Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Современная трудовая книжка в России и некоторых странах СНГ перешла в электронный вид․ В официальных источниках её называют электронной трудовой книжкой (ЭТК) или трудовой книжкой ЕГОВ (от «электронное правительство»)․ Ниже представлена подробная статья, которая охватывает суть документа, нормативную основу, порядок оформления, способы получения информации и практические советы для работников и работодателей․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это единая база данных, в которой хранится история трудовой деятельности человека: места работы, должности, периоды трудоустройства, сведения о награждениях и поощрениях․ Данные формируются из индивидуального лицевого счета в системе Социального фонда России (СФР) и доступны работнику в электронном виде․

Основные характеристики ЭТК:

Централизованное хранение – информация находится в государственной информационной системе, а не у работодателя на бумаге․
Доступность – сотрудник может просматривать свою книжку через портал Госуслуги, ЕГОВ․kz или личный кабинет работодателя․
Безопасность – доступ к данным защищён усиленной аутентификацией (логин, пароль, подтверждение по SMS или через ЕСИА)․
Юридическая сила – выписка из ЭТК имеет такую же юридическую силу, как и выписка из бумажной трудовой книжки․

Исторический контекст и нормативная база

Переход на электронный формат начался в рамках государственной программы цифровизации трудовой сферы․ Ниже – хронология ключевых событий:

2020 год – старт пилотного проекта по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде (приказ Минтруда России № 320н от , вступает в силу с )․
2021 год – с 1 сентября при приёме на работу впервые оформляется только электронная трудовая книжка для всех newly hired сотрудников․
2022‑2024 годы – постепенное расширение функционала: возможность получения выписки, интеграция с Госуслугами, внедрение в региональные порталы (ЕГОВ․kz, портал Москвы и др․)․
2025 год – электронная трудовая книжка становится обязательной для всех работников, у которых нет бумажного варианта; сохранение бумажной книжки возможно только по заявлению сотрудника, принятого до 2021 года․
2026 год – актуализация порядка предоставления сведений: выписка выдаётся не позднее трёх рабочих дней с даты подачи заявления, а при увольнении – в день увольнения․

Нормативные акты, регулирующие ЭТК:

Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в части учёта страхового стажа)․
Постановление Правительства РФ от № 350 «Об электронном взаимодействии в сфере труда»․
Локальные нормативные акты регионов и корпоративные положения о работе с ЭТК․

Как оформить электронную трудовую книжку

Оформление ЭТК зависит от того, является ли сотрудник recién принятым или уже имел бумажную книжку до реформы․

Для newly hired сотрудников (с )

Работодатель подаёт сведения о приёме на работу в систему СФР через электронный документооборот (ЭДО) или непосредственно в личный кабинет на портале Госуслуги․
После подтверждения приёма система автоматически создаёт индивидуальный лицевой счёт и формирует первую запись в ЭТК․
Сотрудник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг (или ЕГОВ․kz) о том, что его трудовая книжка оформлена в электронном виде․

Для сотрудников, принятых до

Сотрудник пишет заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (если желает оставить её) или о переходе на электронный формат․
Заявление подаётся в отдел кадров работодателя․
Кадровик вносит сведения о текущем месте работы в ЭТК (если выбрано электронное ведение) либо продолжает вести бумажный вариант․
При увольнении работник получает выписку из ЭТК (или копию бумажной книжки) в соответствии с выбранным форматом․

Важно: Отказаться от электронной трудовой книжки полностью невозможно – данные всё равно хранятся в СФР, но форма предоставления информации (бумажная выписка vs электронный доступ) может быть выбрана сотрудником․

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Доступ к ЭТК предоставляется через несколько официальных каналов:

Портал Госуслуги (gosuslugi․ru) – раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»․ Требуется подтверждённая учётная запись․
Электронное правительство Республики Казахстан (egov․kz) – личный кабинет → «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»․
Личный кабинет работодателя – многие крупные компании предоставляют доступ к выписке из ЭТК через внутренний HR‑портал․
Мобильные приложения – официальные приложения Госуслуг и ЕГОВ․kz позволяют просматривать ЭТК со смартфона․

