Дата публикации: 22 мая 2026 года
Актуальность: Обновлено с учетом изменений законодательства и версии 1С:ЗУП 3.1

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это масштабная реформа, которая затрагивает всех работодателей и сотрудников. Программа 1С:ЗУП версии 3.1 и новее предоставляет все необходимые инструменты для ведения электронных трудовых книжек в соответствии с требованиями Пенсионного фонда России (ПФР).

В этой статье мы подробно разберем:

• Что такое электронная трудовая книжка и как она работает;
• Как настроить ведение ЭТК в 1С:ЗУП;
• Как оформлять кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Какие отчеты формировать и когда;
• Какие штрафы предусмотрены за нарушения;
• Преимущества и недостатки электронного формата;
• Как перейти с бумажной на электронную форму.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в базе Пенсионного фонда России. Она содержит полную информацию о трудовой деятельности гражданина: даты приема, перевода, увольнения, должности, основания для изменений.

С 2020 года все работодатели обязаны представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о кадровом мероприятии.

Как настроить ведение электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП

Проверка версии программы

Убедитесь, что у вас установлена 1С:ЗУП 3.1 или новее. Для этого:

• Откройте программу;
• Перейдите в меню Справка → О программе;
• Проверьте версию;

Если версия ниже 3.1 — обновите программу через 1С:ИТС Конфигуратор или обратитесь к вашему партнеру 1С.

Настройка параметров учета

Для включения ведения электронных трудовых книжек:

1. Откройте 1С:ЗУП;
2. Перейдите в раздел Кадры → Настройки учета;
3. Найдите параметр Ведется электронная трудовая книжка и установите флажок;
4. Нажмите Записать и закрыть.

После этого в программе появится возможность:

• Формировать документы для передачи в ПФР;
• Вести журнал электронных трудовых книжек;
• Генерировать отчеты СЗВ-ТД и ЕФС-1.

Как вести электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП

Создание сотрудника

При приеме нового сотрудника:

1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники;
2. Нажмите Создать;
3. Заполните анкету сотрудника, включая:
• ФИО;
• ИНН;
• СНИЛС;
• Дата рождения;
• Пол;
• Гражданство.
4. В разделе Трудовая книжка укажите:
• Способ ведения: Электронная;
• Дата начала ведения: Дата приема на работу;
• Предыдущий стаж: Если есть, укажите данные.
5. Сохраните сотрудника.

Оформление приема на работу

Для оформления приема:

1. Создайте документ Прием на работу (раздел Кадры → Прием на работу);
2. Укажите:
• Сотрудника;
• Подразделение;
• Должность;
• Тип договора (трудовой, гражданско-правовой);
• Дата начала работы;
• Условия труда (при необходимости).
3. Нажмите Провести.
4. После проведения автоматически сформируется запись в электронной трудовой книжке.

Программа автоматически:

• Создаст запись в ЭТК;
• Сформирует сведения для ПФР (СЗВ-ТД);
• Подготовит данные для отчета ЕФС-1.

Оформление перевода и увольнения

Аналогично оформляются переводы и увольнения:

• Создайте документ Перевод или Увольнение;
• Укажите основание и дату;
• Проведите документ;
• Программа обновит данные в ЭТК и сформирует отчеты.

Формирование отчетности для ПФР

После проведения кадровых мероприятий необходимо сформировать и отправить отчеты:

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)

• Перейдите в раздел Кадры → Отчетность в ПФР → СЗВ-ТД;
• Выберите период;
• Нажмите Сформировать;
• Проверьте данные;
• Экспортируйте файл в формате XML;
• Отправьте через Госуслуги или ПФР-онлайн.

ЕФС-1 (подраздел 1.1)

ЕФС-1 — это объединенный отчет, который включает:

• СЗВ-ТД;
• СЗВ-СТАЖ;
• СЗВ-ЗЛ;
• Иные сведения.

Для формирования:

1. Перейдите в раздел Кадры → Отчетность в ПФР → ЕФС-1;
2. Выберите период;
3. Укажите тип отчета (первичный, корректирующий);
4. Сформируйте и отправьте.

Новые формы с 30 декабря 2025 года

С 30 декабря 2025 года вступили в силу изменения в порядке ведения электронных трудовых книжек. Основные нововведения:

• Упрощенная форма СЗВ-ТД: Сокращено количество полей, ускорен процесс формирования;
• Новый формат ЕФС-1: Добавлены разделы для учета дистанционной работы и совместительства;
• Автоматическая проверка: В 1С:ЗУП внедрена система автоматического контроля ошибок;
• Интеграция с Госуслугами: Прямая отправка отчетов через портал;
• Уведомления: Программа оповещает о приближении сроков сдачи отчетов.

В 1С:ЗУП 3.1 уже реализованы все обновления, необходимо только обновить конфигурацию.

