С 1 января 2020 года в России введён обязательный электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Тем не менее, в 2026 году вопрос о возможности отказаться от ведения ЭТК остаётся актуальным. В этой статье разберёмся, какие права и обязанности у работника и работодателя, какие варианты остаются открытыми, а также как правильно оформить переход и какие риски связаны с отказом от электронного формата.

Правовая база: от бумажной к цифровой

Согласно Федеральному закону «О труде» (№ 81-ФЗ) и Посту Правительства РФ от 28 декабря 2019 г. № 1220, с 1 января 2020 г. сведения о трудовой деятельности граждан должны передаваться в Социальный фонд России в электронном виде. Это означает, что:

• Для новых сотрудников, которые впервые устроились на работу после 1 янв. 2020 г., бумажной трудовой книжки уже не существует.
• Сотрудники, имеющие трудовой стаж до 2021 г., могут продолжать вести бумажную трудовую книжку наряду с ЭТК, либо полностью перейти в цифровой формат.
• В 2022 г. переход на электронные носители был завершён, и у ЭТК нет аналоговой альтернативы для новых сотрудников.

Возможность отказа от ведения ЭТК

Согласно Посту Правительства РФ от 28 декабря 2019 г., работник вправе выбрать способ ведения трудовой книжки. Однако в 2021 г. закон уточнил, что:

• Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки и впервые устроился на работу после 2021 г., то его трудовая книжка будет вести только в электронном виде.
• Если сотрудник выбрал бумажный формат и продолжает работать в компании, то новый работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку, но при этом он может одновременно вести и электронную.
• Отказ от электронной трудовой книжки возможен только при наличии бумажной, но в 2026 г. такой вариант уже не доступен для новых сотрудников.

Кому доступен отказ от ЭТК?

В 2026 г. отказ от ведения ЭТК возможен только в следующих случаях:

1. Сотрудник, который уже имеет бумажную трудовую книжку до 2021 г., и продолжает работать в компании, где он может вести обе формы.
2. Сотрудник, который запросил у работодателя письменное подтверждение о ведении только бумажной трудовой книжки.

Для новых сотрудников, которые впервые устроились после 2021 г., отказ от ЭТК невозможен: только электронный формат является обязательным.

Как оформить отказ от ЭТК (если это возможно)

Если вы являетесь сотрудником, который имеет бумажную трудовую книжку и хотите прекратить ведение ЭТК, необходимо:

1. Подготовить заявление о способе ведения трудовой книжки. В заявлении указать:
   • ФИО, дата рождения, ИНН.
   • Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки.
   • Желание вести только бумажную трудовую книжку.
2. Отправить заявление работодателю в письменной форме (письмо, электронная почта с печатью).
3. Получить от работодателя подтверждение о согласии вести только бумажную трудовую книжку.
4. Сохранить копию подтверждения для личного архива.

Важно отметить, что даже при отказе от ЭТК, работодатель обязан продолжать передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России в электронном виде, но это будет неформально и не будет отражено в вашей трудовой книжке.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или повреждения документа.
• Быстрый доступ к выпискам и справкам.
• Автоматическое обновление данных.
• Сокращение бумажных расходов.

Недостатки ЭТК

• Зависимость от ИТ‑инфраструктуры.
• Потенциальные проблемы с доступом к данным в случае технических сбоев.
• Необходимость соблюдения требований к кибербезопасности;

Что делать, если вы не уверены в выборе?

Если вы сомневаетесь, какой формат выбрать, рассмотрите следующие шаги:

1. Проверьте, есть ли у вас бумажная трудовая книжка и до какого года она охватывает.
2. Обсудите с работодателем возможность вести обе формы (бумажную и электронную).
3. Если вы впервые устроились после 2021 г., уточните, можно ли получить бумажную трудовую книжку в качестве альтернативы.
4. Если бумажная книжка не требуется, рассмотрите преимущества ЭТК и решите, не хотите ли вы отказаться от бумажного формата.

В 2026 г. правила ведения трудовой книжки в России стали более гибкими, но при этом обязательным для новых сотрудников. Отказ от электронной трудовой книжки возможен только при наличии бумажной и в рамках согласованного с работодателем перехода. Для большинства работников, которые впервые устроились после 2021 г;, единственным доступным вариантом является электронный формат; При этом важно помнить о преимуществах цифрового ведения и о том, что бумажная трудовая книжка может быть полезна в некоторых ситуациях, например, при работе в государственных учреждениях, где требуется оригинальный документ.

Если вы хотите уточнить детали своего конкретного случая, рекомендуется обратиться к отделу кадров вашего работодателя или к специалисту по трудовому праву.