С 1 января 2020 года в России введена система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая стала альтернативой традиционным бумажным трудовым книжкам. Эта инновация направлена на повышение эффективности учета трудовой деятельности граждан и снижение риска потери важных документов.

Правовые основы электронной трудовой книжки

Основным нормативным актом, регулирующим ведение электронных трудовых книжек, является:

• Статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации — определяет порядок формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, вносит изменения в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде
• Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 — устанавливает сроки представления сведений в Пенсионный фонд

Порядок перехода на электронную трудовую книжку

Для новых сотрудников

С 1 января 2020 года при приеме на работу новым сотрудникам не оформляется бумажная трудовая книжка. Вместо этого:

1. Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности работника в информационную систему Пенсионного фонда
2. Сведения формируются в виде электронной выписки
3. Работник может получить выписку о своей трудовой деятельности через:
• Портал государственных услуг
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда
• На бумажном носителе по запросу

Для действующих сотрудников

Сотрудники, принятые на работу до 1 января 2020 года, могут выбрать один из двух вариантов:

• Продолжить ведение бумажной трудовой книжки — в этом случае работодатель продолжает вести бумажный вариант
• Перейти на электронную форму, для этого необходимо написать соответствующее заявление

Действия работодателя при переходе на электронную форму

Если работник изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

• Выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки
• Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ)
• Продолжать предоставлять сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд

Права и обязанности работника

Права работника:

• Получать выписку о трудовой деятельности в электронном виде через портал госуслуг или личный кабинет ПФР
• Запрашивать бумажную выписку о трудовой деятельности
• Получать информацию о своих сведениях, хранящихся в системе
• В любой момент вернуться к бумажной трудовой книжке, подав соответствующее заявление

Обязанности работника:

• Своевременно информировать работодателя о выборе формы ведения трудовой книжки
• При необходимости предоставлять дополнительные сведения о своей трудовой деятельности
• Следить за правильностью внесенных данных в электронную систему

Порядок получения сведений о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности можно получить следующими способами:

1. Через портал государственных услуг:
   • Авторизоваться на портале gosuslugi.ru
   • Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»
   • Заказать выписку о трудовой деятельности
   • Получить ее в электронном виде или заказать бумажную версию
2. Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда:
   • Зарегистрироваться на сайте pfrf.ru
   • Перейти в личный кабинет
   • Заказать сведения о трудовой деятельности
3. Через работодателя:
   • Написать заявление на имя работодателя
   • Работодатель обязан предоставить сведения в течение 3 рабочих дней

Сроки предоставления сведений

Согласно Постановлению Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590, работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд:

• При приеме на работу, в течение 3 рабочих дней
• При увольнении — в течение 3 рабочих дней
• При изменении трудовой функции или должности — в течение 3 рабочих дней
• Ежегодно до 1 марта — сведения о трудовой деятельности за предыдущий год

Ответственность за нарушение порядка ведения электронной трудовой книжки

За нарушение порядка ведения электронной трудовой книжки или непредставление сведений предусмотрена ответственность:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
  • Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей
  • Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Материальная ответственность за причинение ущерба работнику в результате неправильного ведения сведений

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на электронную форму учета трудовой деятельности имеет ряд преимуществ:

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки

Подтвердить наличие сведений о трудовой деятельности в электронном виде можно следующими способами:

1. Через портал госуслуг — раздел «Электронная трудовая книжка»
2. Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда
3. Запросив выписку у работодателя
4. Получив бумажную выписку в территориальном отделении ПФР

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, это предусмотрено законодательством. Если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель продолжает вести оба варианта.

Как получить бумажную выписку о трудовой деятельности?

Для этого необходимо:

• Написать заявление работодателю
• Работодатель обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней
• Можно заказать выписку через портал госуслуг или сайт ПФР

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

В случае обнаружения ошибки необходимо:

1. Обратиться к работодателю с заявлением об исправлении
2. Предоставить подтверждающие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.)
3. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней внести исправления
4. При необходимости обратиться в территориальное отделение ПФР

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Да, работник вправе в любой момент вернуться к бумажной форме, подав соответствующее заявление работодателю;

Ведение электронной трудовой книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России. Эта система предоставляет гражданам больше возможностей для контроля за своей трудовой деятельностью и снижает риски, связанные с утратой бумажных документов.

Важно помнить, что переход на электронную форму учета трудовой деятельности — это право, а не обязанность работника. Каждый гражданин может выбрать наиболее удобный для себя вариант ведения трудовой книжки.

Работодатели, в свою очередь, обязаны соблюдать установленный порядок предоставления сведений и обеспечивать достоверность информации, хранящейся в системе.

Дата публикации: 22 мая 2026 года