Дата публикации: 23 мая 2026 года
Актуальность: В 2026 году электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным элементом кадрового учета в России. СБИС предоставляет удобные инструменты для работы с этой системой.
Важно! Электронная трудовая книжка ー это не просто цифровая копия бумажной версии, а самостоятельный формат хранения сведений о трудовой деятельности, который ведет Пенсионный фонд РФ. Работодатель обязан предоставлять данные в электронном виде через специальные отчеты.
Что такое электронная трудовая книжка и как она работает
Электронная трудовая книжка (ЭТК) ー это официальный формат учета сведений о трудовой деятельности работников, утвержденный Постановлением ПФР №730п от . В отличие от бумажной версии:
- Данные хранятся в Пенсионном фонде, а не у работодателя
- Обновления происходят в режиме реального времени при подаче соответствующих отчетов
- Работник может получить справку СТД-Р ー аналог выписки из трудовой книжки
- Упрощен переход между работодателями ー новые данные автоматически попадают в систему
Преимущества электронной трудовой книжки для работодателей
- Сокращение бумажного документооборота ー больше не нужно хранить и вести бумажные трудовые книжки
- Автоматизация отчетности ー данные передаются в ПФР в электронном виде
- Удобный доступ к истории ― вся информация хранится централизованно
- Снижение риска ошибок ― система контролирует корректность заполнения
- Интеграция с другими сервисами ー удобно работать в рамках одной системы (СБИС)
Нормативная база и обязательные отчеты
Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в следующих формах:
- СЗВ-ТД ― Сведения о трудовой деятельности (основной отчет)
- ЕФС-1 ー Единый фронт отчетности (включает данные по трудовой деятельности)
- СТД-Р ー Справка о трудовой деятельности (выдается работнику по запросу)
Важно знать! Форма СЗВ-ТД утверждена Постановлением ПФР №730п от . Отчет должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и сдан в Пенсионный фонд через интернет.
Пошаговая инструкция: как заполнить электронную трудовую книжку в СБИС
Шаг 1: Подготовка к работе с ЭТК в СБИС
Проверьте настройки системы:
- Убедитесь, что у вас есть доступ к разделу «Трудовые книжки»
- Проверьте наличие действующей электронной подписи
- Убедитесь, что у вашей организации подключен сервис электронной отчетности
Проверьте данные сотрудников:
- Все ли сотрудники занесены в систему
- Корректны ли личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения)
- Указаны ли даты приема на работу и должности
Шаг 2: Формирование отчета СЗВ-ТД
Вход в систему:
Авторизуйтесь в личном кабинете СБИС и перейдите в раздел «Трудовые книжки» → «Отчеты»
Создание нового отчета:
- Нажмите кнопку «Создать отчет»
- Выберите тип отчета «СЗВ-ТД»
- Укажите период отчетности (обычно месяц)
Заполнение формы СЗВ-ТД:
Форма включает несколько блоков:
- Общие сведения:
- Наименование организации
- ИНН/КПП
- Отчетный период
- Сведения о работниках:
- ФИО сотрудника
- СНИЛС
- Дата рождения
- Дата приема на работу
- Должность
- Код причины увольнения (при необходимости)
- Сведения о кадровых событиях:
- Прием на работу
- Перевод на другую должность
- Увольнение
- Изменение условий труда
Шаг 3: Проверка и подписание отчета
Автоматическая проверка:
СБИС автоматически проверяет:
- Корректность заполнения полей
- Наличие обязательных данных
- Соответствие форматам
Исправление ошибок:
Если система обнаружила ошибки:
- Исправьте их вручную
- Проверьте еще раз
- Убедитесь, что все данные актуальны
Подписание ЭП:
- Подключите электронную подпись
- Выберите сертификат
- Подпишите отчет
Шаг 4: Отправка отчета в Пенсионный фонд
Проверка перед отправкой:
- Убедитесь, что отчет подписан
- Проверьте правильность всех данных
- Убедитесь, что отчетный период указан корректно
Отправка:
Нажмите кнопку «Отправить». Отчет автоматически поступит в Пенсионный фонд.
Получение квитанции:
После отправки вы получите квитанцию о приеме отчета. Сохраните ее для отчетности.
Особенности работы с электронными трудовыми книжками в СБИС
Раздел «Трудовые книжки» в СБИС
В СБИС реализован отдельный раздел для работы с трудовыми книжками, который включает:
- Возможность ведения как электронных, так и бумажных трудовых
- Автоматическое формирование отчетов (СЗВ-ТД, ЕФС-1)
- Хранение истории изменений с возможностью просмотра
- Формирование справок СТД-Р по запросу сотрудников
- Контроль сроков предоставления отчетности
Важно! Даже если сотрудник выбрал электронный формат трудовой книжки, в его бумажную трудовую книжку необходимо внести запись о поданном заявлении. Это требование установлено законодательством.
Как оформить переход на электронную трудовую книжку
Сбор заявлений:
До конца 2026 года работодатели должны собрать заявления от сотрудников о выборе формата трудовой книжки (бумажный или электронный).
