процесс регулируется несколькими простыми шагами:
- Заявление работника. При приёме на работу (или в любой момент) работник может подать заявление
о выдаче ЭТК. Если заявление не подано, одновременно выдаются бумажная и электронная книжки. - Регистрация в системе ПФР. Работодатель вносит сведения о работнике в личный кабинет
Пенсионного фонда России, где автоматически формируется
электронный трудовой документ. - Подтверждение работодателем. После ввода данных работодатель подписывает запись своей
электронной подписью. - Уведомление работника. Работнику отправляется SMS/Email с инструкциями по доступу к ЭТК через
портал Госуслуг или мобильное приложение «ЭТК».
Как работнику получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Для просмотра и управления ЭТК необходимо:
- Иметь подтверждённый аккаунт на Госуслугах (или в
мобильном приложении «Госуслуги»). - Привязать к аккаунту СНИЛС и подтвердить личность (по видеоверификации или через банковскую привязку).
- В разделе «Трудовая книжка» выбрать пункт «Электронная трудовая книжка» и просмотреть все записи.
- При необходимости скачать PDF‑версию или распечатать отдельные страницы (для предоставления в органы
контроля).
Преимущества электронного формата
ЭТК решает многие проблемы, связанные с традиционной бумажной книжкой:
- Отсутствие риска потери. Данные хранятся в облачной инфраструктуре ПФР, защищённой от физических
повреждений. - Автоматическое обновление. При каждом изменении условий труда запись появляется в системе в течение
24 часов. - Упрощённый доступ для государственных органов. ПФР, ФСС, налоговая и суды могут проверять сведения в
режиме онлайн. - Экономия времени и средств. Нет необходимости заполнять бумажные формы, отправлять их по почте или
лично в отдел кадров. - Удобство для соискателей. При поиске новой работы работник может быстро предоставить полную
историю трудовой деятельности.
Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Вести запись о трудовой деятельности в электронном виде в течение трёх рабочих дней после изменения
статуса работника. - Обеспечить достоверность вводимых данных и их подпись своей электронной подписью.
- Своевременно информировать работника о любых изменениях в ЭТК.
- Сохранять конфиденциальность персональных данных в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».
Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?
Корректировка записей производится в два этапа:
- Обращение к работодателю. Работник подаёт письменное заявление (можно через портал
Госуслуг) с указанием конкретных ошибок. - Исправление в системе ПФР. Работодатель вносит исправления, подписывает их электронной подписью и
отправляет на проверку. После подтверждения изменения отображаются в ЭТК в течение 48 часов.
Сочетание бумажной и электронной трудовых книжек
Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, ему выдаются обе формы. Это удобно для
тех, кто:
- Работает в организациях, где ещё не внедрена ЭТК.
- Планирует использовать бумажный документ при международных командировках.
- Хочет иметь резервную копию на случай технических сбоев.
Перспективы развития
К 2030 году планируется полностью отказаться от бумажных трудовых книжек. Ожидаются следующие нововведения:
- Интеграция ЭТК с системой «Единый портал государственных услуг» для автоматической передачи данных
в пенсионный фонд, ФСС и налоговую. - Внедрение блокчейн‑технологий для повышения уровня защиты и неизменяемости записей.
- Расширение функционала: возможность добавления рекомендаций от руководителей, сертификатов и
профессиональных достижений.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от электронного формата?
- Да. Работник имеет право подать заявление об отказе от ЭТК. В этом случае ему будет выдана только
бумажная трудовая книжка. - Какой срок хранения данных в системе ПФР?
- Сведения хранятся в течение всего периода трудовой деятельности и далее – до 75 лет после выхода
работника на пенсию, в соответствии с законодательством о пенсионных данных. - Можно ли передать ЭТК другому лицу (например, супругу)?
- ЭТК является персональным документом и передавать его нельзя. При смерти работника его данные
переходят к наследникам в виде выписки из ПФР; - Что делать, если у меня нет доступа к Интернету?
- В таком случае можно обратиться в отдел кадров работодателя или в территориальный центр ПФР, где
вам предоставят печатную выписку из ЭТК.
Электронная трудовая книжка – это важный шаг в цифровой трансформации российского рынка труда. С момента
её появления в 2020 году более 24 млн работников уже перешли на новый формат, а к 2026 году полностью
завершится переходный период. Электронный документ обеспечивает надёжность, удобство и прозрачность
трудовых отношений, позволяя как работникам, так и работодателям экономить время и ресурсы.
Если вы только планируете начать карьеру после 1 января 2021 года, ваш трудовой стаж будет фиксироваться
исключительно в электронном виде. Поэтому рекомендуется сразу оформить доступ к порталу Госуслуг и
ознакомиться с функционалом ЭТК – это упростит процесс поиска работы, получения социальных выплат и
пенсионного обеспечения.
Помните: своевременное и корректное ведение электронных записей – залог вашего трудового стажа и
будущих правовых гарантий.