Дата актуализации:  г․

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
3. Порядок перехода на ЭТК
4. Образец заявления работника
5. Образец записи в бумажной трудовой книжке
6. Типичные ошибки и рекомендации
7. FAQ

Законодательная база

Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 66․1 – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• Постановление Правительства РФ от  № 2265 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от  № 14‑6/ООГ‑5261 – разъяснение порядка отказа от бумажной трудовой книжки․

С 1 января 2026 г․ завершился переходный период: все новые записи о трудовой деятельности вносятся в систему «Электронный сервис формирования трудовых книжек» (ЭТК)․ Однако запись о переходе в бумажную трудовую книжку остаётся обязательной, если она у работника ещё есть․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог традиционной трудовой книжки, хранящийся в единой государственной базе данных (СФР)․ Основные преимущества:

• Отсутствие риска потери или порчи документа;
• Мгновенный доступ к сведениям через портал Госуслуг;
• Автоматическое формирование выписки и подтверждение стажа;
• Упрощённый процесс передачи сведений при смене работодателя․

Для получения ЭТК работнику необходимо:

1. Подать заявление о переходе (через работодателя или в МФЦ);
2. Предоставить паспорт и СНИЛС;
3. Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись в СФР и ставит отметку в бумажной трудовой книжке․

Порядок перехода на электронную трудовую книжку

Действия работника

1. Подготовить заявление о переходе (см․ образец заявления);
2. Подать заявление работодателю либо в МФЦ (при самостоятельном обращении);
3. Убедиться, что в системе СФР появилось уведомление о переходе;
4. Получить подтверждение от работодателя о том, что запись в бумажной книжке сделана․

Действия работодателя

1. Получить заявление от работника и проверить корректность данных (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
2. Внести сведения в электронную базу (СФР) в течение 5 рабочих дней;
3. Сделать запись в бумажной трудовой книжке о переходе (см․ образец записи);
4. Вернуть бумажную книжку работнику (если он её сохраняет) и выдать справку‑выписку из ЭТК․

Что происходит с бумажной книжкой?

Если работник решил полностью отказаться от бумажного варианта, он может сдать её работодателю․ В этом случае в книжке делается отметка «Отказ от ведения в бумажном виде», а дальнейшее ведение происходит только в ЭТК․

Образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, 
дата рождения  г․, 
паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан  г․ Отделом УФМС России по г․ Москве, 
СНИЛС 123-456-789 00,

прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки в электронный формат (ЭТК) в соответствии со статьёй 66․1 ТК РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек от  № 2265․

Дата подачи заявления:  г․
Номер заявления (при регистрации в системе): ЭТК‑2026‑00123

Подпись ______________________

Заявление может быть подано в двух экземплярах: один – в отдел кадров, второй – в личный кабинет на портале Госуслуг (при самостоятельном обращении)․

Образец записи в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку

Запись делается в разделе «Записи о переводе в электронный формат» (страница 1‑2)․ Ниже – пример заполнения согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022․

После внесения записи в бумажную книжку работодатель ставит подпись, печать организации и указывает свою должность․

Типичные ошибки и рекомендации

• Не указать номер заявления․ В записи обязателен номер и дата заявления – без этого запись считается неполной․
• Заполнить неверную дату перехода․ Дата должна совпадать с датой подачи заявления (или датой, когда запись была внесена в СФР)․
• Отсутствие подписи работодателя․ Без подписи и печати запись не считается действительной․
• Сохранить бумажную книжку без отметки об отказе․ Если работник отказывается от бумажного варианта, в книжке должна быть отметка «Отказ от ведения в бумажном виде»․
• Не проверить статус в СФР․ После подачи заявления рекомендуется зайти в личный кабинет на портале Госуслуг и убедиться, что статус «Переведено в ЭТК» появился․

Рекомендация: вести двойной учёт (в СФР и в бумажной книжке) до полного отказа от бумажного варианта, чтобы избежать разногласий при проверках инспекции труда․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

Сохранение – по желанию работника․ Если он решает хранить её, в книжке делается отметка о переходе, а дальнейшее ведение происходит только в ЭТК․

Можно ли вернуться к бумажному формату?

Да, но только в исключительных случаях (например, технические проблемы с доступом к ЭТК)․ Работодатель оформляет новое заявление и делает запись о возврате к бумажному формату․

Как проверить, что запись в СФР действительно сделана?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг, откройте раздел «Электронная трудовая книжка» и просмотрите историю изменений․

Сколько времени у работодателя на внесение записи в бумажную книжку?

Согласно Приказу Минтруда, запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления․

Что делать, если в ЭТК указаны неверные данные?

Необходимо подать заявление об исправлении сведений в отдел кадров, который в течение 5 дней вносит корректировки в СФР и ставит соответствующую запись в бумажной книжке․

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России․ Правильное оформление заявления и корректная запись в бумажной трудовой книжке гарантируют, что сведения о стаже и карьерных переменах будут надёжно сохранены и доступны в любой момент․

Следуя приведённому образцу записи и рекомендациям, работодатели и сотрудники смогут избежать типичных ошибок и обеспечить законность процесса перехода․

Помните: без надлежащей записи в бумажной книжке электронный формат не считается официальным, а в случае проверок инспекции труда именно эта запись будет подтверждать факт перехода․

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов и актуальной информации из открытых источников (по состоянию на )․