С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России изменился порядок ведения трудовых записей. Ниже представлен подробный обзор сроков, условий и процедуры перехода на электронный формат.
Исторический контекст и основные даты
- 1 января 2020 года – вступили в силу изменения в трудовом законодательстве, позволяющие вести трудовые книжки в электронном виде.
- 1 января 2022 года – все работники, которые трудоустраиваются впервые, должны получать только электронную трудовую книжку.
- 2025 год – к концу года ЭТК должна быть у каждого работающего по трудовому договору (те, кто впервые устроился после , уже имеют только электронный формат).
- 10 июня 2026 года – крайний срок для переноса данных из бумажных трудовых книжек в электронную форму (необходимо успеть подать сканы в Пенсионный фонд).
Кто и когда может перейти на ЭТК
Переход на электронную трудовую книжку возможен в следующих случаях:
- Первичное трудоустройство после – работник получает ЭТК автоматически, бумажная книжка не оформляется.
- Работники, ранее имевшие бумажную ТК – могут перейти на ЭТК в любое время, подав заявление работодателю о переходе.
- Согласие работника – переход возможен только с его согласия (без согласия работодатель не может принудительно перевести сотрудника на электронный формат).
Процедура перехода
Для перехода на электронную трудовую книжку необходимо выполнить следующие шаги:
- Получить согласие работника на переход (можно оформить в виде письменного заявления).
- Сформировать электронную трудовую книжку в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы (например, Сбербанк, КонсультантПлюс).
- Внести в ЭТК все сведения о предыдущих местах работы: должности, структурные подразделения, даты приёма и увольнения.
- Уведомить Пенсионный фонд РФ о переходе – сведения должны быть переданы не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем соответствующего кадрового изменения.
- Если у работника остаётся бумажная трудовая книжка, её данные необходимо перенести в электронный формат и подать сканы в ПФР до 10 июня 2026 года.
Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Обеспечить возможность перехода на ЭТК по заявлению работника.
- Вести электронные трудовые книжки с года для всех сотрудников, которые выбрали электронный формат.
- Своевременно передавать сведения в Пенсионный фонд (не позднее 25-го числа следующего месяца).
- Информировать работников о сроках переноса данных из бумажных ТК в электронные (до ).
- Хранить копии заявлений о переходе и подтверждений получения согласия работника.
Частые ошибки и как их избежать
При переходе на ЭТК часто встречаются следующие недочёты:
- Отсутствие согласия работника – переход без согласия считается нарушением трудового законодательства.
- Пропуск срока уведомления ПФР – приводит к штрафам; необходимо ставить напоминание в календаре на 25-е число каждого месяца.
- Неполное перенесение данных – важно внести все должности, структурные подразделения и даты; иначе в электронной книжке будут пробелы.
- Поздняя подача сканов бумажной ТК – после г. бумажные книжки теряют юридическую силу, поэтому лучше выполнить перенос заранее.
Переход на электронные трудовые книжки – обязательный процесс для всех работников, трудоустроенных после , и право для тех, кто ранее вёл бумажную ТК. Ключевые сроки:
- С – новички получают только ЭТК.
- К концу 2025 года – ЭТК должна быть у каждого работающего.
- До – перенос данных из бумажных ТК в электронный формат.
- Уведомление ПФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за кадровым изменением.
Соблюдение этих сроков и процедур обеспечит корректное ведение трудовых записей, избавит от штрафов и упростит взаимодействие с Пенсионным фондом РФ.