Штрафы за нарушения ведения электронных трудовых книжек

За нарушение порядка ведения или несвоевременную сдачу отчетности предусмотрены штрафы:

Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек

Преимущества

• Надежность: Данные хранятся в защищенной базе ПФР и не могут быть утеряны;
• Удобство: Доступ к данным возможен в любое время через личный кабинет на Госуслугах;
• Актуальность: Сведения обновляются в режиме реального времени;
• Экономия: Нет необходимости заводить и хранить бумажные трудовые книжки;
• Автоматизация: 1С:ЗУП минимизирует ручной труд;
• Контроль: Программа проверяет корректность данных и предупреждает об ошибках.

Недостатки

• Техническая зависимость: Требуется стабильный интернет и исправная техника;
• Ошибки: Возможны сбои при передаче данных;
• Сложность для сотрудников: Не все сотрудники умеют пользоваться электронными сервисами;
• Риск взлома: Хотя база ПФР защищена, угроза киберугроз сохраняется;
• Переходный период: Необходимо время для адаптации сотрудников и бухгалтерии.

Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?

Переход на электронную форму обязателен для всех новых сотрудников с 2020 года. Для существующих сотрудников возможны варианты:

Выбор сотрудником способа ведения

Сотрудник может выбрать:

• Электронную трудовую книжку: Все записи ведутся только в электронном виде;
• Смешанный формат: Электронная книжка ведется параллельно с бумажной;
• Только бумажную: Сохраняется традиционный формат (но сведения о трудовой деятельности все равно передаются в ПФР).

Для оформления выбора:

1. Сотрудник пишет заявление о выборе способа ведения трудовой книжки;
2. Заявление регистрируется в 1С:ЗУП;
3. В программе устанавливается соответствующий флажок в карточке сотрудника.

Перенос данных из бумажной трудовой книжки

Если сотрудник выбрал электронный формат, необходимо перенести данные из бумажной книжки:

1. Откройте карточку сотрудника;
2. Перейдите в раздел Трудовая книжка;
3. Нажмите Добавить запись;
4. Введите данные о предыдущих местах работы (организация, должность, даты, основания);
5. Укажите, что это перенос данных из бумажной книжки;
6. Сохраните.

При первой подаче сведений в ПФР эти данные будут переданы в электронную трудовую книжку.

Практические советы по ведению ЭТК в 1С:ЗУП

Регулярно обновляйте программу

Конфигурация 1С:ЗУП регулярно обновляется с учетом изменений законодательства. Обновляйте программу не реже 1 раза в квартал.

Проводите внутренний аудит

Ежемесячно проверяйте:

• Полноту данных о сотрудниках;
• Корректность записей в ЭТК;
• Своевременность формирования отчетов;
• Отсутствие ошибок в СЗВ-ТД и ЕФС-1.

Используйте контрольные точки

В 1С:ЗУП есть функция Контрольные точки для проверки корректности данных. Используйте их перед отправкой отчетов.

Обучение сотрудников

Обучите сотрудников, ответственных за кадровый учет:

• Как работать с ЭТК в 1С;
• Как формировать отчеты;
• Как проверять данные перед отправкой.

Используйте видеокурсы и инструкции

Компания 1С и партнеры предоставляют бесплатные видеокурсы и инструкции по работе с ЭТК. Используйте их для повышения квалификации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Ответ: Да, сотрудник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажному формату. Однако сведения о трудовой деятельности все равно будут передаваться в ПФР в электронном виде.

Вопрос 2: Что делать, если сотрудник уволился, а отчет СЗВ-ТД не сформирован?

Ответ: Необходимо срочно сформировать и отправить отчет, даже если сроки уже прошли. За несвоевременную сдачу предусмотрены штрафы.

Вопрос 3: Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке?

Ответ: Ошибку можно исправить через корректирующий отчет СЗВ-ТД. В 1С:ЗУП есть функция формирования корректирующих отчетов.

Вопрос 4: Можно ли вести ЭТК вручную, без 1С?

Ответ: Нет, ведение ЭТК возможно только через программы, сертифицированные ПФР, такие как 1С:ЗУП. Ручной ввод не допускается.

Вопрос 5: Как получить доступ к электронной трудовой книжке сотрудника?

Ответ: Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте Госуслуги или ПФР.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП — это не только требование закона, но и современный подход к кадровому учету. Программа 1С:ЗУП версии 3.1 и новее предоставляет все необходимые инструменты для корректного ведения ЭТК, формирования отчетности и передачи данных в ПФР.

Главные правила ведения ЭТК:

• Все кадровые мероприятия оформляйте документально и проводите в программе;
• Своевременно формируйте и отправляйте отчеты СЗВ-ТД и ЕФС-1;
• Регулярно обновляйте программу и проверяйте данные;
• Следите за изменениями законодательства;
• Обучайте сотрудников работе с ЭТК.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов, сэкономить время и сделать кадровый учет прозрачным и надежным.

Начните вести электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП уже сегодня — это просто, удобно и обязательно!

Ресурсы для изучения

• Официальный сайт 1С — документация, обновления, инструкции;
• Сайт Пенсионного фонда России — формы отчетности, новости;
• Портал Госуслуги — личный кабинет для отправки отчетов;
• Видеоинструкции на YouTube, пошаговые руководства;
• КонсультантПлюс — нормативные акты и разъяснения.