С 2021 г. переход на электронный формат трудовой книжки стал обязательным для всех работодателей. В 2026 г. правила закреплены в Трудовом кодексе и нормативных актах, а также в регламенте Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ). Ниже приведена подробная пошаговая инструкция, как правильно оформить, вести и использовать электронную трудовую книжку.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Цифровой аналог бумажной трудовой книжки.
• Содержит все сведения о трудовом стаже, должностях, заработной плате, начислениях и отработанных днях.
• Доступна сотруднику и работодателю через портал Госуслуг, портал ФСТЗ и корпоративные системы (например, Saby, СБИС).
• Заполняется автоматически на основании данных, внесенных при регистрации трудового договора в ЕНСТ (Единый национальный сервис трудовых договоров).

Кому нужна бумажная трудовая книжка в 2026 году?

Бумажный вариант сохраняется только в исключительных случаях:

• При отсутствии доступа к интернету у сотрудника.
• Для работников, которые работают в нескольких местах и не могут получить единую ЭТК.
• В тех организациях, где по внутренним правилам до сих пор ведется бумажный учёт.

В большинстве случаев – все сотрудники и работодатели используют только электронный формат.

Как оформить ЭТК впервые

Подготовка документов

1. Подпишите трудовой договор.
2. Подготовьте приказ о приёме на работу.
3. Заполните форму ЕФС‑1 (форма «Заявление о приёме на работу»).
4. Сканируйте или отсканируйте все документы и загрузите их в систему ФСТЗ.

Подача заявления в ФСТЗ

После подписания трудового договора работодатель должен подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. В заявлении указывается:

• ФИО сотрудника.
• Дата и место рождения.
• Сведения о предыдущих местах работы (если есть).
• Выбор электронного способа ведения.

Срок подачи – не позднее 25 дня после даты приёма на работу.

Получение подтверждения и доступа

После проверки ФСТЗ высылает электронное подтверждение о регистрации в системе. С этого момента сотрудник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг. Работодатель получает доступ к разделу «Трудовые книжки» в корпоративной системе.

Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку

1. Подготовьте копию бумажной трудовой книжки.
2. Подайте заявление о переходе на ЭТК в ФСТЗ (форма ЕФС‑1).
3. Согласуйте с сотрудником дату перехода (не более 30 дней после подачи заявления).
4. Проведите миграцию данных: ФСТЗ автоматически перенесёт все записи из бумажной книжки в электронный формат.
5. Проверьте корректность перенесённых данных в личном кабинете сотрудника.

Как вести ЭТК в 2026 году

Ведение ЭТК осуществляется автоматически, но есть несколько важных моментов, которые необходимо контролировать:

• При изменении должности, заработной платы, режима работы – обязательно обновить данные в системе ФСТЗ.
• При увольнении – оформить заявление об увольнении и закрыть запись в системе.
• При переезде в другую организацию – передать данные в новую компанию через ЕНСТ.
• При работе в режиме совместительства или вахтового метода – добавить соответствующие записи (тип работы, режим, даты).

Как внести изменения вручную

Для внесения изменений в ЭТК необходимо:

1. Войти в личный кабинет сотрудника на портале Госуслуг.
2. Перейти в раздел «Моя трудовая книжка».
3. Нажать кнопку «Добавить запись» и заполнить форму (дата, должность, оклад, режим работы).
4. Подтвердить запись и дождаться проверки ФСТЗ (обычно в течение 24 часов).

Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК

Просмотр в личном кабинете

Сотрудник может просматривать свою ЭТК в любое время через портал Госуслуг:

• Войдите в личный кабинет.
• Выберите раздел «Моя трудовая книжка».
• Смотрите таблицу с записью о стаже, должностях и начислениях.

Получение выписки

Для получения официальной выписки сотрудник может:

• Подать заявку через портал Госуслуг (форма «Выписка из трудовой книжки»).
• Получить электронный документ в формате PDF.
• Если нужен бумажный вариант, запросить печатную копию в отделе кадров.

Частые вопросы и ошибки

• Вопрос: Что делать, если данные в ЭТК не совпадают с бумажной?
• Ответ: Свяжитесь с отделом кадров и ФСТЗ для корректировки. Внесите исправления в системе.
• Вопрос: Как быстро получить подтверждение о регистрации?
• Ответ: Обычно в течение 24 часов после подачи заявления. При задержке – обратитесь в ФСТЗ.
• Вопрос: Можно ли использовать ЭТК для работы в другой стране?
• Ответ: Да, если страна признаёт ЭТК как официальное подтверждение стажа. При необходимости – получить перевод и заверить у нотариуса.

Контакты и ссылки

• Федеральная служба по труду и занятости (ФСТЗ) – https://www.fstz.ru
• Портал Госуслуг – https://www.gosuslugi.ru
• Единый национальный сервис трудовых договоров (ЕНСТ) – https://www.enst.ru
• Кодекс РФ о труде – https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_4110/

Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году упрощает ведение кадровой документации, повышает прозрачность и ускоряет доступ к информации. Следуя приведённой инструкции, вы сможете:

• Правильно оформить ЭТК впервые.
• Перейти с бумажной на электронную форму без потери данных.
• Вести и обновлять сведения в режиме реального времени.
• Получать выписки и подтверждения в электронном виде.

Соблюдая эти шаги, вы обеспечите соответствие требованиям законодательства и повысите эффективность работы с кадровыми данными.