Для просмотра достаточно авторизоваться, перейти в нужный раздел и выбрать запрос «Выписка из электронной трудовой книжки»․ Система сформирует документ в формате PDF, который можно сохранить или распечатать․

Как получить выписку из ЭТК

Выписка – это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности за запрошенный период․ Процедура получения выглядит так:

Авторизоваться на выбранном портале (Госуслуги, ЕГОВ․kz или корпоративный кабинет);
Выбрать услугу «Запрос выписки из электронной трудовой книжки»․
Указать период, за который нужна выписка (например, «с по »)․
Подтвердить запрос кодом из SMS или через ЕСИА․
Дождаться обработки – не более трёх рабочих дней (в день увольнения – мгновенно)․
Скачать готовый PDF‑файл и, при необходимости, распечатать его․

Выписка содержит:

ФИО сотрудника;
Серию и номер индивидуального лицевого счета;
Хронологический список мест работы с датами приёма и увольнения;
Должности, подразделения, основания увольнения;
Сведения о награждениях, поощрениях, повышениях qualification;
Примечания о перерывах в трудовой деятельности (декрет, учёба, служба в армии и т․п․)․

Особенности для работников, принятых до 2021 года

Для тех, кто уже имел бумажную трудовую книжку до введения обязательного электронного формата, действуют следующие правила:

Добровольный переход – сотрудник может написать заявление о переходе на ЭТК и продолжать вести бумажный вариант только как резерв․
Сохранение бумажного варианта – при наличии заявления о сохранении бумажной книжки работодатель продолжает вносить записи в неё, одновременно дублируя данные в СФР․
Получение выписки – независимо от формы ведения, выписка всегда формируется из электронной базы СФР, поэтому её можно получить даже если ведётся только бумажная книжка․
Увольнение – при расторжении трудового договора работник получает выписку из ЭТК в день увольнения; бумажная книжка выдаётся только если она велась и сотрудник не отказался от неё․

Преимущества и недостатки электронного формата

Преимущества

Снижение риска потери или повреждения документа․
Мгновенный доступ к данным из любой точки с интернет‑соединением․
Упрощение процедуры подтверждения стажа при приёме на новую работу, получении пенсии или социальных выплат․
Сокращение бумажного документооборота и связанных с ним расходов․
Возможность автоматической проверки данных работодателем через интеграцию с СФР․

Недостатки

Зависимость от работы государственных информационных систем (перебои, технические работы)․
Требование наличия подтверждённой учётной записи на Госуслугах или ЕГОВ․kz (может быть барьером для пожилых сотрудников)․
Необходимость обучения кадровых служб работе с электронным документооборотом․
Вопросы конфиденциальности данных – несмотря на защиту, некоторые сотрудники опасаются утечки личной информации․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли получать согласие сотрудника на ведение ЭТК?
Для newly hired сотрудников согласие не требуется – оформление обязательное․ Для сотрудников, принятых до 2021 года, требуется письменное заявление о переходе или сохранении бумажного варианта․
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?
Да, если сотрудник оставил заявление о сохранении бумажного варианта․ В этом случае кадровая служба делает двойную запись: в бумажную книжку и в СФР․
Что делать, если я не могу войти в личный кабинет Госуслуг?
Необходимо восстановить доступ через функцию «Забыл пароль» или обратиться в многофункциональный центр (МФЦ) для подтверждения личности․
Как часто обновляются данные в ЭТК?
Сведения поступают в реальном времени после того, как работодатель отправляет отчёт о приёме, переводе или увольнении сотрудника в СФР․
Есть ли плата за получение выписки из ЭТК?
Нет, предоставление выписки является бесплатной государственной услугой․
Можно ли использовать выписку из ЭТК для получения визы или трудоустройства за рубежом?
Да, выписка имеет юридическую силу и принимается зарубежными работодателями и консульскими учреждениями после заверения (при необходимости) нотариусом или апостилем․

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а важный элемент современной системы социальной защиты и кадрового учёта․ Понимание её принципов, порядка оформления и способов получения информации поможет как работникам, так и работодателям эффективно взаимодействовать с государственными сервисами и избегать бюрократических задержек․