С 2020 года в России начал действовать электронный аналог привычной бумажной трудовой книжки (ЭТК). С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны оформлять только электронные трудовые книжки, а бумажные выдаются лишь тем, кто не подал заявление об отказе от них. Ниже подробно рассмотрены преимущества и недостатки ЭТК для государства, бизнеса и работников, а также даны практические рекомендации о том, стоит ли переходить на новый формат в 2025 году.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в единой информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). В ней содержатся:

• личные данные сотрудника;
• сведения о местах работы, должностях и периодах трудовой деятельности;
• информация о переводах, повышении квалификации и об образовании;
• данные о выплатах и страховых взносах.

Доступ к книжке осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильном приложении СФР.

Преимущества электронной трудовой книжки

Для государства

• Снижение бюджетных расходов на печать, хранение и обработку бумажных носителей.
• Повышение прозрачности трудового рынка: все данные о стаже и выплатах аккумулируются в единой базе, что упрощает контроль за уплатой страховых взносов.
• Быстрое формирование выписок и справок для пенсионного обеспечения и социальных выплат.

Для бизнеса

• Упрощение кадрового учёта: нет необходимости вести и хранить бумажные книжки, уменьшаеться объём документооборота.
• Снижение рисков утраты или подделки документа – электронные данные надёжно защищены от потери, повреждения или кражи.
• Удобство при удалённом найме и дистанционной работе: сотрудник может предоставить выписку из ЭТК онлайн, не передавая физический носитель.
• Возможность интеграции с другими государственными сервисами (например, с системой онлайн‑записи на приём в СФР).

Для работников

• Постоянный и удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности через личный кабинет Госуслуг.
• Исключение возможности потерять, испачкать или повредить книжку – физического носителя нет.
• Быстрое получение выписки или справки при устройстве на новую работу, получении кредита или оформлении пенсии.
• Защита от недобросовестных работодателей: при увольнении трудовая книжка не может быть удержана, так как данные хранятся в государственной системе.
• Возможность вести одновременно несколько видов деятельности (например, совмещение основной работы и фриланса) без необходимости заводить несколько книжек – все записи аккумулируются в одном месте.

Недостатки и ограничения электронной трудовой книжки

• Необходимость обеспечения кибербезопасности и защиты персональных данных от утечек.
• Требуется постоянное обновление и поддержка информационной инфраструктуры СФР.

• Если сотрудник сохраняет у себя бумажную версию трудовой книжки, у предприятия возникает двойной объём документооборота (бумажный + электронный).
• Необходимость обучения кадровых специалистов работе с новыми сервисами и обучение сотрудников получению выписок.
• В некоторых отраслях (например, в строительстве или сельском хозяйстве) сохраняется практика выдачи бумажных копий для внутреннего учёта;

• Отсутствие возможности завести несколько трудов книжек для разных видов деятельности (раньше некоторые работники вели отдельные книжки по разным специальностям). Теперь вся информация концентрируется в одной электронной записи.
• Зависимость от доступа к интернету и работе государственных порталов: при технических сбоях получить выписку может быть сложно.
• Некоторые сотрудники всё ещё предпочитают «материальное» подтверждение своего стажа и считают бумажную книжку более надёжной.
• Потребность в электронной подписи или подтверждении личности через Госуслуги для получения выписки.

Как оформить и получить выписку из электронной трудовой книжки в 2025 году?

1. Войти в личный кабинет на портале Госуслуги (или в приложении СФР) с использованием подтверждённой учётной записи.
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажать кнопку «Получить выписку». Система сформирует PDF‑документ с полной историей трудовой деятельности, который можно сохранить, распечатать или отправить работодателю.
4. При необходимости можно заказать заверенную выписку в отделении СФР или МФЦ (услуга платная, но часто бесплатна для пенсионеров и льготных категорий).

Если вы ещё не перешли на ЭТК, но хотите сохранить бумажный вариант, достаточно не подавать заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае работодатель будет вести оба формата параллельно.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

Ответ зависит от ваших приоритетов:

• Если вам важна простота доступа, защита от потери и возможность быстро получать выписки – переход на ЭТК однозначно оправдан.
• Если вы цените материальное подтверждение своего стажа и не хотите зависеть от работы государственных онлайн‑сервисов – можно оставить бумажную книжку, но помните, что с 2021 года при приёме на работу новые сотрудники получают только электронный вариант.
• Для работодателей переход на ЭТК снижает издержки на документооборот и повышает прозрачность кадрового учёта, однако требует первоначальных вложений в обучение и адаптацию внутренних процессов.

Электронная трудовая книжка – это шаг вперёд в цифровизации трудовых отношений. Она предоставляет явные выгоды государству (экономия бюджета, прозра