Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад — внедрение началось еще в 2020 году. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей‚ так и рядовых сотрудников. Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже‚ делает процесс оформления на работу быстрее и прозрачнее.
Окончание переходного периода: что изменилось в 2026 году?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что трудовой стаж теперь фиксируется преимущественно в цифровом формате. Однако‚ как подтверждают в Минтруде (в т.ч. в недавних комментариях ТАСС)‚ традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся‚ если они уже заведены и работник не отказался от их ведения.
Важно понимать: одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено только в том случае‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если же такое заявление подано‚ работодатель переводит сотрудника на ЭТК и освобождается от обязанности вести бумажный документ.
Роль заявления в переходе на ЭТК
Главным документом‚ который регулирует выбор формата учета стажа‚ является заявление работника. Именно на его основании работодатель принимает решение о том‚ в каком виде будет вестись трудовая книжка.
Кому и когда нужно писать заявление?
- Работающим сотрудникам‚ которые до сих пор не определились с выбором и вели бумажную книжку. С завершением переходного периода в 2026 году им необходимо окончательно решить: оставить бумажный вариант‚ перейти на электронный или вести оба формата одновременно.
- Новым сотрудникам‚ устраивающимся на работу впервые. Для них трудовая книжка изначально заводится в электронном виде. Бумажный вариант им не выдается по умолчанию.
Как правильно составить заявление?
Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы заявления‚ однако в документе обязательно должны быть указаны:
- ФИО и должность руководителя организации.
- ФИО‚ должность и табельный номер (при наличии) работника.
- Четко выраженное волеизъявление: о переходе на электронную трудовую книжку и отказе от бумажной‚ либо о сохранении бумажного варианта наряду с электронным.
- Дата и подпись работника.
Многие компании разрабатывают собственные шаблоны заявлений‚ чтобы избежать двоякого толкования воли сотрудника.
Запись в электронной трудовой книжке: как это работает
Работающие по трудовому договору россияне с 2020 года ведут электронную трудовую книжку. Все сведения‚ которые раньше вносили в бумажный бланк (прием на работу‚ перевод‚ увольнение‚ повышение квалификации)‚ теперь отображаются в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Как делается запись в ЭТК?
В отличие от бумажной версии‚ где работник ставил подпись под каждой записью‚ в электронной книжке процесс автоматизирован:
- Кадровый документ: издается приказ о приеме на работу‚ увольнении и т.д.
- Отчетность: работодатель ежемесячно направляет отчет по форме ЕФС-1 в Социальный фонд.
- Отражение в ЭТК: данные из СФР появляются в выписке из электронной трудовой книжки работника.
Как настроить заполнение ЭТК в программе?
Разбираем важные вопросы оформления электронных трудовых книжек для работодателей: чтобы корректно вносить записи‚ необходимо настроить учетную программу (например‚ 1С:ЗУП). Для этого требуется:
- Обновить программу до актуальной версии‚ поддерживающей форму ЕФС-1.
- В карточках сотрудников указать статус поданного заявления (ведется ЭТК‚ ведется бумажная ТК‚ ведутся обе).
- Настроить автоматическое формирование отчетов для отправки в СФР по каналам электронной отчетности.
Как работнику проверить свои записи в ЭТК?
Поскольку данные хранятся в электронном виде‚ сотруднику не нужно запрашивать у работодателя бумажную выписку. Проверить свой стаж и все записи можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги» (раздел «Электронная трудовая книжка»).
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России.
- Через приложение «СФР Электронные услуги» для смартфонов.
Электронная трудовая книжка доказала свою надежность и удобство. Завершение переходного периода в 2026 году ставит точку в многолетней процедуре выбора: теперь каждый работник должен четко определить формат своей трудовой книжки через подачу соответствующего заявления. Независимо от выбранного пути — полностью электронный формат или совмещение с бумажным, ваши права на пенсионный стаж и подтверждение опыта работы надежно защищены государством.