На дворе май 2026 года․ С 1 января этого года в России окончательно завершился переходный период, и электронная трудовая книжка (ЭТК) стала безальтернативным стандартом учета стажа․ Бумажный формат ушел в историю как основной документ, оставшись лишь у тех, кто не успел определиться в переходный период, но даже для них сведения теперь дублируются в цифровом виде․
Для работодателей вопрос «как вводить» трансформировался в «как корректно вести и передавать данные»․ В этой статье мы подробно разберем актуальные правила работы с ЭТК, юридические нюансы и технические аспекты заполнения․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина․ Она формируется в информационной системе Пенсионного фонда России (ныне СФР) на основании сведений, передаваемых работодателями․

Какие данные хранятся в ЭТК

В электронном формате отражаются те же сведения, что и в бумажном:

• Информация о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС)․
• Данные о работодателе․
• Сведения о приеме на работу, переводах и увольнениях․
• Информация о занимаемых должностях и профессиях․
• Основания для внесения записей (приказы, распоряжения)․
• Периоды обучения, повышения квалификации (в определенных случаях)․

Кто должен вести ЭТК и с какого момента

С 1 января 2020 года все работодатели (организации и ИП) обязаны были начать передачу сведений в электронном виде․

Важно: В 2026 году ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей независимо от численности штата․ Даже если у вас работает один человек или сотрудник формально остался на бумажном носителе (подал заявление о сохранении бумажной ТК до конца 2020 года), вы обязаны вносить сведения о его работе в электронную систему․

Пошаговая инструкция: Как ввести данные в ЭТК

Процесс «ввода» электронной трудовой книжки для работодателя заключается не в создании нового файла, а в своевременной и корректной передаче отчетных данных в Социальный фонд России (СФР)․

Шаг 1․ Подготовка и получение ЭЦП

Для работы с электронными документами необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭЦП)․ Без нее передача данных невозможна․ Получить её можно в аккредитованных удостоверяющих центрах․

Шаг 2; Получение заявления от сотрудника (для новых работников)

С 2021 года для новых сотрудников бумажные трудовые книжки больше не заводятся․
При приеме на работу сотрудник заполняет форму заявления о выборе формата ведения трудовой книжки (хотя по умолчанию с 2026 года все ведется в электронном виде, формальность выбора может требоваться для архива)․

Если сотрудник, новичок, бумажная книжка ему не выдается и не ведется․ Все данные сразу идут в ЭТК․

Шаг 3․ Формирование отчета ЕФС-1

Основным инструментом ввода данных является единая форма ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД)․ Она подается в следующих случаях:

• Прием на работу․
• Перевод на другую должность․
• Увольнение․
• Переименование организации․
• Подача сведений о стаже за прошлые периоды (если обнаружена ошибка или missing data)․

Сроки подачи:

• При приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
• При переводах и иных изменениях — ежемесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца (если изменения были в отчетном месяце)․

Шаг 4․ Внесение данных через программное обеспечение

Ввод данных осуществляется через:
Личный кабинет страхователя на сайте СФР․
Специализированные бухгалтерские программы (1С, Контур․Экстерн и др․)․

Необходимо внимательно заполнить поля: код выполняемой функции, должность, структурное подразделение, основание (приказ)․

Особенности работы с бумажными трудовыми книжками в 2026 году

Несмотря на торжество «цифры», у части сотрудников остались бумажные трудовые книжки;

Ситуация: Сотрудник ранее выбрал бумажную ТК․
Если работник в 2020 году подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
Вести бумажную книжку (вносить записи вручную)․
Параллельно передавать эти же сведения в электронном виде (через ЕФС-1)․

Ситуация: Выдача бумажной ТК на руки․
Если сотрудник, ранее писавший заявление о переходе на ЭТК, решил забрать бумажную книжку (например, для подтверждения стажа в архиве или личных целей, если она велась параллельно), работодатель обязан:

• Сделать запись в бумажной книжке о выдаче её на руки со ссылкой на ст․ 66․1 ТК РФ․
• Зафиксировать этот факт в книге учёта движения трудовых книжек․
• Продолжать передавать актуальные сведения в СФР в электронном виде․

> Важно: С 1 января 2026 года новые бумажные трудовые книжки не выдаются и не заводятся․

Юридические аспекты и частые ошибки

При вводе данных в ЭТК работодатели часто допускают ошибки, которые могут привести к штрафам и проблемам у сотрудников при назначении пенсии․

Частые ошибки:

Нарушение сроков: Опоздание с подачей ЕФС-1 даже на один день грозит штрафом (500 рублей за каждого застрахованного лица, по которому не поданы сведения)․
Некорректный код функции: Ошибки в кодах ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) или неправильное указание должности․
Отсутствие оснований: В графе «Основание» должен быть указан конкретный приказ с датой и номером․
Игнорирование исправлений: Если в бумажную версию внесена исправительная запись, она должна быть моментально отражена в электронном отчете с соответствующим признаком исправления․

Как исправить данные в ЭТК

Если вы допустили ошибку при вводе:
Сформируйте новый отчет ЕФС-1․
Укажите признак «Исходная» (если данные не были приняты) или «Корректирующая» (если нужно исправить принятые данные)․
Внесите верные сведения․ Система автоматически заменит ошибочную запись․

Где работнику посмотреть свою ЭТК

Сотрудники часто спрашивают работодателей, где увидеть внесенные данные․ Направьте их в следующие источники:

• Портал Госуслуг: Раздел «Пенсионное обеспечение» -> «Извещение о состоянии лицевого счета»․
• Личный кабинет на сайте СФР․
• МФЦ: Можно заказать выписку․
• У бывшего работодателя: Запросить справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли в 2026 году писать заявление о переходе на ЭТК?
Ответ: Для новых сотрудников, поступающих на работу впервые, бумажные книжки не заводятся вообще․ Для тех, кто уже работал, переходный период завершен, и учет ведется в электронном виде по умолчанию․

Вопрос: Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую?
Ответ: Восстановлению бумажный документ не подлежит․ Весь стаж подтверждается данными из электронной трудовой книжки, которые хранятся в базе СФР․ Работодатель выдает справку СТД-Р․

Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажных книжек?
Ответ: Фактически да․ С 2026 года основным и юридически значимым документом является электронный реестр СФР․ Бумажные книжки сохраняются у работников как исторические документы, но не требуются для подтверждения текущего стажа․

Помните: каждая запись в ЭТК — это будущая пенсия вашего сотрудника, поэтому подходите к заполнению с максимальной ответственностью․