С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что для подавляющего большинства работников, включая тех, кто трудится дистанционно, бумажная трудовая книжка становится необязательной. Цифровизация трудовых отношений кардинально изменила подход к документообороту, и дистанционным сотрудникам это особенно актуально.

Что такое электронная трудовая книжка и как она работает?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой аналог (замена) бумажной трудовой книжки. Она является государственной информационной системой, которая ведётся и хранится в Социальном фонде России.

Какая информация хранится в ЭТК?

• Личные данные: ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол.
• Сведения о трудовой деятельности: все приёмы на работу, увольнения, перерывы в стаже.
• Подробности по каждому месту работы: наименование работодателя (с ОКПО), должность, структурное подразделение, основание для приёма/увольнения (приказ, номер и дата).
• Сведения об обучении и повышении квалификации, если они связаны с работой.

Особенности ЭТК для дистанционного (удалённого) работника

Для сотрудника, работающего дистанционно, электронная трудовая книжка имеет ключевые преимущества:

1. Доступ в любое время и из любой точки: Проверить свои записи можно через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР. Не нужно ждать, пока книжка приедет по почте или будет передана лично.
2. Невозможность потери: Данные хранятся на защищённых серверах СФР. Риск утери, порчи или подделки бумажного документа исключён.
3. Автоматическое обновление: Работодатель (даже если он находится в другом регионе) обязан в установленные законом сроки направить сведения о приёме/увольнении в СФР. После этого информация сразу становится доступна работнику.
4. Упрощение при смене работы: Новый работодатель может запросить выписку из ЭТК (с согласия сотрудника) в электронном виде, что ускоряет процедуру приёма на работу.

Практические вопросы: как, когда и что делать?

Как и когда работодатель заполняет ЭТК дистанционного сотрудника?

Процесс идентичен для всех форм занятости.

• При приёме на работу: Работодатель (или уполномоченное кадровое подразделение) вносит запись о приёме на работу в свою внутреннюю систему учёта и в течение 3 рабочих дней направляет сведения в СФР через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Основанием является подписанный (в т.ч. с помощью ЭЦП) трудовой договор и приказ о приёме.
• При увольнении: Аналогично, в течение 3 рабочих дней с даты увольнения работодатель отправляет в СФР сведения об увольнении (основание, приказ об увольнении и запись в трудовой договоре).
• Для дистанционного работника: Все документы (договор, приказы) могут быть оформлены и подписаны в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Это не влияет на обязательность направления сведений в ЭТК.

Как оформить увольнение дистанционного работника в ЭТК?

Оформление происходит так же, как и для офисного сотрудника:

1. Издается приказ (распоряжение) об увольнении (например, по собственному желанию, по истечении срока договора).
2. Приказ подписывается руководителем (с ЭЦП, если документ электронный).
3. Сотруднику направляется копия приказа (обычно через корпоративную почту или систему документооборота).
4. В течение 3 рабочих дней кадровик направляет сведения об увольнении (формат установлен СФР) в Социальный фонд.
5. После принятия СФР информация об увольнении отображается в ЭТК работника.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Наличие ЭТК у гражданина не требует отдельного подтверждения от него. С 1 января 2021 года при первом приёме на работу все гражданам оформляется ЭТК по умолчанию, если они не подали заявление о ведении бумажной трудовой книжки.

Проверить, ведётся ли у сотрудника ЭТК, работодатель может:

• Через личный кабинет работодателя на портале СФР (при наличии соответствующего доступа).
• Запросив у самого работника выписку из ЭТК (через Госуслуги или на сайте СФР). Работник может предоставить её в электронном виде.

С какого года при приёме на работу оформляется ЭТК?

Система электронных трудовых книжек была запущена в России в 2020 году. Однако обязательность ведения ЭТК для работодателей вводилась поэтапно:

• С 1 января 2021 года: ЭТК обязаны вести все работодатели (включая индивидуальных предпринимателей) при приёме на работу новых сотрудников. То есть, если человек устраивается на работу впервые или после перерыва, ему автоматически открывается ЭТК.
• До 1 января 2026 года: Параллельно с ЭТК можно было вести и бумажную книжку (если сотрудник не отказался от неё).
• С 1 января 2026 года: Переходный период завершается. Трудовая книжка в бумажном виде не ведётся (за исключением отдельных категорий, установленных законом, например, для работников, уволенных до 2026 года и имеющих стаж на бумажном носителе). Все новые записи идут только в электронный формат.

Электронная трудовая книжка — это современный, безопасный и удобный инструмент учёта трудового стажа. Для дистанционных работников она особенно ценна, так как устраняет любые географические барьеры и риски, связанные с бумажным документом. С 2026 года цифровая версия становится единственно законной. Поэтому и работодателям, и дистанционным сотрудникам необходимо чётко понимать процедуры оформления, увольнения и контроля записей в этой системе.

Информация в статье актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ (Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», Федеральный закон № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и др.).