Формирование заявления в СБИС:
- Перейдите в раздел «Задачи»
- Выберите «Переход на электронную трудовую»
- Откройте карточку сотрудника
- Перейдите на вкладку «Трудовая книжка»
- Выберите «Ведение бумажной ТК» или «Электронная ТК»
- Укажите дату заявления
- Сохраните и отправьте на подпись
Внесение записи в бумажную трудовую:
Если сотрудник выбрал электронный формат, в его бумажную трудовую книжку необходимо внести запись:
«С г. трудовая книжка ведется в электронном виде. Сведения о трудовой деятельности хранятся в Пенсионном фонде РФ»
Формирование справки СТД-Р
Справка о трудовой деятельности (СТД-Р) формируется по запросу сотрудника. В ней содержатся:
- Все записи о трудовой деятельности
- Дата подачи заявления о выборе формата
- Кадровые события
- Личные данные
Для формирования справки в СБИС:
- Перейдите в карточку сотрудника
- Выберите раздел «Трудовая книжка»
- Нажмите «Сформировать СТД-Р»
- Заполните необходимые данные
- Отправьте на подпись и печать
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Несвоевременная подача отчетов СЗВ-ТД
Срок подачи ー до 15 числа месяца, следующего за отчетным. За нарушение предусмотрены штрафы.
Как избежать:
- Настройте автоматическое напоминание в СБИС
- Установите контрольные сроки
- Проводите регулярную проверку отчетности
Ошибка 2: Неправильное указание дат и кодов
Как избежать:
- Используйте справочники кодов в СБИС
- Проверяйте данные перед отправкой
- Сверяйтесь с нормативными документами
Ошибка 3: Отсутствие записи о выборе формата в бумажной трудовой
Даже при выборе электронного формата необходимо сделать запись в бумажной книжке.
Как избежать:
- Своевременно вносите изменения
- Проводите регулярные проверки
- Используйте автоматические напоминания
Интеграция с другими системами
СБИС позволяет интегрировать данные по трудовым книжкам с другими системами:
- 1С:Бухгалтерия ― автоматическая синхронизация данных
- Контур ― обмен отчетностью
- Госуслуги ー проверка данных
- Электронные подписи ー централизованное управление
Использование электронных трудовых книжек через СБИС предоставляет работодателям ряд значительных преимуществ:
Основные преимущества:
- Экономия времени: Автоматизация процессов сокращает время на ведение документации в 3-5 раз
- Снижение рисков ошибок: Система автоматически проверяет данные перед отправкой
- Удобный доступ: Все данные хранятся в одном месте и доступны в любое время
- Соблюдение законодательства: Автоматическое формирование отчетов в соответствии с требованиями ПФР
- Интеграция: Работа с трудовыми книжками в рамках единой системы с бухгалтерией, CRM и другими сервисами
Переход на электронные трудовые книжки ー это не только требование законодательства, но и шаг к цифровизации кадрового учета. СБИС предоставляет все необходимые инструменты для комфортной работы с ЭТК, включая:
- Автоматическое формирование отчетов
- Интеграцию с другими системами
- Контроль сроков и ошибок
- Удобный интерфейс и навигацию
Рекомендация: Начните переход на электронные трудовые книжки уже сегодня, чтобы избежать накопления бумажной документации и обеспечить compliance с требованиями законодательства.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли одновременно вести бумажные и электронные трудовые книжки?
Ответ: Да, СБИС позволяет вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки. Вы можете выбирать формат для каждого сотрудника индивидуально.
Вопрос 2: Как часто нужно отправлять отчет СЗВ-ТД?
Ответ: Отчет СЗВ-ТД необходимо отправлять ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Вопрос 3: Что делать, если сотрудник потерял доступ к электронной трудовой книжке?
Ответ: Сотрудник может получить справку СТД-Р в личном кабинете на сайте ПФР или через работодателя. В СБИС можно сформировать эту справку и передать сотруднику.
Вопрос 4: Можно ли исправить ошибку в уже отправленном отчете?
Ответ: Да, можно отправить корректирующий отчет. В СБИС есть функция формирования уточняющих отчетов.
Вопрос 5: Нужно ли хранить бумажные трудовые книжки, если все данные в электронном виде?
Ответ: Да, даже при выборе электронного формата необходимо сделать запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат.
Полезные ресурсы
- Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
- Официальный сайт СБИС
- Официальный сайт 1С
- Официальный сайт Контура
- КонсультантПлюс: нормативные документы по ЭТК
Важно! Перед началом работы с электронными трудовыми книжками рекомендуется пройти обучение в сервисе поддержки СБИС или обратиться к специалистам.
Контактная информация поддержки СБИС:
Телефон: 8 (800) -00-77-24 (бесплатно по России)
Электронная почта: support@sbis.ru
Онлайн-чат: доступен в личном кабинете
Эта статья подготовлена на основе информации, актуальной на май 2026 года. Рекомендуем сверяться с официальными источниками перед началом работы.