Обновлено: 21 мая 2026 года

Что изменилось в оформлении трудовых книжек?

С 1 января 2023 года вступила в силу новая форма трудовой книжки‚ утвержденная Приказом Минтруда России №320Н от .
Основные изменения коснулись:

1. Новая форма бумажной трудовой книжки — с 2023 года выдаются только новые бланки‚ соответствующие современным требованиям;
2. Изменение порядка оформления дубликатов, с 1 января 2024 года упростилась процедура восстановления утерянных или испорченных трудовых книжек;
3. Ограничение прав работодателей — с 29 декабря 2014 года работодатели не могут вносить записи в трудовые книжки работников‚ принятых на работу впервые.

Электронные трудовые книжки: что нужно знать?

С 1 января 2026 года:

• Все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься в электронный формат;
• Работодатели обязаны предоставлять информацию о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ;
• Граждане могут получать выписки из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги;
• Бумажные трудовые книжки сохраняются для тех‚ кто их уже имеет‚ но новые записи в них не вносятся;
• При устройстве на работу впервые гражданин может выбрать: завести бумажную трудовую книжку или оформить электронную.

Как оформить дубликат трудовой книжки в 2026 году?

С 1 января 2024 года порядок оформления дубликатов изменился:

1. Подача заявления — работник пишет заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат;
2. Сбор документов — необходимо предоставить паспорт и документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (например‚ копии приказов‚ справки с предыдущих мест работы);
3. Проверка данных — работодатель сверяет предоставленные сведения с имеющимися записями;
4. Оформление дубликата — в течение 15 дней со дня подачи заявления выдается дубликат трудовой книжки;
5. Внесение записей — в дубликат переносятся все записи из оригинала‚ а также текущие записи о трудовой деятельности.

Особые случаи при оформлении дубликата

Если в период между увольнением и устройством на новую работу вы сменили фамилию (например‚ вступили в брак)‚ необходимо:

• Предъявить документ‚ подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке);
• В дубликате трудовой книжки будут указаны все периоды работы с указанием как прежней‚ так и новой фамилии;
• Если смена фамилии произошла до 2020 года‚ могут потребоваться дополнительные документы для подтверждения трудового стажа.

Что делать‚ если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66)‚ работодатель обязан оформить трудовую книжку при приеме на работу:

• Если вы приняты на работу впервые;
• Если вы устраиваетесь на работу после длительного перерыва (например‚ после декретного отпуска);
• Если предыдущий работодатель не сохранил вашу трудовую книжку.

Если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку‚ вы можете:

1. Написать письменное заявление на имя руководителя с требованием оформить трудовую книжку;
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда;
3. Подать жалобу в прокуратуру;
4. Инициировать индивидуальный трудовой спор через суд.

Срочный трудовой договор: когда его можно заключать?

Срочный трудовой договор может быть заключен только в случаях‚ предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ст. 59):

• Для замены временно отсутствующего работника;
• На время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
• Для проведения работ‚ выходящих за рамки обычной деятельности организации;
• Если характер работы не позволяет заключить бессрочный договор (например‚ сезонные работы).

Если срочный трудовой договор заключен без законных оснований‚ он может быть признан судом бессрочным.

Ответственность работодателя за нарушение порядка оформления трудовых книжек

За нарушение порядка оформления‚ ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• Приостановление деятельности организации — в случае систематических нарушений.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли мне переходить на электронную трудовую книжку?

Нет‚ переход на электронную трудовую книжку добровольный. Вы можете продолжать использовать бумажную‚ если она у вас уже есть.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Вы можете заказать выписку через:

• Портал Госуслуги;
• Мобильное приложение Пенсионного фонда РФ;
• Личный кабинет на сайте ПФР;
• Многофункциональный центр (МФЦ).

Что делать‚ если в электронной трудовой книжке нет записи о моей работе?

Обратитесь к работодателю с требованием внести информацию о вашей трудовой деятельности в Пенсионный фонд.
Если работодатель не выполняет свои обязанности‚ вы можете обратиться в Государственную инспекцию труда или суд.

Можно ли оформить трудовую книжку задним числом?

Нет‚ трудовая книжка оформляется только с даты приема на работу. Вносить записи задним числом запрещено.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

В этом случае необходимо:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата;
2. Если последний работодатель не сохранил записи‚ обратиться к предыдущим работодателям;
3. Предоставить документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договора‚ справки‚ выписки из приказов);
4. Обратиться в суд‚ если работодатели отказываются предоставить информацию.

С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки‚ но бумажные аналоги сохранятся для тех‚ кто ими уже обладает.
Работодатели обязаны соблюдать новые правила оформления‚ а работники — следить за правильностью внесенных записей.

Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки‚ рекомендуем обратиться:

• В Государственную инспекцию труда;
• В Пенсионный фонд РФ;
• К юристу по трудовому праву;
• На горячую линию Роструда.

Помните: Правильное оформление трудовой книжки — это ваша гарантия при начислении пенсии и подтверждении трудового стажа!