В России электронная трудовая книжка (ЭТК) стала реальностью уже пять лет назад. С тех пор она претерпела значительные изменения, а в 2026 году завершился переходный период, после которого все работники обязаны иметь электронный документ. В этой статье разберём, как получить новую ЭТК, какие требования к работодателям и сотрудникам, а также какие преимущества и недостатки связаны с переходом на цифровую форму.

Краткая история внедрения ЭТК

• 2011 г. – начались эксперименты с цифровыми трудовыми книжками.
• 2016 г. – официальное введение ЭТК в России.
• 2021 г. – массовый переход: в конце 2020 г. были поданы данные о сотрудниках и их местах работы в рамках СЗВ‑ТД (Сводная заявка о трудовой книжке).
• 2025 г. – вступили в силу поправки к ЕФС‑1, обязательный документ для всех работодателей.
• 2026 г. – завершён переходный период; с 1 января 2026 г. электронная трудовая книжка стала обязательной.

Переходный период и его завершение

С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

1. Все работодатели обязаны вести данные о сотрудниках в электронном виде.
2. Работники могут получить доступ к своей ЭТК через портал «Мой персонал».
3. Бумажные трудовые книжки больше не принимаются в качестве официального документа.

В результате перехода на ЭТК уже более 24 млн работников в России получили доступ к цифровому документу. В Астраханской области более 70 тыс. жителей перешли с бумажной трудовой книжки на электронную, а в Вологодской области уже более 690 тыс. человек используют ЭТК.

Как получить новую электронную трудовую книжку

Процесс получения ЭТК состоит из нескольких этапов, которые выполняются как работодателем, так и сотрудником.

Регистрация работодателя в системе «Мой персонал»

1. Перейдите на сайт moy-personal.ru.
2. Выберите пункт «Регистрация работодателя» и заполните форму.
3. Подтвердите регистрацию через электронную подпись.
4. После проверки вы получите доступ к управлению персоналом.

Добавление сотрудников в систему

1. В личном кабинете работодателя выберите «Добавить сотрудника».
2. Заполните обязательные поля: ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы.
3. Сохраните данные – они автоматически попадают в электронную трудовую книжку.

Запрос доступа сотрудника к своей ЭТК

1. Сотрудник входит в портал «Мой персонал» под своей учетной записью.
2. В разделе «Моя трудовая книжка» можно просмотреть все записи.
3. При необходимости сотрудник может запросить печать или копию ЭТК в электронном виде.

Восстановление утраченной или испорченной ЭТК

• Обратитесь в отдел кадров работодателя.
• Заполните форму «Запрос на восстановление» в системе «Мой персонал».
• После проверки работодателя данные будут восстановлены в системе.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Удобство – доступ 24/7 из любой точки мира.
• Экономия времени – автоматическое обновление данных.
• Сокращение бумажных расходов – меньше печати и хранения.
• Повышение прозрачности – данные доступны в реальном времени.
• Безопасность – защита данных с помощью электронных подписей и шифрования.

Недостатки и риски

• Нужна электронная подпись и доступ к интернету.
• Возможны технические сбои в работе портала.
• Проблемы с переходом с бумажной версии – иногда возникают ошибки при импорте данных.
• Сложности для молодёжи и малообразованных пользователей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать бумажную трудовую книжку в 2026 году? – Нет, с 1 января 2026 г. бумажный документ больше не признаётся официальным.
2. Что делать, если я потерял доступ к порталу «Мой персонал»? – Обратитесь в службу поддержки портала или в отдел кадров вашего работодателя.
3. Можно ли получить копию ЭТК в бумажном виде? – Да, но это будет только печатная копия, а официальным документом остаётся электронный.
4. Как проверить, что данные в ЭТК корректны? – Сравните их с вашими личными документами и попросите работодателя проверить.
5. Какие данные обязательны для заполнения? – ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы, а также сведения о стаже.

Переход на электронную трудовую книжку в России завершён, и теперь каждый работник обязан иметь доступ к своему цифровому документу. Создание новой ЭТК – это простая процедура, которую можно выполнить через портал «Мой персонал». Несмотря на некоторые технические нюансы, преимущества цифровой формы очевидны: удобство, экономия времени и ресурсов, а также повышенная безопасность данных.

Если вы ещё не получили доступ к своей ЭТК, рекомендуем как можно скорее пройти процедуру регистрации и добавить свои данные в систему. Это обеспечит вам легальный доступ к подтверждению трудового стажа, необходимому для пенсионных выплат, соцпособий и других правовых вопросов.