Дата актуализации: 22 мая 2026 г․

Нормативная база

Основные документы‚ регулирующие порядок ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним:

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек‚ утверждённая постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от  № 40 (ред․)․
• Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей‚ утверждённые постановлением Правительства РФ от  № 225․
• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66․1 – право работника получить сведения о трудовой деятельности; ст․ 65 – оформление ТК при приёме на работу впервые)․
• Налоговый кодекс РФ:
  • п․ 1 ст․ 146 НК РФ – операции‚ не являющиеся реализацией‚ не облагаются НДС;
  • п․ 25 ч․ 2 ст․ 255 НК РФ – учёт расходов‚ предусмотренных трудовым договором;
  • ст․ 251 НК РФ – доходы от реализации товаров‚ работ‚ услуг и иных операций (в т․ч․ плата за выдачу ТК)․

Порядок выдачи трудовых книжек

Выдача ТК работнику может осуществляться:

1. Бесплатно – если в трудовом договоре не предусмотрено взимание платы․
2. За плату – размер которой определяется фактическими затратами на приобретение бланка ТК (или вкладыша) и‚ при необходимости‚ на его изготовление (п․ 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек)․

При выдаче ТК оформляется расписка о получении трудовой книжки на руки – документ‚ подтверждающий факт передачи бланка работнику․ Расписка хранится в личном деле сотрудника․

Ответственность за сохранность ТК лежит на работодателе до момента увольнения сотрудника (или до выдачи дубликата)․

Бухгалтерский учет расходов на приобретение бланков трудовых книжек

Приобретение бланков ТК (и вкладышей к ним) относится к материальным запасам․ Отражается на счете 10 «Материалы» (субсчёт «Бланки трудовых книжек»)․

Пример проводки при покупке бланков:

Дебет 10-02 «Бланки трудовых книжек» – xxx руб․
Кредит 60 «Расчёты с поставщиками» – xxx руб․

При выдаче ТК сотруднику (за плату или бесплатно) списывается стоимость бланка:

Проводка при выдаче ТК за плату (оплата работником):

Дебет 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» – сумма полученной от работника платы
Кредит 90-01 «Выручка» – сумма полученной платы

Проводка при выдаче ТК бесплатно (расход организации):

Дебет 20 «Основное производство» (или 26 «Общехозяйственные расходы») – стоимость бланка
Кредит 10-02 «Бланки трудовых книжек» – стоимость бланка

Если организация возмещает работнику затраты на приобретение ТК (например‚ по условиям коллективного договора)‚ то проводка выглядит так:

Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» – сумма возмещения
Кредит 51 «Расчётный счёт» – сумма возмещения

Налоговый учет

НДС

Согласно п․ 1 ст․ 146 НК РФ‚ выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией товаров‚ работ‚ услуг или имущественных прав․ Поэтому операция не облагается НДС‚ а входной НДС‚ уплаченный при покупке бланков‚ принимается к вычету в обычном порядке (ст․ 171‑172 НК РФ)․

Налог на прибыль

Расходы на приобретение бланков ТК учитываются в составе внереализационных расходов (п․ 25 ч․ 2 ст․ 255 НК РФ)‚ если они предусмотрены трудовым договором или коллективным договором․ Если плата взимается с работника‚ она относится к прочим доходам организации и включается в налоговую базу по налогу на прибыль в общем порядке (ст․ 251 НК РФ)․

Пример расчёта налога на прибыль

Организация приобрела 100 бланков ТК по 150 руб․ каждый (включая НДС 20 %)․

• Стоимость без НДС: 100 × 150 ÷ 1‚20 = 12 500 руб․
• НДС к вычету: 12 500 × 0‚20 = 2 500 руб․
• Расход‚ учитываемый при налоге на прибыль: 12 500 руб․

Особенности учёта для бюджетных организаций

Для бюджетных учреждений применяются инструкции по бухгалтерскому учёту‚ утверждённые Минфином России․ Порядок отражения расходов на бланки ТК аналогичен коммерческим организациям‚ но с использованием бюджетной классификации расходов (КОСГУ)․

• Приобретение бланков – статья КОСГУ 210 «Приобретение материалов»․
• Выдача ТК за плату – доход по статье КОСГУ 140 «Платные услуги»․
• Бесплатная выдача – расход по статье КОСГУ 220 «Оплата труда» (если возмещение работнику) или 260 «Прочие расходы»․

Ответы на частые вопросы

Можно ли включать в расходы стоимость доставки бланков ТК?

Да‚ транспортные и сопутствующие расходы (доставка‚ страховка) относятся к себестоимости приобретённого материала и учитываются вместе с основной стоимостью бланков․

Нужно ли вести отдельный учёт трудовых книжек и вкладышей к ним?

Рекомендуется вести субсчёт аналитического учёта по материалам «Бланки трудовых книжек» и «Вкладыши к трудовым книжкам»‚ чтобы упростить формирование отчётов и проверок․

Как отразить утерю или порчу ТК работником?

При выдаче дубликата или нового вкладыша организация приобретает новый бланк и списывает его стоимость как расход (см․ п․ 3)․ Если работник виновен в утрате‚ можно взыскать с него стоимость бланка в порядке‚ предусмотренном трудовым договором или коллективным договором․

Облагается ли НДС плата‚ полученная от работника за выдачу ТК?

Нет‚ поскольку операция не считается реализацией (п․ 1 ст․ 146 НК РФ)․ Плата учитывается как прочий доход для налога на прибыль․

Практический пример: журнал операций за месяц

Расходы на выдачу трудовых книжек представляют собой обычные материальные затраты организации‚ которые подлежат учёту на счете 10 «Материалы» и последующему списанию при фактической выдаче бланка работнику․ Плата‚ взимаемая с сотрудника за выдачу ТК‚ не облагается НДС‚ но учитывается в доходах для налога на прибыль․ При правильном отражении всех операций (приобретение‚ выдача‚ возмещения‚ платы) организация обеспечивает соответствие требованиям трудового и налогового законодательства‚ а также получает возможность полноценно использовать входной НДС к вычету․

Соблюдение порядка‚ изложенного в Инструкции о ведении трудовых книжек и в нормах НК РФ‚ позволит избежать штрафов и доначислений при проверках налоговых и трудовых инспекций․