С начала 2020‑х годов в России активно обсуждается и реализуется переход от традиционной бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу – ЭТК (Электронная трудовая книжка)․ На момент написания статьи (23 мая 2026 г․) электронные трудовые книжки уже находятся в полном обороте‚ а переходный период завершён․ Ниже – подробный обзор того‚ что представляет собой ЭТК‚ какие нормативные акты её регулируют‚ как её оформить и какие преимущества (и ограничения) она даёт работникам и работодателям․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК – это цифровой документ‚ содержащий сведения о трудовой истории гражданина‚ аналогичные тем‚ что фиксируются в бумажной трудовой книжке (даты начала и окончания работы‚ названия организаций‚ должности‚ причины увольнения и т․д․)․ Доступ к ЭТК осуществляется через:

• Личный кабинет на Портале государственных услуг;
• Мобильное приложение «ЭТК» от Минтруда России;
• Информационные системы работодателя (например‚ 1С:Зарплата и Управление Персоналом)‚ которые передают данные в Федеральный сервис «Электронный трудовой документ»․

ЭТК подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя и хранится в единой государственной базе данных‚ управляемой Пенсионным фондом России (ПФР)․

Законодательная база

Ключевые нормативные акты‚ регулирующие электронные трудовые книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (в ред․ от 2023‑2025 гг․) – статья 58‚ пункт 6‚ вводит понятие «электронной трудовой книжки» и определяет порядок её ведения․
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных документах» (2020) – устанавливает юридическую силу электронных документов‚ подписанных КЭП․
3. Постановление Правительства РФ от № 1912 «Об организации ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует технические требования к системе‚ порядок передачи данных от работодателя к ПФР․
4. Приказ Минтруда России от № 45н «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек»․
5. С 1 января 2020 г․ работодатели обязаны отчитываться в ПФР о всех кадровых изменениях через форму СЗВ‑ТД‚ что стало первым шагом к цифровому учёту․

Хронология внедрения ЭТК в России

Статистика использования

По данным Социального фонда России‚ к концу 2025 года электронными трудовыми книжками пользовались более 24 миллионов граждан․ При этом:

• ≈ 68 % всех работодателей (по данным Росстата) уже подключены к системе передачи данных в ПФР․
• ≈ 85 % новых трудовых договоров в 2025‑2026 гг․ оформлялись с использованием ЭТК․
• В регионах с развитой ИТ‑инфраструктурой (Москва‚ Санкт‑Петербург‚ Тюмень) доля использования превышает 90 %․

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для работника

1. Зарегистрировать (или подтвердить) учётную запись на Госуслугах․
2. Подтвердить личность через СМС‑код‚ электронную подпись или визит в МФЦ․
3. Подать заявление о согласии на ведение ЭТК (можно сделать в личном кабинете)․
4. Получить уведомление о создании ЭТК и ссылку для просмотра․

Для работодателя

1. Подключить свою кадровую систему к сервису ПФР (техническая интеграция)․
2. Получить квалифицированный сертификат электронной подписи․
3. При приёме на работу ввести данные в систему и отправить их в ПФР через форму СЗВ‑ТД․
4. При увольнении – дополнить запись о причине и дате увольнения‚ подписать КЭП и отправить в ПФР․

Преимущества и недостатки ЭТК

Преимущества

• Удобство доступа – сведения доступны в любой момент через интернет‚ без необходимости хранить бумажный документ․
• Сокращение бюрократии – автоматическое обновление данных в ПФР‚ отсутствие необходимости вручную заполнять книжку․
• Безопасность – данные защищены криптографической подписью‚ недоступны посторонним без авторизации․
• Ускорение пенсионных расчётов – ПФР имеет актуальную информацию о стаже в реальном времени․
• Экологичность – уменьшение потребления бумаги․

Недостатки и риски

• Необходимость наличия доступа к интернету и базовых ИТ‑навыков․
• Технические сбои могут временно ограничить доступ к данным․
• Работники‚ не желающие использовать электронный формат‚ должны оформить заявление об отказе (что иногда вызывает административные задержки)․
• Вопросы защиты персональных данных остаются актуальными‚ хотя законодатели усиливают контроль со стороны Роскомнадзора․

Что происходит с бумажными трудовыми книжками?

Бумажные трудовые книжки не отменяются полностью․ С 1 января 2026 г․:

• Если работник не подал заявление об отказе‚ его трудовой стаж фиксируется в ЭТК‚ а бумажная книжка может быть оставлена «на хранении» в архиве организации․
• При желании работника можно перевести сведения из бумажной книжки в электронный формат – процедура называется «конверсия»‚ её осуществляет ПФР по запросу․
• Бумажные книжки‚ выданные до 2020 г․‚ продолжают действовать до момента их замены или конвертации․

Как проверить свою электронную трудовую книжку?

1. Войдите в личный кабинет на Госуслугах (или в мобильное приложение «ЭТК»)․
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка»․
3. Просмотрите список записей: даты‚ организации‚ должности‚ причины увольнения․
4. При обнаружении ошибок – подайте запрос в ПФР через форму «Обращение гражданина» с приложением подтверждающих документов․

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Интеграция ЭТК с другими государственными сервисами (например‚ с системой «Госуслуги» для автоматического расчёта пенсии)․
• Внедрение функции «подписать запись о стаже» через мобильные биометрические данные (отпечаток пальца‚ распознавание лица)․
• Расширение возможностей для самозанятых и фрилансеров – отдельный модуль в сервисе «Личный кабинет налогоплательщика»․

Электронные трудовые книжки в России уже не эксперимент‚ а полностью функционирующая часть системы трудовых отношений․ С 1 января 2026 года переходный период завершён‚ и большинство новых трудовых договоров оформляются в электронном виде․ Для работников это означает более простой доступ к своим трудовым данным и ускоренный процесс получения пенсионных прав‚ а для работодателей – автоматизацию кадрового учёта и снижение бумажной нагрузки․

Тем не менее‚ бумажные трудовые книжки сохраняются в качестве альтернативы для тех‚ кто по тем или иным причинам предпочитает традиционный формат․ При этом законодательство гарантирует возможность свободного выбора между электронным и бумажным вариантом‚ если работник подаёт соответствующее заявление․

Таким образом‚ ответ на вопрос «Есть ли электронные трудовые книжки в России?» – да‚ они существуют‚ находятся в полном обороте и постепенно заменяют бумажные аналоги‚ но при этом сохраняют возможность выбора для граждан․

Дата публикации: 23 мая 2026 г․