С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) реализованы все необходимые инструменты для ведения, хранения и формирования отчётности по ЭТК. Ниже – подробное руководство, основанное на актуальной информации из открытых источников (данные на ).
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, в которой хранятся сведения о трудовой деятельности работника. Данные передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1).
- Основные функции: подтверждение стажа, места работы, должностей, периодов работы и др.
- Правовая база: Федеральный закон от № 439‑ФЗ, ст. 66 и 66.1 ТК РФ.
- Где хранится: в единой информационной системе СФР; доступ к сведениям имеет работник через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Как сотрудник информирует работодателя о выбранном способе ведения трудовой книжки?
Согласно ст. 66 ТК РФ, каждый работник имеет право выбрать:
- ведение бумажной трудовой книжки;
- ведение сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
Выбор оформляется письменным заявлением (форма «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»). В 1С:ЗУП данный документ вводится как:
- «Заявление о ведении трудовой книжки» (можно создать в разделе Кадровики → Заявления);
- дата документа – дата, когда сотрудник написал заявление; эта дата попадает в отчёт СЗВ‑ТД.
Заявление должно быть внесено в систему не позднее дня, следующего за днём его получения.
Настройка ведения электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП
Общие параметры
Для включения функции ЭТК необходимо:
- Перейти в Настройки → Параметры учёта → Кадры и зарплата → Трудовая книжка;
- Установить флажок Вести электронные трудовые книжки;
- Указать версию программы, поддерживающую ЭТК (начиная с 3.1.10.276 и 3.1.12.110).
Настройка для конкретного сотрудника
В карточке сотрудника (Справочники → Физические лица) есть закладка Трудовая книжка. Здесь:
- Выбираем Способ ведения трудовой книжки – «Электронная форма» или «Бумажная форма»;
- При выборе электронной формы ставим флажок Отразить в трудовой книжке – он отвечает за формирование подраздела 1.1 ЕФС‑1;
- Указываем трудовую функцию и код по ОКЗ (ОКЗ – Общероссийский классификатор профессий).
После сохранения данные будут автоматически включаться в отчёт СЗВ‑ТД при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение и т.д.);
Заполнение электронной трудовой книжки при различных кадровых событиях
Приём на работу (первый трудовой договор)
Для сотрудника, который ранее не работал по трудовому договору:
- Создаём документ Приём на работу;
- В форме документа ставим флажок Начало трудовой деятельности;
- Система автоматически открывает электронную трудовую книжку и формирует запись о приёме.
Эта запись будет включена в отчёт СЗВ‑ТД за период, в котором произошёл приём.
Кадровый перевод
При переводе сотрудника на другую должность, структурное подразделение или с изменением условий труда:
- Документ Перевод;
- Указываем новую трудовую функцию и код ОКЗ;
- Флажок Отразить в трудовой книжке остаётся активным – запись о переводе попадает в ЕФС‑1.
Увольнение
При увольнении:
- Документ Увольнение;
- Указываем основание (по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.);
- Флажок Отразить в трудовой книжке формирует запись о прекращении трудового договора.
После проведения увольнения в отчёте СЗВ‑ТД появится запись о дате расторжения трудового договора.
Гражданско‑правовые договоры (ГПХ)
Сведения о ГПХ не вносятся в трудовую книжку, но их можно отразить в отдельном разделе «Сведения о выполнении работ (услуг)» в ЕФС‑1, если это требуется отчётностью.
Формирование и отправка отчёта СЗВ‑ТД
Отчёт СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) формируется автоматически:
- Переходим в Отчёты → Отчётность в СФР → СЗВ‑ТД;
- Указываем период (месяц/квартал/год);
- Нажимаем Сформировать – система выбирает всех сотрудников, у которых установлен флажок Отразить в трудовой книжке, и собирает их записи за выбранный период;
- После проверки отправляем в СФР через электронный документооборот (ЭДО) или выгружаем файл в формате XML.
Важно: дата документа «Заявление о ведении трудовой книжки» передаётся в СЗВ‑ТД и используется фондом для подтверждения выбора сотрудником формы ведения книжки.
Изменение способа ведения трудовой книжки
Если сотрудник решает перейти с бумажной на электронную форму (или наоборот):
- Сотрудник подаёт новое Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки;
- В 1С:ЗУП открываем карточку сотрудника, закладка Трудовая книжка, меняем Способ ведения трудовой книжки;
- Система автоматически создаёт запись о изменении способа ведения (это отражается в СЗВ‑ТД как событие «Изменение способа ведения трудовой книжки»).
При переходе с электронной на бумажную форму необходимо также обеспечить ведение бумажной книжки в соответствии с требованиями ТК РФ.
Особенности работы с сотрудниками, принятыми на работу впервые после 2020 года
С 2021 года при приёме на работу впервые (трудовая деятельность не велась ранее) электронная трудовая книжка открывается автоматически, если:
- В документе Приём на работу установлен флажок Начало трудовой деятельности;
- Сотрудник выбрал электронную форму ведения (заявление подано).
В этом случае в трудовой книжке будет первая запись о приёме, а последующие события будут добавляться последовательно.
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП
Преимущества
- Снижение риска потери или повреждения документа;
- Быстрый доступ к сведениям через личный кабинет работника;
- Автоматическое формирование отчёта СЗВ‑ТД, уменьшение ручного труда;
- Возможность мгновенно проверить корректность передачи данных в СФР.
Недостатки
- Требуется настройка и обучение сотрудников отдела кадров;
- Необходимость обеспечения доступа к интернету и ЭДО для отправки отчётов;
- Некоторые сотрудники предпочитают бумажный вариант из‑за привычки или отсутствия доступа к Госуслугам.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как проверить, что заявление о выборе формы ведения трудовой книжки принято системой?
- В карточке сотрудника на закладке Трудовая книжка отображается текущий способ ведения и дата последнего заявления. Также можно посмотреть журнал документов Заявления о ведении трудовой книжки.
- Нужно ли печатать выписку из электронной трудовой книжки для сотрудника?
- По требованию сотрудника работник может получить выписку из ЭТК в бумажном виде – она формируется в 1С:ЗУП через печатную форму Выписка из электронной трудовой книжки.
- Что делать, если при формировании СЗВ‑ТД появляются ошибки?
- Сначала проверяем заполнение полей трудовой функции и кода ОКЗ, наличие флажка Отразить в трудовой книжке и корректность дат в документах кадровых событий. После исправления повторно формируем отчёт.
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
- Нет. Трудовая книжка ведётся только одним способом на каждого сотрудника. Выбор фиксируется заявлением и не может быть изменён без подачи нового заявления.
Электронная трудовая книжка в 1С:ЗУП – это современный инструмент, который упрощает учёт трудовой деятельности, обеспечивает соответствие законодательству и снижает нагрузку на кадровую службу. Правильная настройка программы, своевременное оформление заявлений сотрудников и контроль за формированием отчёта СЗВ‑ТД позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений в организации.
Следуя рекомендациям, изложенным выше, вы сможете эффективно вести электронные трудовые книжки, минимизировать ошибки и уверенно сдавать отчётность в Социальный фонд России.