Электронная трудовая книжка (ЭТК) прочно вошла в кадровый документооборот России. С момента её введения в 2020 году миллионы работников и работодателей оценили преимущества цифрового формата, который исключает риск потери сведений о трудовом стаже. По статистике, уже около 24 млн работников в России переведены на электронный формат. Однако переход на ЭТК вызывает множество вопросов у кадровиков: какие документы требовать от нового сотрудника, как подтверждать стаж и как правильно оформить прием на работу? В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий при трудоустройстве владельца электронной трудовой книжки.
Что такое электронная трудовая книжка и где её найти?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Она хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и содержит полную информацию о трудовом стаже и профессиональной деятельности работника.
Важно понимать, что работодатель не ведет саму ЭТК как отдельный файл; Его задача — своевременно и корректно подавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в фонд. А вот просмотреть эти сведения сам работник может несколькими способами:
- В личном кабинете на портале Госуслуг.
- В личном кабинете на сайте СФР.
- Через специальные мобильные приложения для смартфонов.
Полученную из личного кабинета информацию можно сохранить на носитель информации, распечатать или отправить по электронной почте (e-mail). При необходимости выписка из ЭТК может быть предоставлена и в виде бумажной выписки.
Документы при приеме на работу: что должен предоставить сотрудник?
Согласно ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ, при поступлении на работу работник обязан предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с бумажной трудовой книжкой или взамен неё.
Если сотрудник сообщил, что он перешел на электронную трудовую книжку и отказался от бумажной, он должен предъявить работодателю сведения о своей профессиональной деятельности. Эта информация предоставляется в виде унифицированных форм:
- СТД-Р — выписка из электронной трудовой книжки, выдаваемая работодателем по последнему месту работы.
- СТД-ПФР — выписка из электронной трудовой книжки, полученная через портал Госуслуг, сайт СФР или МФЦ.
Обе формы равнозначны для подтверждения стажа и предыдущих мест работы. Сотрудник может принести эти документы в распечатанном виде или в электронном формате (например, на флеш-накопителе).
Особенности для тех, кто устраивается на работу впервые
С вступило в силу важное правило: если трудовой договор заключается впервые, бумажная трудовая книжка больше не заводится. Новичкам оформляется только электронная трудовая книжка; Таким образом, при первичном трудоустройстве предоставлять форму СТД-Р или СТД-ПФР не нужно, так как стажа у работника еще нет.
Одновременное ведение бумажной и электронной книжки
Традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже были заведены, и работник не написал заявление об отказе от ведения бумажного носителя. В этом случае предусмотрено одновременное применение электронного и бумажного вариантов.
Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, при приеме на работу он приносит её вместе со сведениями из ЭТК (выпиской СТД-ПФР). Работодатель обязан продолжать вести оба формата: делать записи в бумажной книжке и одновременно сдавать электронные отчеты в СФР.
Порядок приема на работу с ЭТК: что меняется для кадровика?
Электронная трудовая книжка не меняет общий порядок приема на работу. Как и прежде, вы оформляете трудовой договор, издаете приказ о приеме на работу и знакомите сотрудника с локальными нормативными актами организации.
Алгоритм действий при приеме на работу владельца ЭТК выглядит следующим образом:
- Получение документов. Работник предоставляет паспорт, документы об образовании, форму СТД-Р или СТД-ПФР (вместо или вместе с бумажной трудовой книжкой).
- Издание приказа. Издается приказ о приеме на работу, с которым работник знакомится под подпись.
- Подача отчетности. Именно подача сведений в СФР заменяет ручное заполнение трудовой книжки. Запись в электронную трудовую книжку появляется в системе только после того, как работодатель успешно подаст отчет, и все загруженные документы пройдут проверку в фонде.
Как подтвердить наличие у работника ЭТК?
Главным подтверждением того, что работник перешел на электронный формат, является отсутствие у него на руках бумажной трудовой книжки (она остается у предыдущего работодателя) и наличие предоставленной формы СТД-Р или СТД-ПФР. Если работник устраивается к вам после длительного перерыва в стаже, он может запросить актуальную выписку через Госуслуги прямо на собеседовании.
Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил жизнь как работникам, так и работодателям. Цифровой формат навсегда решил проблему утери, порчи или задержки бумажного документа при увольнении. Главное правило для кадровых специалистов — внимательно проверять предоставляемые сотрудником формы СТД-Р и СТД-ПФР при приеме на работу и не забывать, что с 2021 года бумажные бланки для новых сотрудников больше не нужны. Соблюдение этих простых требований обеспечит безошибочное ведение электронного кадрового учета в вашей организации.